Cómo enviar una invitación a una reunión de Teams de forma eficaz
Conectar a la gente a una reunión de Teams no siempre es sencillo, sobre todo si intentas hacerlo sobre la marcha o invitar a gente de fuera. A veces, estás en una reunión y de repente te das cuenta de que olvidaste añadir a alguien, o simplemente intentas enviar un enlace rápido por chat con la esperanza de que nada se pierda. El proceso puede parecer un poco disperso, con diferentes opciones según si estás programando, en una reunión o simplemente quieres compartir una invitación rápida. Pero después de mucho ensayo y error (y algo de frustración), se vuelve más fácil una vez que sabes dónde buscar y qué comandos usar.
Cómo enviar una invitación a una reunión de Teams: diferentes maneras de mantener a la gente informada
Enviar una invitación a una reunión de Teams antes de que comience la reunión
Esta es la forma típica, obviamente: programarla con antelación. Si tus invitaciones son definitivas, abres el Calendario en Teams, configuras la reunión e introduces las direcciones de correo electrónico o los números de teléfono de las personas que quieres incluir.¿Por qué esto es útil? Porque Teams enviará las invitaciones automáticamente en cuanto hagas clic en Guardar. Recuerda que, si el invitado no pertenece a tu organización, necesitarás su correo electrónico o número de teléfono en la lista de asistentes. Es bastante sencillo, pero no olvides comprobar si las políticas de tu organización permiten enviar invitaciones fuera de tu dominio.
En algunas configuraciones, especialmente con contactos externos, Teams presenta algunos problemas la primera vez; a veces no se envía de inmediato. En esos casos, un reinicio rápido de la aplicación o pulsar el botón Reenviar (si está disponible) ayuda. Al enviar la invitación, recibirás un correo electrónico estándar de invitación de calendario: muestra el enlace a la reunión, la fecha, la hora y las instrucciones. En Gmail u Outlook, se ve bastante limpio, como cualquier otra invitación de calendario.
Enviar una invitación de Teams durante una reunión en curso
Si estás en directo y olvidaste añadir a alguien, o alguien se une inesperadamente, puedes invitar a nuevas personas desde la propia reunión. Para ello, consulta la barra de menú superior de Teams: haz clic en el icono Personas (suele parecer una personita con un signo más).Aquí, si el asistente forma parte de tu organización, escribe su nombre y selecciónalo. Si es externo, usa tu creatividad: selecciona Compartir invitación o Copiar enlace. Puedes copiar y pegar el enlace de invitación en un correo electrónico, chat o cualquier otro lugar que te resulte útil. A veces, el enlace de invitación no funciona por sí solo, así que añadir un correo electrónico explicando el problema evita confusiones.
Consejo: También puedes hacer clic en Compartir por correo electrónico o, a veces, hacer clic derecho en la reunión en la vista de calendario y seleccionar Copiar enlace. Puedes pegar ese enlace en cualquier plataforma de mensajería o correo electrónico para que se unan a la reunión.
Utilice Meet Now para llamadas espontáneas
Si no tienes tiempo para programar, la función Reunirse ahora es tu arma secreta. Inicia una reunión al instante y crea un enlace que puedes compartir al instante. Solo abre Teams, haz clic en Calendario a la izquierda y luego en Reunirse ahora > Obtener un enlace para compartir. Copia el enlace o haz clic en Compartir por correo electrónico para enviarlo. Así, sin esperas ni complicaciones, solo conexión instantánea, especialmente útil para reuniones rápidas o emergencias.
Cómo compartir la invitación en el chat o dentro de los canales de Teams
¿Te preocupa que tu correo electrónico o invitación del calendario se pierda? A veces es más rápido enviar un enlace rápido en un chat. Ve a tu próxima reunión en el Calendario, haz clic derecho y selecciona Copiar enlace. Luego, simplemente pega el enlace en el mensaje de chat, en un hilo o incluso en una publicación del canal de Teams. Es sencillo y efectivo, especialmente para los miembros del equipo que ya están en una conversación. No es una invitación formal, pero es suficiente para que todos se unan rápidamente.
Cómo usar Outlook para enviar invitaciones a reuniones de Teams
Si tu Outlook está vinculado con Teams (y normalmente debería estarlo si usas Microsoft Teams), programar una reunión de Teams es muy sencillo. Ve a Outlook > Calendario, haz clic en Inicio > Nueva reunión de Teams. Completa la información, añade a los participantes (direcciones de correo electrónico) y pulsa Enviar. Outlook se encarga del resto: crea el enlace, configura el evento del calendario y distribuye las invitaciones. Solo tienes que comprobarlo para asegurarte de que todos estén en la lista.
Esto es especialmente útil si prefieres la interfaz de Outlook o necesitas agregar un montón de personas externas a la vez.
Compartir un enlace de reunión por correo electrónico u otras plataformas
Si quieres enviar el enlace de la reunión manualmente (por ejemplo, para una llamada de última hora o para un cliente externo), simplemente haz clic derecho en la reunión programada en Teams y selecciona Copiar enlace. Luego, redacta un correo electrónico o mensaje, pega el enlace ( Ctrl + V) y explica qué sucede. Porque, sinceramente, los enlaces de invitación de Teams pueden perderse si no se comunican correctamente, así que un aviso rápido ayuda.
Sincronizar con Google Calendar
¿Quieres publicar tus reuniones de Teams en Google Calendar? No es tan difícil. En Teams, haz clic derecho en la reunión y selecciona Compartir > Compartir mediante Google Calendar (si está disponible).Accederás a Google Calendar, donde podrás añadir a tus invitados en el cuadro Añadir invitados. Al hacer clic en Guardar, todos los miembros de esa lista recibirán un correo electrónico con el enlace de invitación. Ten en cuenta que esta función no está completamente integrada; a veces se producen retrasos en la sincronización o problemas con los permisos. Aun así, es una buena solución si tu equipo trabaja con Google, no solo con Microsoft.
¿Lo más destacado? Teams ofrece múltiples opciones de flexibilidad: permite programar con antelación, acceder a enlaces rápidos durante la reunión o compartir enlaces sobre la marcha. No es perfecto, pero una vez que se define la ubicación de los comandos, es mucho menos estresante involucrar a todos.