Cómo escanear a correo electrónico con una impresora HP

Descubrir cómo hacer que tu impresora HP envíe escaneos directamente por correo electrónico sin tener que lidiar con complicadas pantallas de configuración ni tener que modificar constantemente la configuración SMTP puede ser un verdadero dolor de cabeza. La función integrada “Escanear a correo electrónico” suele parecer eterna, sobre todo porque requiere configurar el servidor SMTP manualmente, lo cual no es precisamente intuitivo. Pero hay métodos más sencillos que funcionan bastante bien, perfectos si estás cansado de lidiar con configuraciones que parecen cambiar cada vez que actualizas el firmware o cambias de red.

Un truco es aprovechar tus servicios de correo electrónico actuales, como Gmail. En lugar de buscar información SMTP en todos los menús del Servidor Web Integrado (EWS) de la impresora, puedes conectar tu cuenta de correo electrónico a través de Microsoft Outlook, que se comunica con la impresora para enviar correos electrónicos en tu nombre. Como alternativa, la aplicación HP Smart de tu teléfono puede hacer lo mismo, permitiéndote enviar documentos escaneados por correo electrónico directamente desde tu móvil, sin tener que realizar una configuración compleja. Ambos métodos son prácticos, especialmente si tu impresora no tiene soporte oficial o si simplemente buscas una solución rápida que no requiera horas de configuración.

¿Cómo escanear a correo electrónico desde una impresora HP usando computadoras con Windows?

Si no te importa usar tu PC con Windows para enviar escaneos, configurar un correo electrónico como Gmail simplifica mucho este proceso. Crear una cuenta de Google es el primer paso, ya que la función de contraseña de Google simplifica la autenticación para aplicaciones de terceros como Outlook. Una vez resuelto esto, puedes enviar escaneos a través de Outlook. Al principio, puede resultar un poco extraño, pero te ahorra tener que lidiar con la configuración de correo electrónico de la impresora. Descubrí que, en algunas configuraciones, Outlook necesita reiniciarse después de configurar la cuenta, pero después, es bastante sencillo. Los documentos escaneados aparecerán en tu bandeja de entrada casi al instante.

Cómo agregar su cuenta de Gmail a Outlook

Todo este proceso consiste en conectar Outlook con tu cuenta de Gmail para que el escáner pueda enviar correos electrónicos a través de Outlook.¿Para qué molestarse? Pues porque Google proporciona contraseñas de aplicaciones, que son especialmente útiles si tu inicio de sesión habitual no funciona debido a la autenticación de dos factores o a las políticas de seguridad. Para empezar, ve a la configuración de la cuenta de Google.

• Haga clic en la pestaña Seguridad a la izquierda.
• Desplázate hacia abajo y busca “Contraseñas de apps”. Haz clic en ella. Si no está visible, revisa la configuración de seguridad de tu cuenta.
• En los menús desplegables, selecciona Correo para la aplicación y Equipo Windows para el dispositivo. Haz clic en Generar.
• Copie la contraseña de la aplicación generada: es una cadena larga de caracteres aleatorios.

A continuación, abra el Panel de control en su PC. Búsquelo; suele estar en el menú Inicio. Busque y haga clic en Correo (Microsoft Outlook). Si no lo ve a simple vista, podría estar en “Cuentas de usuario” o “Correo (Microsoft Outlook)”.

• Haga clic en Agregar para crear un nuevo perfil o modificar el existente.
• Puedes darle al perfil el nombre que desees y luego hacer clic en Aceptar.
• Ingrese su nombre y correo electrónico completo de Gmail en los campos del formulario.
• Luego, pega la contraseña de la aplicación que generaste anteriormente en el cuadro de contraseña (no intentes usar tu contraseña habitual de Google aquí).
• Haga clic en Siguiente y espere a que Outlook verifique.
• Una vez hecho esto, haga clic en Finalizar y luego en Aceptar.

Una vez finalizada la configuración, tu PC podrá enviar correos electrónicos a través de Outlook, que la impresora también podrá usar para enviar escaneos. No sé por qué funciona, pero en mi experiencia, es bastante fiable, aunque a veces es útil reiniciar si no se envía de inmediato. Ahora simplemente escanea tus documentos, selecciona enviarlos por correo electrónico como PDF o JPEG en el Asistente de impresora HP, y Outlook se encargará del resto.

Cómo escanear y enviar correos electrónicos desde la impresora usando un dispositivo móvil

Cuando estés fuera de casa, usar tu teléfono podría ser más tu estilo. La aplicación HP Smart te lo facilita. Primero, activa Wi-Fi Direct en tu impresora, ya sea a través de la configuración de la pantalla táctil o pulsando el botón Wi-Fi Direct. Normalmente, la contraseña aparece en la configuración de Wi-Fi, y suele ser predeterminada, algo como 12345678. Conecta tu móvil a esa red Wi-Fi.

Abre HP Smart, agrega tu impresora si aún no la has agregado e inicia sesión en tu cuenta de HP. Toca el botón “Escanear impresora” y luego ” Capturar” para escanear el documento. Después de revisar el escaneo (puedes girarlo o aclararlo si es necesario), toca ” Siguiente”. Para compartir, toca el ícono “Compartir”, selecciona el formato y el tamaño del correo electrónico y elige compartirlo por Gmail o tu aplicación de correo electrónico preferida. Introduce la dirección del destinatario, añade un asunto y envía. Así de fácil. Ten en cuenta que Wi-Fi Direct a veces no es la opción más estable, así que si falla, vuelve a conectarte o prueba con una red Wi-Fi normal.