Cómo corregir reglas de Outlook que no funcionan: 11 soluciones efectivas

Lidiar con reglas de Outlook que no funcionan puede ser muy frustrante, sobre todo cuando se supone que ahorran muchísimo tiempo al ordenar automáticamente tus correos. A veces, se trata de fallos extraños, otras veces de archivos dañados o simplemente de software desactualizado. Por suerte, existen diversas maneras de solucionar problemas y, con suerte, volver a poner en marcha esas reglas. Seguir estos pasos puede ayudarte a evitar tener que organizar manualmente una avalancha de correos a diario y, a menudo, solucionar el problema de la regla hará que la gestión de tu bandeja de entrada vuelva a la normalidad. Ten en cuenta que algunas soluciones son un poco complicadas y pueden requerir paciencia, como reparar archivos OST o crear nuevos perfiles. Pero vale la pena si quieres que Outlook funcione como antes.

Cómo solucionar las reglas de Outlook que no funcionan

Habilite la función de reglas en la carpeta correcta

Puede parecer obvio, pero a veces las reglas no están habilitadas donde deberían estar. Si la casilla de la regla no está marcada o si no se selecciona la carpeta incorrecta, las reglas no se procesarán correctamente. En algunas configuraciones, es posible que las reglas simplemente no se muestren si están deshabilitadas o configuradas incorrectamente. Es recomendable verificar que las reglas estén activas para la carpeta donde deben ejecutarse.

• Vaya a Archivo y haga clic en Administrar reglas y alertas
• Seleccione la carpeta donde debe aplicarse la regla: puede ser su bandeja de entrada o una subcarpeta específica
• Asegúrese de que la casilla junto a la regla esté marcada y luego haga clic en Aceptar

En algunas versiones de Outlook, las reglas también pueden deshabilitarse si tiene varias cuentas. Conviene confirmar que las reglas estén habilitadas para la cuenta y la carpeta correctas. Si esas carpetas no muestran reglas, intente crear una nueva regla desde cero.

Ajustar el orden de las reglas: mover reglas antiguas o activas

Las reglas se procesan de arriba a abajo, por lo que si una regla anterior bloquea o anula las siguientes, la situación puede complicarse. Mover las reglas hacia arriba o hacia abajo podría solucionar el problema, especialmente si las actualizaciones o cambios recientes las han acumulado en el orden incorrecto. En Outlook web, puede hacerlo en Configuración > Ver todas las configuraciones de Outlook > Correo > Reglas. Arrastre o use los controles de flecha para cambiar su posición. Es una solución rápida que suele permitir que las reglas vuelvan a funcionar correctamente, pero tenga en cuenta que, en algunos casos, las reglas pueden entrar en conflicto y reordenarlas es la solución.

Crear una nueva regla (o eliminarla y reconstruirla)

Si las reglas antiguas están dañadas o presentan errores, empezar de cero puede ser una gran solución. A veces, las reglas de Outlook se complican o se dañan después de muchos cambios. Eliminarlas todas y crear nuevas suele reiniciar el proceso, especialmente si las reglas antiguas no se activan ni se ejecutan.

• Haga clic derecho en la carpeta de reglas o regla existente y seleccione Eliminar carpeta
• Confirme la eliminación y luego vaya a Reglas > Nueva regla
• Siga las instrucciones para configurar una nueva regla: elija sus criterios y la carpeta correcta para mover o marcar correos electrónicos.

Consejo profesional: Antes de eliminar reglas antiguas, asegúrese de documentar su funcionamiento por si desea crear reglas similares más adelante. Para crear reglas, la versión web a veces ofrece más flexibilidad, así que si su cliente de escritorio no funciona correctamente, intente hacerlo a través de Outlook en la web en Configuración > Ver todas las configuraciones de Outlook > Correo > Reglas.

Actualizar Microsoft 365 (o la versión de Outlook)

A veces, las reglas dejan de funcionar porque tu instalación de Office está desactualizada.¿No sabes por qué funciona unos días y otros no? Pues bien, las últimas actualizaciones suelen corregir errores, mejorar la compatibilidad y restaurar funciones defectuosas. Para buscar actualizaciones:

• Abra Outlook y luego vaya a Archivo
• Haga clic en Cuenta de Office (parte inferior del menú)
• Haga clic en Opciones de actualización y seleccione Actualizar ahora

Esto obliga a Outlook u Office a buscar e instalar actualizaciones. A veces, simplemente actualizar corrige el error de las reglas, ya que se publicó un parche para ese error específico.

Reparar archivos OST y PST

La corrupción en los archivos de datos de Outlook es una causa oculta de los fallos en las reglas. Los archivos OST (Tabla de almacenamiento sin conexión) y PST (Tabla de almacenamiento personal) almacenan tus correos electrónicos y, si están dañados, las reglas podrían no ejecutarse correctamente o incluso no ejecutarse.

• Cerrar Outlook por completo
• Abra el Explorador de archivos (escriba File Exploreren el menú Inicio y presione Entrar)
• Navegue a la ubicación típica del archivo de datos de Outlook, generalmente: C:\Users\ su nombre de usuario \AppData\Local\Microsoft\Outlook
• Utilice la herramienta integrada: Scanpst.exe. Puede que tenga que buscar su ubicación según su versión de Office, pero suele estar en la carpeta de instalación de Office.
• Ejecútelo, seleccione su archivo PST u OST y elija Reparar

Solucionar estos problemas puede resolver los problemas de datos corruptos que provocan el mal funcionamiento de las reglas. En algunas máquinas, la primera ejecución puede fallar, pero tras reiniciar o volver a ejecutar, suele funcionar.

Desactivar ‘Detener el procesamiento de más reglas’

Si esta opción está habilitada, impide que se ejecuten reglas posteriores a la ejecución de una regla específica. Puede ser útil para detener ciertas acciones, pero puede interrumpir el flujo si se malinterpreta. Para activarla o desactivarla:

• Vaya a Archivo > Información > Administrar reglas y alertas
• Edite cada regla haciendo doble clic en ella
• Busque la casilla ” Detener el procesamiento de más reglas”. Desmárquela si está marcada.
• Pulse Aceptar para guardar los cambios

En algunas configuraciones, las reglas no se activan ni se procesan después de ciertos puntos debido a esta opción. Es mejor desactivarla si las reglas no se activan como se espera.

Cambiar el nombre del archivo SRS (Configuración de envío y recepción)

Si la configuración de envío/recepción de Outlook está dañada, las reglas pueden fallar. Para solucionarlo, puede cambiar el nombre del archivo SRS de Outlook, lo que obligará a Outlook a recrear la caché de configuración.

• Cerrar Outlook por completo
• Abra el Explorador de archivos y vaya a C:\Users\ su nombre de usuario \AppData\Roaming\Microsoft\Outlook
• Localice el archivo Outlook.srs y haga clic derecho para cambiarle el nombre, por ejemplo, Outlook.old.srs

Reabre Outlook y deja que regenere las reglas y la configuración de envío/recepción. Es un poco extraño, pero en algunos equipos, esto soluciona que las reglas no se activen debido a configuraciones corruptas.

Recrear reglas en Outlook Web (OWA)

Si Outlook de escritorio sigue fallando con las reglas, pero necesita verificar si siguen funcionando en la nube, pruebe Outlook en la web. A veces, los problemas de escritorio se deben a errores del cliente.

• Iniciar sesión en Outlook en la web
• Presione el ícono de engranaje de Configuración y luego Ver todas las configuraciones de Outlook
• Vaya a Correo > Reglas
• Revise la lista de reglas o cree reglas nuevas si es necesario. Si las reglas funcionan aquí, significa que hay un problema en el cliente con su instalación de Outlook.

Ajustar la configuración para mantener el correo sin conexión

Si trabaja sin conexión o tiene una conexión intermitente, es posible que las reglas no se procesen correctamente a menos que habilite completamente el modo sin conexión. Esto es especialmente cierto para las reglas que dependen de la conexión al servidor.

• Vaya a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta…
• Seleccione su cuenta y haga clic en Cambiar…
• Busque el control deslizante Mantener el correo sin conexión y muévalo completamente hacia la derecha para obtener el máximo almacenamiento sin conexión (por ejemplo, 12 meses o Todo)
• Haga clic en Siguiente y luego en Listo.

Esto le brinda a Outlook más acceso sin conexión, lo que puede ayudar a que las reglas se procesen correctamente cuando su conexión es inestable.

Limpiar reglas y carpetas antiguas

Si llevas mucho tiempo ejecutando reglas, tu lista de carpetas podría estar repleta de carpetas de reglas antiguas y sin usar. Limpiarlas puede ayudar a que Outlook funcione con mayor fluidez.

• Haga clic derecho en su carpeta Reglas o en cualquier carpeta de reglas obsoletas
• Seleccionar Eliminar carpeta

Tenga cuidado: al eliminar una carpeta se eliminarán todas las reglas y los correos electrónicos que contiene, así que asegúrese de que ya no los necesite.

Empiece de cero con un nuevo perfil de Outlook

Si ninguna de las opciones anteriores soluciona el problema de tus reglas, quizás sea momento de crear un nuevo perfil. A veces, los perfiles se corrompen, y empezar de nuevo elimina la configuración incorrecta o la corrupción de datos.

• Cerrar Outlook por completo
• Abra el Panel de control > Correo
• Haga clic en Mostrar perfiles
• Seleccione Agregar, nombre su nuevo perfil y luego haga clic en Aceptar
• Configúrelo como predeterminado y vuelva a agregar su cuenta de correo electrónico.

Es un poco engorroso, pero puede solucionar problemas de reglas persistentes que ninguna otra modificación podría solucionar. A veces, simplemente empezar de cero marca una gran diferencia.

Pero, sinceramente, corregir las reglas a veces puede parecer una locura: no siempre está claro qué falló primero. Aun así, con paciencia y una resolución de problemas metódica, la mayoría de los problemas se pueden identificar, corregir y hacer que la automatización de correo electrónico vuelva a funcionar. Crucemos los dedos para que esto ayude a alguien a salvarse un par de canas.

Resumen

• Compruebe si las reglas están habilitadas en la carpeta correcta
• Reordenar reglas para solucionar conflictos
• Intente crear nuevas reglas o eliminar carpetas problemáticas
• Actualice Office o Outlook para corregir errores
• Reparar archivos OST/PST corruptos: la buena y vieja herramienta de reparación
• Desactivar ‘Detener el procesamiento de más reglas’ si está habilitado
• Cambiar el nombre del archivo SRS si las configuraciones están dañadas
• Utilice Outlook Web para verificar si las reglas son correctas en otros lugares
• Ajuste la configuración sin conexión para garantizar que las reglas se procesen sin problemas
• Limpia las carpetas de reglas antiguas y sin uso para liberar espacio
• Como último recurso, cree un nuevo perfil de Outlook

Resumen

Esperamos que estas correcciones te ayuden a encontrar el camino correcto. Las reglas de Outlook pueden ser un fastidio a veces, pero la mayoría de los problemas se deben a archivos dañados, software desactualizado o configuraciones desordenadas. Si una solución no funciona, prueba otra; la paciencia es clave. Corregir las reglas en Outlook puede parecer complicado, pero con un poco de perseverancia, probablemente volverán a funcionar enseguida.¡Mucha suerte y que tu bandeja de entrada esté siempre organizada!