Sådan genkalder eller redigerer du sendte e-mails i Outlook

Sådan husker eller redigerer du en e-mail i Outlook uden at miste forstanden

At sende en e-mail og derefter tænke: “Ups, skulle have tilføjet den vedhæftede fil” eller “Måske sendte jeg den for tidligt” sker hele tiden. Den gode nyhed er, at hvis du bruger Outlook, og din opsætning opfylder en række kriterier (f.eks.at både afsender og modtager er på Exchange eller Microsoft 365), kan du få en ny chance for at rode med den sendte besked. Jep, Outlook har en tilbagekaldelsesfunktion, der er lidt skjult, men fuldstændig nyttig. Men en advarsel – den er ikke idiotsikker, især hvis modtageren allerede har set eller interageret med din e-mail. Alligevel er det en af ​​de få muligheder, der giver en chance for at annullere afsendelse eller redigere en besked, efter den for længst er væk fra dine kladder. Dette er ikke et perfekt magisk trick – der er begrænsninger, og nogle gange virker det bare ikke. Alligevel kan det spare dig for en masse fremtidige hovedpiner at forstå, hvordan man gør det rigtigt. Plus, at kende kravene på forhånd kan spare dig for en masse frustration, når tilbagekaldelsen ikke går igennem. Så her er oversigten trin for trin med alle de små finurligheder og tips.

Hvordan genkalder eller redigerer man en e-mail i Outlook?

Om du gør det rigtigt afhænger i høj grad af din opsætning, og om modtageren er på den samme server. Hvis de allerede har åbnet e-mailen, eller hvis deres e-mailklient ikke understøtter genkaldelse, er alt muligt. Det er dog stadig værd at prøve, hvis du er i en presset situation. Sådan fungerer det på forskellige enheder, og hvad du skal huske på.

På pc (Windows)

1. Åbn Outlook, og gå til mappen Sendte elementer. Eller klik blot på Sendte e-mails i mappelisten – uanset hvad, er det her, dine sendte e-mails findes.
2. Find den e-mail, du vil genkalde eller redigere, og dobbeltklik derefter for at åbne den i et separat vindue – se ikke bare en forhåndsvisning i læseruden.
3. Gå til Filer i menuen øverst til venstre, og klik derefter på Info. Du bør se muligheder relateret til din besked der.
4. Klik på Send og tilbagekald besked. Et lille vindue dukker op med muligheder.
5. Tryk på “Genkald denne besked”. Det er her magien (eller forsøget på det) sker.
6. Du vil se to valgmuligheder:
   • Slet ulæste kopier af denne besked — hvis du bare vil slette beskeden, før nogen læser den.
   • Slet ulæste kopier og erstat dem med en ny besked – hvilket giver dig mulighed for at redigere og sende en rettet version igen. Dette er praktisk, hvis du f.eks.har glemt en vedhæftet fil eller en stavefejl.
7. Vælg det, der passer til stemningen. Hvis du erstatter, skal du redigere e-mailen nu og trykke på Send.
8. Glem ikke at markere Fortæl mig, om tilbagekaldelsen lykkes eller mislykkes. På den måde får du en besked om, hvorvidt din plan virkede eller ej.
9. Tryk OK og håb på det bedste.

Bemærk: Nogle gange er det mærkeligt forsinket eller ikke umiddelbart klart, om tilbagekaldelsen virkede. I nogle opsætninger er det enten ligegyldigt eller forkert, så hold ikke vejret. Dette fungerer også kun, hvis modtageren ikke har åbnet e-mailen endnu og er i det samme Exchange- eller Microsoft 365-miljø.

På mobil (iOS og Android)

1. Tryk på Outlook- ikonet i øverste venstre hjørne, og gå derefter til mappen Sendt. Det kan være lidt svært at finde den rigtige e-mail på mobilen, men den er der.
2. Åbn den e-mail, du vil genkalde, ved at trykke to gange på den (på nogle telefoner skal du muligvis trykke længe først).
3. I beskedvisningen skal du trykke på de tre prikker (normalt øverst til højre) for at få adgang til flere handlinger.
4. Vælg “Tilbagekald denne besked” (hvis tilgængelig).Ikke alle mobilversioner understøtter tilbagekaldelse, så dette kan være en fejl eller et minus.
5. Vælg mellem Slet ulæste kopier af denne besked eller Slet og erstat med en ny besked. Hvis du redigerer, skal du vælge den anden mulighed og oprette din nye e-mail.
6. Sørg for at aktivere ” Fortæl mig, om tilbagekaldelse lykkes eller mislykkes”, så du får et heads-up.
7. Tryk på OK for at sende tilbagekaldelsen.

Bemærk: Mobil support til tilbagekaldelse er ret ustabil. Hvis den ikke vises, kan det være bedst at sende en hurtig opfølgende e-mail med en rettelse eller undskyldning.

På Mac (Outlook til macOS)

Her er det afgørende – Outlook til Mac understøtter desværre ikke tilbagekaldelsesfunktionen på samme måde som Windows gør. Du ser måske nogle begrænsede muligheder, men det bedste “trick” er egentlig Fortryd Send. Jep, det er ikke en tilbagekaldelse, men et fortrydelsesvindue, der lader dig trække en besked tilbage få sekunder efter, at du har trykket på send.

1. Lige efter du har trykket på Send, skal du se efter en lille prompt nederst med teksten Fortryd. Normalt varer det et par sekunder – standardindstillingen er 10 sekunder, men du kan justere dette.
2. Klik på Fortryd med det samme for at trække e-mailen tilbage. Derefter kan du redigere eller kassere den.

Hvis du vil indstille fortrydelsesvinduet længere – f.eks.op til 20 sekunder – gør du dette:

• Åbn Outlook, gå til Indstillinger.
• Klik på Komponerer.
• Find indstillingen for Fortryd afsendelsesforsinkelse (eller lignende).Her kan du indstille, hvor længe Outlook venter, før den rent faktisk sender, efter at du har trykket på send.

Bemærk: Dette er teknisk set ikke en tilbagekaldelse, men det er omtrent det tætteste, man kommer på en Mac. Vinduet er heller ikke særlig langt, så skynd dig.

Sådan tjekker du, om din modtagers e-mailadresse er berettiget til tilbagekaldelse

Det er lidt mærkeligt, men før man prøver at genkalde en e-mail, er det godt at vide, om det overhovedet er muligt. Grundlæggende skal din modtager være på den samme server eller organisation, og deres konto skal understøtte genkaldelse. Sådan tjekker du.

På Windows

1. Klik på Filer i Outlook, gå derefter til Kontoindstillinger, og klik igen på Kontoindstillinger.
2. Vælg den relevante e-mailkonto, og se derefter på kolonnen Type. Der skal stå Microsoft Exchange.
3. Hvis det ikke er Exchange-baseret (som IMAP, POP eller MAPI), falder din chance for genkaldelse betydeligt.

På Mac

1. Klik på Outlook, derefter på Indstillinger, og gå til Konti.
2. Vælg den konto, du prøver at genkalde fra.
3. Tjek etiketten under kontonavnet – der skal stå Microsoft Exchange for at være berettiget til tilbagekaldelse.

Hvis du bruger Exchange/Microsoft 365, og modtageren ikke har læst e-mailen endnu, er der en god chance for, at du kan genkalde eller redigere den. Men hvis de allerede har åbnet den, er vinduet for længst væk. Det samme gælder, hvis du er uden for organisationen eller bruger andre e-mailtyper.

Fordi Outlook selvfølgelig skal gøre det sværere end nødvendigt nogle gange.