Sådan opsætter du regler i Gmail for bedre e-mailhåndtering
Har du en rodet Gmail-indbakke? Ja, det er lidt mærkeligt, hvordan e-mails bare hober sig op – nyhedsbreve, arbejdsnotifikationer, spam og alt det der. At oprette filtre i Gmail er en af de gennemprøvede måder at holde tingene overskuelige på. Det er ikke perfekt, og nogle gange føles det som om, at Gmails filtersystem kunne bruge lidt mere polering, men det er ret effektivt, når du først får styr på det. Grundlæggende lader disse regler Gmail automatisk sortere, slette eller videresende e-mails baseret på de kriterier, du angiver. Slutmålet? Mindre manuel oprydning, mere fokuseret indbakke. Jeg er ikke sikker på hvorfor, men på nogle opsætninger virker filtre første gang, på andre…skal du justere lidt. Under alle omstændigheder, her er hvordan du konfigurerer dem og gør din indbakke lidt mindre kaotisk.
Sådan opretter og administrerer du Gmail-filtre
Brug af søgefeltet til at lave filtre
Denne metode er praktisk, fordi den giver dig mulighed for at lave regler direkte fra enhver e-mail eller søgning. Lidt mærkeligt, men Gmails søgeoperatorer er kraftfulde nok til at dække de fleste filtreringsbehov. Og du kan kombinere flere operatorer – f.eks.filtrere alle e-mails fra Bob, der indeholder “faktura” og har vedhæftede filer. Det er lidt af en finesse, men på én opsætning fungerede det problemfrit, på en anden…knap så meget. Nøglen er at være specifik nok.
- Åbn en browser, og gå til din Gmail.
- Klik på ikonet Vis søgemuligheder (den lille pil nedad) i slutningen af søgefeltet.
- Udfyld felterne, så de matcher det, du vil filtrere:
- Fra : Indtast specifikke e-mailadresser, adskilt af kommaer, hvis der er flere. Det er nyttigt til at filtrere spam eller specifikke kontakter fra.
- Til : Nyttigt, hvis du vil filtrere e-mails sendt til en bestemt adresse, f.eks.et arbejdsalias.
- Har ordene : Brug dette til nøgleord eller specifikke sætninger i brødteksten.
- Søg : Begrænser filteret til bestemte etiketter eller kategorier.
- Har vedhæftet fil : Aktiver dette, hvis du kun vil filtrere e-mails, der indeholder filer, hvilket er praktisk til filtrering af fakturaer eller kvitteringer.
- Når du har udfyldt felterne, skal du klikke på Opret filter.
- På den næste skærm skal du vælge, hvad du vil have, at Gmail skal gøre med disse e-mails:
- Spring indbakken over : Arkiverer e-mailen, så den ikke tilstopper din hovedvisning.
- Anvend etiketten : Organiserer indgående e-mails efter kategori – etiketter er som mapper, men i Gmail-stil.
- Videresend det : Send matchende e-mails et andet sted hen; nyttigt til at videresende nyhedsbreve eller arbejdsopgaver.
- Slet det : Sender e-mails direkte til papirkurven – perfekt til spam eller ting, du ikke længere vil se.
- Markér Anvend også filter på matchende samtaler for at køre det på eksisterende e-mails med det samme. I nogle opsætninger virker dette trin nogle gange ikke første gang, men aktiveres derefter efter en genstart eller opdatering.
- Klik til sidst på Opret filter, og så er du stort set klar.
Brug af “Filtrer beskeder som denne” til eksisterende e-mails
Denne er praktisk, fordi den giver dig mulighed for at lave et filter direkte ud fra en e-mail, der allerede matcher det, du vil filtrere. I stedet for at rode rundt med søgeoperatorer starter du grundlæggende fra en faktisk besked. Super ligetil, især hvis du hurtigt prøver at lave et engangsfilter for en afsender eller et nyhedsbrev, du allerede har.
- Åbn en e-mail, der eksemplificerer det, du vil filtrere – f.eks.et nyhedsbrev eller en spambesked.
- Klik på menuen med tre prikker ud for Svar, og vælg Filtrer beskeder som disse.
- Juster kriterierne om nødvendigt, og klik derefter på Opret filter.
- Vælg de ønskede handlinger – arkiver den, mærk den eller videresend den – og tryk på Opret filter.
Administration og redigering af dine filtre
Når filtrene er indstillet, vises de under Indstillinger > Se alle indstillinger > Filtre og blokerede adresser. Det er lidt skjult, men det er værd at tjekke, om der er noget galt med det. Derfra kan du redigere, slette eller endda eksportere dine regler, hvis du vil flytte dem til en anden konto. Gmail gør det selvfølgelig lidt besværligt at eksportere filtre – der er ingen direkte brugergrænseflade til det, men du kan gøre det via XML-filer eller tredjepartsværktøjer som Winhance.
- Log ind på din Gmail, klik derefter på tandhjulsikonet (øverst til højre), og vælg Se alle indstillinger.
- Gå til fanen Filtre og blokerede adresser.
- Find dine eksisterende filtre – klik på rediger eller slet efter behov.
- For at eksportere filtre til sikkerhedskopiering eller deling skal du rulle ned og klikke på Eksporter. Import indebærer at uploade XML-filen senere, men det er en historie til en anden dag.
BONUSTIPS
- Blokering af en e-mailadresse opretter automatisk et filter, der sender disse beskeder direkte til spam. Så hvis nogen er vedholdende, skal du bare blokere dem – Gmail klarer resten.