Cómo identificar quién descargó archivos de Google Drive

Compartir archivos en Google Drive es bastante práctico, pero un poco engorroso si quieres saber si alguien realmente descargó o simplemente hizo clic en el enlace. Porque, bueno, Google Drive no lo hace tan obvio, sobre todo si usas una cuenta personal (gratuita).Puedes ver quién tiene acceso e incluso quién ha hecho cambios, como ediciones o comentarios, pero ¿seguir las descargas? Eso es otra historia. Aun así, saber quién puede ver tu contenido y cómo interactúa con él puede ayudar a prevenir muchos cambios accidentales o maliciosos.

Otra cosa: en algunas máquinas tiene sentido, en otras no tanto. Pero si intentas determinar con certeza si alguien descargó tus archivos o simplemente los vio, estos métodos podrían ayudarte. Prepárate para algunas conjeturas a menos que te esfuerces más con herramientas de terceros o Google Apps for Business.

¿Cómo ver quién descargó archivos en Google Drive?

En realidad, si usas una cuenta personal, no hay una forma oficial de saber cuándo alguien descarga tus archivos. Google se centra más en el acceso y las ediciones que en las descargas, lo cual es un poco molesto. Pero si tienes cuidado con cómo compartes (por ejemplo, solo con personas específicas), al menos puedes ver quién tiene acceso y quizás detectar algunas pistas de actividad.

Actividad de visualización del archivo

Si asignas un archivo a “Cualquiera con el enlace”, prácticamente no sabrás quién lo descarga. No hay comprobantes oficiales. Pero si lo compartes con personas o grupos específicos, puedes ver la lista de esas personas y si han realizado modificaciones. Esto podría permitirte adivinar si alguien lo descargó; probablemente habrían hecho cambios si lo hubieran tenido abierto el tiempo suficiente.

Aquí se explica cómo comprobar quién tiene acceso actualmente:

• En el escritorio
• Abra Google Drive en su navegador e inicie sesión en su cuenta de Google Drive.
• Haga clic en Mi unidad en la barra lateral izquierda.
• Haga clic derecho en el archivo o la carpeta, o simplemente selecciónelo, luego presione el ícono Ver detalles (esa pequeña “i” dentro de un círculo) en la parte superior derecha, generalmente al lado de los botones para compartir.
• En la barra lateral, en la pestaña “Detalles”, pasa el cursor sobre las fotos o nombres de perfil; te indicarán quién tiene acceso. Normalmente, si ves “Nombres” o “Correo electrónico”, esas personas ya están registradas.
• Cambie a la pestaña Actividad para ver cambios recientes, como ediciones o comentarios, que pueden ser pistas de que otras personas también podrían haberlo descargado.

En dispositivos móviles

• Abra la aplicación Google Drive.
• Encuentra el archivo o carpeta en cuestión.
• Toque los tres puntos ( Más acciones ) que están al lado.
• Seleccione Detalles y actividad.
• Mira quién tiene acceso : te mostrará una lista de todos los que tienen permisos.
• Además, en Actividad, verás los accesos o cambios recientes: usa esta opción para adivinar quién podría haberlo descargado.

Uso de servicios de terceros

Si te interesan las estadísticas de descarga o quién vio tus enlaces, algunas herramientas de seguimiento de terceros podrían serte útiles. Pueden indicarte cuántas veces se hizo clic en un enlace y, a veces, incluso la duración de la visualización. Ten en cuenta que estas herramientas suelen registrar los clics en enlaces acortados, no las descargas reales, así que tómate los resultados con cautela. Puedes probar herramientas como acortadores de URL para seguimiento de clics o servicios de monitorización de Google Drive como Winhance en GitHub.

Uso de un acortador de URL

Esto es un truco, pero antes de compartir el enlace de un archivo, puedes acortarlo con un acortador de URL (como Bitly ) y registrar los clics. No es perfecto (quizás la gente simplemente haga clic y lo cierre), pero es mejor que nada para un seguimiento ocasional. Aun así, un clic no confirma realmente una descarga. A veces es solo un vistazo rápido.

Uso de Google Apps Unlimited

Si utilizas un espacio de trabajo de Google (anteriormente G Suite) con Google Apps Unlimited, tendrás a tu disposición registros de actividad más detallados. Puedes ver quién descargó o accedió a los archivos, junto con la dirección IP, la información del dispositivo y la marca de tiempo, todo desde la Consola de administración.

He aquí un resumen rápido:

1. Inicie sesión en su consola de administración con su cuenta de administrador.
2. Haga clic en la barra lateral para expandir Informes y seleccionar Registro de auditoría, luego vaya a Unidad.
3. Verás una lista de las actividades de los archivos: quién accedió o descargó, cuándo y desde qué IP o dispositivo. Parece bastante detallada, ¿verdad? Pero necesitas privilegios de administrador para obtener esta información.

¿Pueden acceder a otros archivos almacenados en mi Google Drive?

A menos que hayas compartido enlaces o permisos específicos, los demás usuarios solo podrán ver los archivos o carpetas que hayas compartido explícitamente con ellos. Todo lo demás permanece protegido por tus permisos. Esto es bueno, ya que evitas exponer accidentalmente todo tu Drive; solo ten cuidado al compartir enlaces de forma masiva.