14 tipů pro uspořádání doručené pošty v Gmailu

Správa vašich e-mailů se zdá být jedním z těch úkolů, které vždy plánujete udělat, když máte čas, ale ve skutečnosti se to nikdy neudělá. Stále více a více e-mailů zaplavuje vaši doručenou poštu, takže je obtížné a časově náročné najít to, co hledáte. Ve skutečnosti možná strávíte více času hledáním správných e-mailů, než jejich čtením.

To platí, i když se spoléháte na Gmail, který má několik šikovných funkcí, jako jsou štítky a filtry, které usnadňují správu e-mailů. Jsme tu, abychom vám řekli, že uspořádání vaší doručené pošty v Gmailu je mnohem jednodušší, než si myslíte, a nabízí několik výhod, jako je lepší řízení času, vyšší produktivita a lepší komunikace.

A tyto výhody vám zase mohou pomoci zmírnit váš stres způsobený přetíženou schránkou. Postupujte podle tipů, které jsme sdíleli v tomto příspěvku, a brzy budete mít čistší, snadněji použitelnou schránku Gmailu a naprostý klid.

Ujistěte se, že se relevantní e-maily zobrazují nahoře

V doručené poště plné e-mailů může být obtížné se orientovat a hledání informací, které potřebujete, může být poměrně náročné. Abyste tomu zabránili, ujistěte se, že se příslušné e-maily zobrazují nahoře. Můžete tak učinit pomocí funkcí, které jsou součástí Gmailu.

Ve výchozím nastavení vám Gmail nabízí pět možností uspořádání e-mailů – jako první důležité, jako první nepřečtené, nejdříve s hvězdičkou, Prioritní pošta a více schránek. Chcete-li změnit, které e-maily se zobrazí jako první, postupujte takto.

Klikněte na ikonu ozubeného kola v pravém horním rohu doručené pošty Gmailu a poté na tlačítko „Zobrazit všechna nastavení“.

Když se otevře hlavní stránka Nastavení, přepněte na kartu Doručená pošta. Poté vyberte preferovanou doručenou poštu z možnosti „Typ doručené pošty“.

Chcete-li, aby vám Gmail zobrazoval e-mailové zprávy, které považuje za nejdůležitější, vyberte možnost „Nejdříve důležité“. Případně můžete nejprve zobrazit nepřečtené zprávy nebo zprávy označené hvězdičkou. Můžete jej také nastavit na Prioritní poštu, což Gmailu umožní zjistit, se kterými e-maily nejčastěji komunikujete, aby je mohl zobrazit nahoře.

Přizpůsobte si zobrazení doručené pošty

S Gmailem si můžete přizpůsobit svou doručenou poštu různými způsoby. Můžete si například vybrat, jak se budou e-mailové zprávy zobrazovat.

Kliknutím na ikonu ozubeného kola otevřete panel Nastavení.
Vyberte si mezi výchozím, pohodlným a kompaktním zobrazením. Volba Výchozí zobrazuje pod předmětem jméno odesílatele a typ přílohy. V tomto zobrazení můžete otevírat přílohy přímo z doručené pošty.

Možnost Pohodlné vás informuje o přítomnosti příloh pomocí ikony kancelářské sponky, ale neumožňuje přímo otevřít přílohy. Konečně, možnost Kompaktní vám umožní zobrazit více e-mailových zpráv na obrazovce.

Použijte tlačítko Spam

S pomocí umělé inteligence Gmail automaticky určí, které e-maily jsou nevyžádané a nevyžádané, a zabrání jim v tom, aby se dostaly do vaší doručené pošty. To znamená, že někdy může spamová pošta projít a dostat se do vaší doručené pošty, což vede k nepořádku a odvádí vaši pozornost od nalezení informací, které potřebujete.

K tomu může dojít, když Gmail tyto e-maily nerozpozná jako spam. Řešením v tomto případě je označit tyto e-maily jako spam pomocí poskytnutého tlačítka.

Klepnutím na zaškrtávací políčko vedle e-mailu, který chcete označit jako spam, vyberte zprávu.

Zobrazí se vám několik tlačítek nahoře. Kliknutím na tlačítko, které se zobrazí jako vykřičník v kruhu, označíte e-mail jako spam.

Nyní bude Gmail automaticky odesílat všechny podobné e-maily od odesílatele do složky se spamem, což vám pomůže udržet vaši doručenou poštu čistou. Případně, pokud považujete e-mail za užitečný, ale byl Gmailem označen jako spam, můžete jej také informovat, že se nejedná o spam.

Používejte filtry

Mnoho e-mailů znamená, že nebude možné je všechny ručně protřídit a rozhodnout, které z nich jsou užitečné. Naštěstí s filtry nemusíte. Můžete jen dát Gmailu vědět, které e-maily chcete v konkrétní kategorii, tím, že pro ně vytvoříte filtry.

Chcete-li vytvořit filtr, přejděte do nastavení Gmailu a klikněte na kartu Filtry a blokované adresy.

Dále klikněte na „Vytvořit nový filtr“.

Gmail vám umožní vybrat, co bude tento filtr dělat. Můžete si vybrat e-maily od konkrétních lidí nebo obsahující konkrétní slova, velikost e-mailu a dokonce i to, zda mají přílohy. Může přímo odesílat e-maily do archivu, aniž by se dostal do vaší doručené pošty, nebo automaticky označovat e-maily jako přečtené.

Pro své e-maily můžete vytvořit různé filtry, abyste zajistili, že ve vaší doručené poště skončí pouze relevantní e-maily, takže je můžete snadno zobrazit, když je potřebujete, aniž byste ztráceli čas.

Zbavte se nepoužívaných karet

Gmail ve výchozím nastavení nabízí pět karet, do kterých kategorizuje vaše e-maily. Patří mezi ně karty primární, sociální, fóra, aktualizace a propagace. Gmail automaticky umísťuje různé e-maily pod vhodné karty, což pomáhá snížit nepořádek způsobený informačními bulletiny, propagačními e-maily a dalšími.

Ne každý však potřebuje všech pět karet, v takovém případě mohou karty navíc jen přidávat nepořádek. V takových situacích můžete karty, které nepoužíváte, zakázat v nastavení Gmailu.

Na stránce Nastavení klikněte na záložku ‚Štítky‘ a přejděte dolů do sekce ‚Kategorie‘.
Zde si můžete vybrat, zda chcete karty kategorií zobrazit nebo skrýt podle svých požadavků kliknutím na příslušná tlačítka.

Méně karet také usnadní častější kontrolu e-mailů, takže můžete odstranit ty, které nepotřebujete.

Archivovat e-maily

Pokud jde o odstranění e-mailů, se kterými již nekomunikujete, máte dvě možnosti. Prvním je jejich smazání, které je přesune do složky ‚Koš‘, odkud budou po 30 dnech trvale odstraněny. Druhou možností je archivace, která je přesune do složky ‚Archiv‘.

Archivace e-mailů znamená, že budou odstraněny z vaší doručené pošty, ale nebudou smazány. Stále je můžete hledat, pokud je potřebujete, a najdete je na kartě „Všechny zprávy“. Archivace vám pomůže ukládat e-maily, které možná aktuálně nepoužíváte, aniž by jim umožnila vytvářet nepořádek ve vaší doručené poště.

Chcete-li archivovat e-mail, jednoduše na něj najeďte myší a vpravo od něj uvidíte tlačítko archivace. Kliknutím na něj jej archivujete.

Případně klikněte na tři tečky vpravo nahoře a získáte různé možnosti, které vám umožní uspořádat si e-maily.

Kliknutím na „Archivovat všechny viditelné položky“ archivujete všechny e-mailové zprávy ve vaší doručené poště Gmailu.

Můžete si dokonce vybrat e-maily od konkrétních odesílatelů a hromadně je archivovat, čímž rychle uvolníte místo v doručené poště.

Povolit upozornění na ploše

Chcete mít přehled o příchozích e-mailech, abyste mohli okamžitě provést požadovanou akci? Pokud ano, zvažte zapnutí upozornění Gmailu na ploše. Tato funkce vás informuje o každém příchodu e-mailu do vaší doručené pošty a umožňuje vám spravovat e-maily v reálném čase.

Chcete-li povolit oznámení na ploše, otevřete stránku nastavení Gmailu a přejděte dolů na možnost Oznámení na ploše na kartě Obecné.

Zde si můžete vybrat, zda chcete zapnout upozornění na všechny e-maily nebo jen na důležité. Zde si dokonce můžete přizpůsobit zvuky e-mailových upozornění. Až budete hotovi, přejděte dolů a uložte změny.

Abyste mohli naplno využívat upozornění na ploše Gmailu, budete muset zapnout i upozornění prohlížeče, pokud jsou vypnutá. Jakmile jej povolíte, můžete e-maily číst, mazat, archivovat nebo na ně odpovídat, jakmile dorazí do vaší doručené pošty.

Ignorovat e-mailové konverzace

Často se můžete ocitnout v e-mailových konverzacích, které se vás nutně netýkají, nebo v těch, které v danou chvíli nepovažujete za příliš důležité. I když můžete kdykoli odejít, další možností je ztlumit vlákno konverzace, čímž zabráníte tomu, aby se aktualizace neustále objevovaly a rušily vás.

Ignorováním konverzací zabráníte zobrazování nových zpráv, ale přesto se k vám dostanou. Najdete je v archivech. To znamená, že pokud chcete, můžete je kdykoli zkontrolovat později nebo v případě potřeby vyhledat konkrétní e-mail.

Chcete-li ztlumit vlákno konverzace, klikněte na zaškrtávací políčko nalevo od vlákna e-mailu, které chcete ztlumit, a vyberte jej a poté klikněte na tři tečky nahoře.

Zobrazí se rozevírací nabídka bude obsahovat možnost ztlumení; kliknutím na něj ztlumíte konverzaci.

Žádné nové zprávy v konverzaci se nezobrazí ve vaší doručené poště a místo toho budou přímo odeslány do archivů. Ztlumené zprávy můžete snadno najít zadáním is:muteddo vyhledávacího pole.

Označte důležité e-maily hvězdičkou

Gmail odvádí docela dobrou práci při určování, které e-maily pro vás mohou být důležité, a přidává k nim žlutou značku důležitosti. Stále však existují situace, kdy to nemusí být možné správně. Naštěstí mu stále můžete dát vědět, které e-maily jsou důležité, tím, že je označíte hvězdičkou.

Zatímco Gmail přidává značky důležitosti do celých e-mailových vláken, můžete přidat hvězdičky k jednotlivým e-mailům ve vláknu. Pokud tak učiníte, pomůže vám to rychleji a s minimálními potížemi vyhledat konkrétní e-maily.

Chcete-li přidat hvězdičku, jednoduše klikněte na ikonu hvězdičky vedle e-mailu v doručené poště Gmailu.

Jakmile skončíte s e-mailovým vláknem, můžete hvězdu odebrat opětovným kliknutím na ikonu hvězdičky.

Jak budete pokračovat v přidávání a odebírání hvězdiček, Gmail bude lépe zjišťovat, které zprávy jsou pro vás důležité. Ke všem e-mailům označeným hvězdičkou máte přístup pomocí možnosti „S hvězdičkou“ na levém panelu vaší doručené pošty.

Použijte štítky k uspořádání e-mailů

Gmail používá štítky k rozdělení e-mailů do různých kategorií, jako je Doručená pošta, Koš a Koncepty. Umožňuje vám také vytvářet vlastní štítky a dokonce můžete k e-mailové zprávě přidat více než jeden štítek. Štítky fungují jako štítky, takže můžete snadno najít správnou zprávu a můžete dokonce štítky vkládat jako podsložky.

Štítek může mít 225 znaků a může být barevně odlišen pro lepší viditelnost. A Gmail můžete nastavit tak, aby k e-mailům automaticky přidával štítky, jakmile dorazí.

Chcete-li vytvořit štítek, přejděte na levé straně doručené pošty Gmailu dolů, dokud se nedostanete do sekce Štítky. Kliknutím na ikonu „+“ vytvoříte nový štítek.

V okně, které se objeví, můžete vybrat název štítku a zda jej chcete vnořit pod existující štítky. Štítek vytvoříte kliknutím na tlačítko „Vytvořit“.

Používání štítků může usnadnit organizaci vaší doručené pošty v Gmailu, ale měly by být používány strategicky. I když můžete vytvořit mnoho štítků, příliš mnoho štítků povede ke stejnému problému, takže správná rovnováha je zásadní. Nebo se můžete spolehnout na aplikace třetích stran, které vám pomohou přidat štítky jako karty pro snadný přístup.

Vyzkoušejte více schránek

Gmail má funkci nazvanou Více schránek, která umožňuje spravovat více účtů Gmail prostřednictvím jednotné schránky. Vzhledem k tomu, že počet účtů Gmail, které můžete vytvořit, není nijak omezen, můžete mít samostatné účty pro domácnost a práci a spravovat je pomocí více schránek.

Chcete-li povolit více schránek, otevřete svůj Gmail a kliknutím na ikonu ozubeného kola přejděte do nastavení.
Přejděte dolů do části „Typ doručené pošty“ a klikněte na možnost „Více doručené pošty“. Povolení vám umožní vytvořit více panelů pro různé kategorie e-mailů, jako je téma, typ, odesílatel atd.

Můžete si také vybrat konkrétní e-maily, které se budou zobrazovat v jiné poštovní schránce, a nakonfigurovat každou sekci podle svých priorit. Funkce Multiple Inboxes pomáhá poskytovat čistší pohled na různé kategorie e-mailů a poskytuje rychlejší uživatelské prostředí.

Povolte Nudges v Gmailu

Pokud dostáváte hodně spamových e-mailů, je pravděpodobné, že jste při pokusu vyhnout se spamu vynechali několik důležitých. Funkce Nudge v Gmailu vám v takových případech může pomoci tím, že vám připomene důležité e-mailové zprávy, které vyžadují vaši pozornost. Běží na algoritmu, který přináší e-maily vyžadující odpověď od vás nebo druhé strany do horní části vaší doručené pošty.

Tato funkce může být velmi užitečná, pokud potřebujete připomenutí ohledně zasílání odpovědí nebo následných e-mailů.

Chcete-li aktivovat pošťuchování, přejděte do nastavení Gmailu a na kartě „Obecné“ přejděte dolů, dokud se nedostanete do sekce „Pošťuchování“.
Kliknutím na zaškrtávací políčko povolíte šťouchnutí pro e-maily, které vyžadují odpovědi a následné návrhy.

Jakmile zapnete Nudges, Gmail automaticky přenese e-maily vyžadující odpověď do horní části vaší doručené pošty. Navrhne e-maily, na které jste možná zapomněli odpovědět, a také ty, které vyžadují odeslání následného e-mailu. Můžete tak rychle řešit e-mailové zprávy podle potřeby, místo toho, abyste je nechali hromadit ve vaší doručené poště.

Používejte hashtagy v Gmailu

Jak jsme vysvětlili výše, můžete vytvářet štítky pro snadné uspořádání a správu e-mailových zpráv. Pokud však chcete jít ještě o krok dále, můžete hashtagy použít i při psaní e-mailů a pomocí nich pak snadno vyhledávat konkrétní e-maily ve vaší doručené poště.

Můžete například poslat klientovi e-mail ohledně projektu a můžete použít hashtagy #follow-up, #project-details, #name-of-the-project atd. na konci zprávy.

Nyní hledání e-mailů, které jsou omezeny na toto téma, vyžaduje pouze vyhledávání těchto hashtagů ve vyhledávacím poli.

Když zadáte hashtagy do vyhledávacího pole, všechny e-mailové zprávy obsahující tyto hashtagy se zobrazí ve výsledcích vyhledávání. Už nemusíte ručně třídit tuny e-mailů, abyste se dostali k tomu, který potřebujete.

Vytvořte více aliasů Gmailu

V Gmailu můžete vytvořit několik verzí své e-mailové adresy pomocí znaménka „+“ a různých kombinací čísel a slov. To vám umožní filtrovat e-maily od různých odesílatelů, což vám pomůže udržet vaši doručenou poštu čistou a bez nepořádku. Při registraci se ujistěte, že jste vytvořili jedinečné aliasy.

Přidáním ‚+any.alias‘ k vaší e-mailové adrese umožníte e-mailům dostávat se do vaší doručené pošty. Pokud je například váš e-mail johndoe@gmail.com, můžete vytvořit jeho různé verze, například johndoe+friends@gmail.com nebo johndoe+work@gmail.com.

A můžete jednoduše filtrovat e-maily a třídit důležité zprávy z nevyžádané pošty. Konkrétní e-mailovou adresu obsahující znaménko „+“ můžete sdílet s lidmi, jako jsou blízké kontakty, abyste zajistili, že se tyto zprávy dostanou do vaší prioritní schránky.

Je dobré, aby vaše e-mailové aliasy byly samozřejmé, abyste si pamatovali účel, pro který jste je vytvořili. Tento tip je také užitečný při správě věcí, jako jsou předplatná, která jsou propojena s vaším účtem, protože pro každý alias můžete vytvořit specifickou skupinu.

Tipy, které jsme zde sdíleli, vám pomohou rychle a snadno uspořádat doručenou poštu v Gmailu, takže správa e-mailů bude hračkou. Téměř každý z nich lze snadno vyzkoušet a implementovat a zabere to jen několik sekund. A několik z nich můžete dokonce vyzkoušet při používání Gmailu na mobilních zařízeních.

Pokud hledáte další možnosti, které vám mohou usnadnit uspořádání doručené pošty v Gmailu, existuje několik rozšíření a doplňků prohlížeče, které by mohly stát za kontrolu, jako je ta níže.