Sådan scanner du til e-mail ved hjælp af en HP-printer

Det kan være en reel hovedpine at finde ud af, hvordan du får din HP-printer til at sende scanninger direkte via e-mail uden at drukne i komplicerede opsætningsskærme eller endeløst fumle med SMTP-indstillinger. Den indbyggede funktion “Scan til e-mail” føles ofte som om, den tager evigheder at konfigurere, især fordi den kræver manuel opsætning af SMTP-serveren, hvilket ikke ligefrem er brugervenligt. Men hey, der er enklere måder, der stadig fungerer ret godt – perfekt, hvis du er træt af at rode rundt med indstillinger, der ser ud til at ændre sig, hver gang du opdaterer firmware eller skifter netværk.

Et trick er at udnytte dine eksisterende e-mailtjenester som f.eks. Gmail. I stedet for at grave dig igennem alle menuer i printerens integrerede webserver (EWS) for SMTP-oplysninger, kan du oprette forbindelse til din e-mailkonto via Microsoft Outlook, som derefter kommunikerer med printeren for at sende e-mails på dine vegne. Alternativt kan HP Smart-appen på din telefon gøre det samme, så du kan sende scannede dokumenter via e-mail direkte fra din mobil – og dermed helt omgå den komplicerede opsætning. Begge metoder er praktiske, især hvis din printer ikke officielt understøttes, eller hvis du bare ønsker en hurtig løsning, der ikke involverer timevis af konfiguration.

Sådan scanner du til e-mail fra en HP-printer ved hjælp af Windows-computere?

Hvis du er okay med at bruge din Windows-pc til at sende scanninger, gør det at konfigurere en e-mail som Gmail denne proces meget nemmere. Oprettelse af en Google-konto er trin et, fordi Googles app-adgangskodefunktion forenkler godkendelse for tredjepartsapps som Outlook. Når det er ordnet, kan du sende scanninger via Outlook – lidt mærkeligt i starten, men det sparer dig for at skulle kæmpe med printerens oprindelige e-mailopsætning. Jeg opdagede, at Outlook på nogle opsætninger skal genstartes efter konfiguration af kontoen, men derefter er det ret problemfrit. Forvent, at de scannede dokumenter dukker op i din e-mail-indbakke næsten øjeblikkeligt.

Tilføjelse af din Gmail-konto til Outlook

Hele processen handler om at forbinde Outlook med din Gmail-konto, så scanneren kan sende e-mails via Outlook. Hvorfor besvære sig? Jo, fordi Google leverer app-adgangskoder, som er særligt nyttige, hvis dit sædvanlige login ikke virker på grund af tofaktorgodkendelse eller sikkerhedspolitikker. For at komme i gang skal du gå til Google-kontoindstillinger.

• Klik på fanen Sikkerhed til venstre.
• Rul ned, og find App-adgangskoder. Klik på det. Hvis det ikke er synligt, skal du dobbelttjekke dine kontosikkerhedsindstillinger.
• I rullemenuerne skal du vælge Mail for appen og Windows-computer for enheden. Tryk på Generer.
• Kopiér den genererede app-adgangskode – det er en lang række af tilfældige tegn.

Åbn derefter Kontrolpanel på din pc. Søg blot efter det, det er normalt i Start-menuen. Find og klik på Mail (Microsoft Outlook). Hvis det ikke er umiddelbart tydeligt, kan det være under “Brugerkonti” eller “Mail (Microsoft Outlook).”

• Klik på Tilføj for at oprette en ny profil eller ændre den eksisterende.
• Du kan give profilen et hvilket som helst navn, og derefter klikke på OK.
• Indtast dit navn og din fulde Gmail-e-mailadresse i formularfelterne.
• Indsæt derefter den app-adgangskode, du genererede tidligere, i adgangskodefeltet – prøv ikke at bruge din almindelige Google-adgangskode her.
• Tryk på Næste, og vent på, at Outlook bekræfter.
• Når du er færdig, skal du klikke på Udfør og derefter OK.

Når opsætningen er færdig, kan din pc nu sende e-mails via Outlook, som printeren også kan bruge til at sende scanninger. Jeg er ikke sikker på, hvorfor det virker, men efter min erfaring er det ret pålideligt, selvom en genstart nogle gange hjælper, hvis den ikke sendes med det samme. Nu skal du bare scanne dine dokumenter, vælge at sende dem som PDF eller JPEG i HP Printer Assistant, og så klarer Outlook det hårde arbejde.

Sådan scanner og sender du e-mails fra printeren ved hjælp af mobilen

Når du er på farten, er det måske mere din stil at bruge din telefon. HP Smart-appen gør dette nemt. Først skal du aktivere Wi-Fi Direct på din printer – enten via berøringsskærmens indstillinger eller ved at trykke på Wi-Fi Direct-knappen. Normalt vises adgangskoden et sted i Wi-Fi-indstillingerne, ofte som standard noget i retning af 12345678. Opret forbindelse til det pågældende Wi-Fi-netværk.

Åbn HP Smart, tilføj din printer, hvis du ikke har gjort det, og log ind på din HP-konto. Tryk på knappen Printerscanning, og tryk derefter på Optag for at scanne dit dokument. Når du har gennemgået scanningen (du kan rotere eller lysne den, hvis det er nødvendigt), skal du trykke på Næste. For at dele skal du trykke på ikonet Del, vælge e-mailformat og -størrelse og derefter vælge at dele via Gmail eller din foretrukne e-mail-app. Indtast modtagerens adresse, tilføj et emne, og tryk på send. Så nemt er det. Vær blot opmærksom på, at Wi-Fi Direct ikke altid er det mest stabile, så hvis det fejler, skal du bare genoprette forbindelsen eller prøve et almindeligt Wi-Fi-netværk i stedet.