Cómo configurar reglas en Gmail para una mejor gestión del correo electrónico
¿Tienes la bandeja de entrada de Gmail saturada? Sí, es raro cómo se acumulan los correos: boletines, notificaciones del trabajo, spam y todo eso. Crear filtros en Gmail es una de esas maneras probadas de mantener las cosas bajo control. No es perfecto, y a veces parece que el sistema de filtros de Gmail podría mejorarse un poco, pero es bastante efectivo una vez que le coges el truco. Básicamente, estas reglas permiten a Gmail ordenar, eliminar o reenviar correos automáticamente según los criterios que establezcas.¿El objetivo final? Menos limpieza manual, una bandeja de entrada más organizada. No sé por qué, pero en algunas configuraciones, los filtros funcionan a la primera, en otras…tienes que ajustarlos un poco. En fin, aquí te mostramos cómo configurarlos y hacer que tu bandeja de entrada sea un poco menos caótica.
Cómo crear y administrar filtros de Gmail
Uso de la barra de búsqueda para crear filtros
Este método es práctico porque permite crear reglas directamente desde cualquier correo electrónico o búsqueda. Aunque parezca extraño, los operadores de búsqueda de Gmail son lo suficientemente potentes como para cubrir la mayoría de las necesidades de filtrado. Además, se pueden combinar varios operadores; por ejemplo, filtrar todos los correos electrónicos de Bob que contengan “factura” y archivos adjuntos. Es un método un poco delicado, pero en una configuración funcionó sin problemas, en otra…no tanto. La clave está en ser lo suficientemente específico.
- Abra un navegador y vaya a su Gmail.
- Haga clic en el icono Mostrar opciones de búsqueda (esa pequeña flecha hacia abajo) al final de la barra de búsqueda.
- Rellene los campos según lo que desee filtrar:
- De : Ingrese direcciones de correo electrónico específicas, separadas por comas si son varias. Esto es útil para filtrar spam o contactos específicos.
- Para : útil si desea filtrar correos electrónicos enviados a una dirección determinada, como un alias de trabajo.
- Tiene las palabras : Use esto para palabras clave o frases específicas en el cuerpo.
- Buscar : restringe el filtro a ciertas etiquetas o categorías.
- Tiene archivo adjunto : habilite esta opción si desea filtrar solo correos electrónicos que incluyan archivos, lo cual es útil para filtrar facturas o recibos.
- Luego de llenar los campos, haga clic en Crear filtro.
- En la siguiente pantalla, selecciona qué quieres que haga Gmail con esos correos electrónicos:
- Omitir la bandeja de entrada : archiva el correo electrónico para que no obstruya la vista principal.
- Aplicar la etiqueta : organiza los correos electrónicos entrantes por categoría; las etiquetas son como carpetas, pero al estilo de Gmail.
- Reenviar : envía correos electrónicos coincidentes a otra parte; útil para reenviar boletines o material de trabajo.
- Eliminarlo : envía correos electrónicos directamente a la Papelera, ideal para spam o cosas que ya no quieres ver.
- Marque ” Aplicar también el filtro a las conversaciones coincidentes” para aplicarlo inmediatamente a los correos electrónicos existentes. En algunas configuraciones, este paso a veces no funciona la primera vez, pero se activa después de reiniciar o actualizar.
- Por último, haga clic en Crear filtro y ya estará prácticamente listo.
Uso de “Filtrar mensajes como este” para correos electrónicos existentes
Esta función es muy útil porque te permite crear un filtro directamente desde un correo electrónico que ya coincide con lo que quieres filtrar. Básicamente, en lugar de complicarte con operadores de búsqueda, empiezas desde un mensaje real. Es muy sencillo, sobre todo si intentas crear rápidamente un filtro único para un remitente o un boletín informativo que ya tienes.
- Abra un correo electrónico que ejemplifique lo que desea filtrar (por ejemplo, un boletín informativo o un mensaje de spam).
- Haga clic en el menú de tres puntos junto a Responder y seleccione Filtrar mensajes como estos.
- Ajuste los criterios si es necesario y luego haga clic en Crear filtro.
- Seleccione las acciones que desee (archivarlo, etiquetarlo o reenviarlo) y presione Crear filtro.
Administrar y editar sus filtros
Una vez configurados los filtros, aparecen en Configuración > Ver todos los ajustes > Filtros y direcciones bloqueadas. Está un poco oculto, pero vale la pena revisarlo si algo no funciona correctamente. Desde ahí, puedes editar, eliminar o incluso exportar tus reglas si quieres moverlas a otra cuenta. Claro que Gmail hace que exportar filtros sea un poco complicado; no hay una interfaz directa, pero puedes hacerlo mediante archivos XML o herramientas de terceros como Winhance.
- Inicia sesión en tu Gmail, luego haz clic en el ícono de engranaje (arriba a la derecha) y elige Ver todas las configuraciones.
- Vaya a la pestaña Filtros y direcciones bloqueadas.
- Encuentre sus filtros existentes: haga clic en editar o eliminar según sea necesario.
- Para exportar filtros para hacer copias de seguridad o compartirlos, desplácese hacia abajo y haga clic en Exportar. Importar implica subir el archivo XML posteriormente, pero eso lo comentaremos en otro momento.
CONSEJOS ADICIONALES
- Al bloquear una dirección de correo electrónico, se crea automáticamente un filtro que envía esos mensajes directamente a Spam. Así que, si alguien insiste, simplemente bloquéalo; Gmail se encarga del resto.