Bezproblémová synchronizace Microsoft Forms s Excelem
Používáte Microsoft Forms ke shromažďování dat a chcete tato data analyzovat v reálném čase? Máte štěstí! Microsoft Forms nabízí možnosti živé synchronizace s aplikací Microsoft Excel, což vám umožňuje snadno prohlížet a manipulovat s novými odpověďmi, jakmile přijdou.
Ať už jste pedagog, obchodní profesionál nebo datový analytik, tato příručka vám pomůže efektivně synchronizovat vaše Microsoft Forms s Excelem pro web i s desktopovou aplikací Excel a zajistí plynulou analýzu dat. Pojďme se ponořit!
Synchronizace Microsoft Forms s Excelem pro web
Pokud dáváte přednost práci v cloudovém prostředí, je tato metoda pro vás ideální. Chcete-li synchronizovat odpovědi z Microsoft Forms přímo do Excelu pro web, postupujte takto.
Krok 1: Vytvořte a sdílejte svůj formulář Microsoft
Začněte návrhem formuláře pomocí Microsoft Forms . Dejte mu působivý název a popis a zároveň vyberte různé typy otázek, které uspokojí vaše potřeby shromažďování dat.
Při zadávání podrobností pamatujte, že váš formulář se automaticky uloží na OneDrive. Jakmile formulář vyplníte, ujistěte se, že všechny základní otázky jsou označeny jako „Povinné“. Tento krok je zásadní pro pozdější přesnou analýzu dat.
Dále klikněte na „Shromažďovat odpovědi“ a vyberte preferovaný způsob distribuce: přímý odkaz, e-mailová pozvánka, QR kód, vkládání na web nebo sdílení na sociálních sítích.
Pokud se rozhodnete pro adresu URL, zaškrtněte políčko „Zkrátit adresu URL“ kvůli stručnosti. Před odesláním si e-mailovou pozvánku upravte, aby byla poutavější.
Krok 2: Zobrazte, upravte a použijte odpovědi v Excelu pro web
Jakmile budou přicházet záznamy, vedle tlačítka „Zobrazit odpovědi“ na rozhraní Microsoft Forms se zobrazí počet. Kliknutím na něj zobrazíte podrobné výsledky.
Odtud si můžete prohlížet odpovědi přímo ve svém prohlížeči nebo je pro hlubší analýzu otevřít v Excelu pro web kliknutím na příslušný název souboru v části „Statistiky a akce“. Tato funkce umožňuje okamžitou manipulaci s daty.
Vaše data se nyní zobrazí v dobře uspořádané tabulce. Možná budete chtít upravit rozvržení – odstranit nepotřebné sloupce nebo upravit záhlaví pro přehlednost. Jakékoli změny formátování můžete vrátit zpět pomocí Ctrl+Z, ale pamatujte, že změny se uloží a po zavření okna je nelze vrátit.
Chcete-li svým datům přidělit vizuální reprezentaci, vložte grafy stejně jako v aplikaci pro stolní počítače. Zvýrazněte požadovaná data, klikněte na „Vložit“ a z rozbalovací nabídky vyberte typ grafu. Největší výhodou je, že jakékoli nové položky automaticky aktualizují vaše grafy v reálném čase – není potřeba žádné ruční obnovení!
Synchronizace Microsoft Forms s desktopovou aplikací Excelu
Počínaje koncem roku 2024 Microsoft vylepšil funkce synchronizace tak, aby zahrnovaly desktopovou aplikaci Excelu. Nyní je na pásu karet aplikace Excel integrovaná speciální integrace formulářů, která zjednodušuje váš pracovní postup.
Tato metoda je zvláště výhodná, pokud chcete využít pokročilé nástroje pro manipulaci s daty, které může nabídnout pouze verze pro stolní počítače. Ujistěte se, že máte předplatné Microsoft 365 pro nejnovější funkce.
Chcete-li synchronizovat formuláře v desktopové aplikaci Excel, přejděte na „Vložit“, vyberte rozbalovací nabídku „Formuláře“ a klikněte na „Nový formulář“.
Možnost „Nový formulář“ bude k dispozici pouze po uložení sešitu a zapnutí automatického ukládání; to je životně důležité, protože umožňuje integraci s OneDrive.
Po kliknutí na „Nový formulář“ se otevře okno, které vám umožní vytvořit formulář Microsoft Form přímo v Excelu. Vaše otázky se během psaní automaticky synchronizují do prvních řádků tabulky.
Pomocí ikony Formuláře můžete zobrazit náhled, upravit nebo odeslat formulář respondentům, aniž byste museli opustit Excel.
Jakmile budou odpovědi odeslány, budou se bez problémů zobrazovat ve vaší excelové tabulce. Podobně jako v Excelu pro web můžete vytvářet grafy a upravovat formátování pro komplexní zobrazení.
Bez ohledu na to, jakou platformu si zvolíte k vytvoření formuláře, můžete si být jisti, že vaše data se budou dynamicky synchronizovat, dokud váš formulář zůstane otevřený pro odpovědi a bude povoleno automatické ukládání.
Využitím výkonných nástrojů a funkcí v rámci Microsoft Forms a Excel můžete transformovat svůj proces shromažďování a analýzy dat na zjednodušený a efektivní pracovní postup!
Nejčastější dotazy
1. Mohu synchronizovat odpovědi z Microsoft Forms do Excelu bez předplatného Microsoft 365?
Ne, pro přístup ke všem funkcím desktopové aplikace Excel a integraci s Microsoft Forms budete potřebovat předplatné Microsoft 365.
2. Je možné analyzovat odpovědi v Excelu offline?
Odpovědi lze po synchronizaci analyzovat offline v desktopové aplikaci Excel, ale nové odpovědi nebudou aktualizovány, dokud se znovu nepřipojíte k internetu.
3. Co mám dělat, když nevidím odpovědi v Excelu?
Ujistěte se, že váš formulář Microsoft stále přijímá odpovědi a že je v Excelu zapnuté automatické ukládání. Zkontrolujte také připojení k internetu.
Napsat komentář