Cómo habilitar el modo Fuera de oficina en Microsoft Teams

A veces resulta un poco extraño cómo Microsoft Teams gestiona los mensajes de fuera de la oficina. Configuras uno y funciona bien durante un tiempo, pero luego, por alguna razón, tu estado se bloquea o no se actualiza en todas partes como debería. Por ejemplo, lo desactivas en Outlook, pero Teams sigue mostrándote como fuera de la oficina, lo cual es muy frustrante si no lo detectas rápidamente. O quizás quieres configurar rápidamente un mensaje de fuera de la oficina solo por un día o dos sin tener que modificar toda la configuración de Outlook. Estas cosas pueden ser un poco complicadas, especialmente si tienes una agenda apretada o administras varios dispositivos. La buena noticia es que hay un par de maneras de configurarlo o deshabilitarlo para que tu estado coincida con lo que estás haciendo. Principalmente, se trata de asegurar que tus respuestas automáticas y el estado de Teams se sincronicen correctamente, pero a veces, hay que profundizar un poco más para solucionarlo. De eso trata este tutorial: cómo configurar el estado de fuera de la oficina directamente en Teams, cómo hacerlo en Outlook y cómo borrarlo si el sistema se vuelve terco. Porque, por supuesto, esto no debería ser tan difícil, pero lo es.

Cómo solucionar el aviso de fuera de oficina en Microsoft Teams y Outlook

Cómo usar el icono de perfil en la aplicación Microsoft Teams

Esta es la forma rápida y sencilla de enviar un mensaje para avisar a tus amigos que no estás disponible. Funciona en Windows, Mac, dispositivos móviles y prácticamente en cualquier lugar donde uses Teams. Configurarlo directamente en Teams es útil si Outlook no está actualizado o no se sincroniza correctamente.

1. Inicie la aplicación Microsoft Teams e inicie sesión si es necesario.
2. Haz clic en el icono de tu perfil en la esquina superior derecha.
3. Seleccione “ Establecer mensaje de estado ”.
4. Escribe tu mensaje de fuera de la oficina personalizado. Hazlo claro, conciso o lo que te parezca más adecuado. Normalmente, la gente dice algo como “Salgo un rato, te respondo luego”.
5. Marca la casilla Mostrar cuando la gente me envía mensajes : esto garantiza que sea visible para cualquier persona que te envíe mensajes.
6. En el menú desplegable “Borrar mensaje de estado después”, selecciona cuánto tiempo quieres que este mensaje permanezca visible. Puedes elegir horarios predefinidos o personalizar las fechas manualmente.

En algunas configuraciones, esto puede ser un poco inestable, así que si no aparece inmediatamente, intenta reiniciar Teams o cerrar sesión y volver a iniciarla. Si planeas programarlo para más tarde, es posible que también veas la opción Programar fuera de la oficina, pero eso solo si has iniciado sesión con una cuenta laboral o educativa vinculada a Microsoft 365, no con una cuenta personal.

1. Seleccione Programar fuera de la oficina.
2. Activar Activar respuestas automáticas.
3. Escribe tu mensaje en el cuadro.
4. Seleccione la casilla de verificación Enviar respuestas solo durante un período de tiempo y elija las fechas.
5. Opcionalmente, marque Enviar respuestas fuera de mi organización y decida si las personas externas reciben el mensaje.
6. Presiona Listo.

Usar respuestas automáticas en Outlook: una mejor aplicación para viajes más largos

Este es el que vincula oficialmente tu estado de fuera de la oficina con Outlook y Teams, así que si no quieres complicarte con la configuración dos veces, es la mejor opción. Sin embargo, a veces, Outlook puede ser lento o estar desincronizado, especialmente si usas la versión web o móvil. Además, si Teams sigue apareciendo como fuera de la oficina después de desactivar las respuestas de Outlook, es señal de que debes solucionar el problema.

1. Abra su navegador, diríjase a Outlook en la web e inicie sesión.
2. Haga clic en el ícono de engranaje en la esquina superior derecha para abrir la configuración.
3. Vaya a Correo > Respuestas automáticas.
4. Activa el interruptor de Respuestas automáticas.
5. Si lo quieres para un tiempo específico (por ejemplo, tus días de vacaciones), marca Enviar respuestas solo durante y establece las fechas.
6. Escribe tu mensaje de fuera de la oficina en el recuadro para tu organización. Por ejemplo: “Ausente hasta el lunes, responderé entonces”.
7. Si es necesario, habilite Enviar respuestas fuera de su organización y coloque un mensaje diferente (útil si desea ser educado con los clientes o contactos externos).
8. Por último, haz clic en Guardar. A veces es un poco raro, así que revisa después de un par de minutos si aparece en Teams.

Cómo borrar o desactivar el modo Fuera de oficina en Teams o Outlook

Deshabilitar en Microsoft Teams

Si el equipo sigue actuando como si estuvieras fuera incluso después de desactivar las respuestas automáticas, o si deseas borrar el mensaje para siempre, haz lo siguiente:

1. Abra Microsoft Teams.
2. Haga clic en el ícono de su perfil y luego pase el cursor sobre el mensaje de estado actual.
3. Haga clic en el icono de la papelera que aparece junto a él para eliminar el mensaje.
4. Esto debería borrar la etiqueta de fuera de la oficina, pero a veces Teams necesita reiniciarse para reconocer el cambio; solo un aviso.

Cómo desactivar las respuestas automáticas en Outlook Web

Entonces, si su respuesta automática de Outlook aún está activa y se muestra como fuera de la oficina en Teams, haga lo siguiente:

1. Inicie sesión en Outlook Web.
2. Haga clic en el ícono de engranaje en la parte superior derecha.
3. Navega nuevamente a Correo > Respuestas automáticas.
4. Desactivar las respuestas automáticas.
5. No olvides presionar Guardar o seguirá ejecutándose en segundo plano.