Cómo solucionar problemas cuando la opción Guardar como PDF no funciona

A veces, guardar un PDF simplemente no funciona. Quizás intentas exportar un documento desde Word o un editor de PDF y te aparece un error como “La exportación falló debido a un error inesperado”. Es frustrante, sobre todo cuando has hecho todo bien y solo quieres guardar el archivo rápidamente. Estos problemas pueden aparecer tanto en Windows como en Mac y, francamente, suelen deberse a un fallo en la configuración de impresión o del controlador del sistema, o incluso en el propio software. Realizar una pequeña solución de problemas a menudo puede salvar tu proyecto sin tener que reinstalar todo desde cero.

En los pasos a continuación, con suerte encontrará una o dos soluciones que le permitan volver a la normalidad. Lo importante es recordar que estos problemas suelen ser sutiles y estar relacionados con servicios o configuraciones específicas que no funcionan correctamente. Por lo tanto, la paciencia es clave, y quizás un poco de curiosidad por el funcionamiento interno de su sistema, porque a veces Windows tiene que complicar las cosas más de lo necesario.

Cómo solucionar el problema de que Guardar como PDF no funciona en Windows o Mac

Solucionar problemas de impresión a PDF de Microsoft

En primer lugar, si la impresora PDF integrada de Windows no funciona, probablemente se deba a que la función “Imprimir a PDF” de Microsoft está desactivada o no está configurada correctamente. Esta función funciona como una impresora virtual, convirtiendo documentos en PDF al instante. Si está desactivada o no funciona correctamente, la opción “Guardar como PDF” fallará. Especialmente en Windows 10/11, conviene comprobar si está activada y configurada como predeterminada.

Deshabilitar y volver a habilitar las funciones de Windows

• Vaya al Panel de control > Programas > Activar o desactivar características de Windows.
• En esa ventana, busque Microsoft Print to PDF (probablemente esté desmarcado o deshabilitado si tiene problemas).
• Desmárquela para deshabilitarla, presione Aceptar y espere a que Windows aplique el cambio.
• Luego, regresa, marca la misma casilla para volver a habilitarla y presiona Aceptar nuevamente.

¿Por qué? Porque al activar esta función, se actualiza la capacidad del sistema para generar archivos PDF, como si se reiniciara el subsistema de impresión. En algunas configuraciones, es impredecible que funcione a la primera, pero en otras, soluciona el problema inmediatamente.

Establezca Microsoft Print to PDF como su impresora predeterminada

Segundo truco: configura Microsoft Print a PDF como impresora predeterminada. Quizás pienses que es un paso innecesario, pero en realidad obliga a Windows a usar esta impresora virtual para guardar tus archivos PDF.

• Abra el Panel de control > Ver dispositivos e impresoras.
• Busque Microsoft Print to PDF, haga clic con el botón derecho y elija Establecer como impresora predeterminada.
• Confirme y luego intente guardar nuevamente.

Por extraño que parezca, incluso si esto no parece resolver el problema, quitar el dispositivo de impresión y reiniciar su PC puede obligar a Windows a reinstalar el controlador de manera limpia, lo que a veces elimina la corrupción oculta.

Actualizar el controlador de Microsoft Print to PDF

Si los pasos anteriores no ayudan, vale la pena actualizar el controlador en caso de que esté dañado o desactualizado.

• Abra el Administrador de dispositivos haciendo clic derecho en el menú Inicio o escribiéndolo en la búsqueda.
• Busque Colas de impresión > expándalo y luego haga clic derecho en Microsoft Print to PDF.
• Seleccione Actualizar controlador > elija Buscar controladores automáticamente.

A veces, Windows puede encontrar actualizaciones que aún no se incluyen a través de Windows Update, especialmente si estás usando una configuración de dispositivo personalizada o casi no compatible.

Reiniciar el servicio de cola de impresión

Este servicio gestiona todos tus trabajos de impresión y puede presentar algunos fallos. Si se bloquea, las exportaciones de PDF y la impresión en general pueden dejar de responder.

• Presione Win + R, escriba services.mscy presione Enter.
• Busque el Administrador de trabajos de impresión. Haga clic derecho y seleccione Reiniciar.
• Si reiniciar no hace nada, intenta detenerlo, esperar unos segundos y luego iniciarlo nuevamente.

Esto restablece el búfer de impresión, eliminando cualquier trabajo atascado o errores que puedan estar causando problemas.

Solucionar problemas al guardar archivos PDF en Microsoft Office

Si está intentando guardar un documento de Word, Excel o PowerPoint como PDF y encuentra obstáculos, el problema podría estar en el motor PDF interno o la configuración de Office.

Habilitar texto de mapa de bits cuando la fuente no se puede incrustar

• Vaya a Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS.
• Haga clic en Opciones en el cuadro de diálogo de publicación.
• Marque la casilla para Texto de mapa de bits cuando la fuente no se pueda incrustar.
• Haga clic en Aceptar y luego intente guardar nuevamente.

Este paso es útil si trabajas con fuentes que no se incrustan correctamente, lo que puede provocar que la exportación a PDF falle. No sé por qué, pero si las fuentes no son correctas, Office a veces falla.

Actualizar Microsoft Office

Si su versión de Office está desactualizada, es posible que no tenga algunas actualizaciones de exportación a PDF. Siempre es recomendable ejecutar Office Update desde Archivo > Cuenta > Opciones de actualización.

Corregir el guardado de PDF en Adobe Acrobat

¿Usuario de Adobe Acrobat? Entonces, los problemas podrían estar relacionados con el acceso al almacenamiento en línea o con las funciones de visualización del navegador. Pruebe lo siguiente:

Desactivar las opciones de almacenamiento en línea

• Abra Acrobat y vaya a Editar > Preferencias.
• Seleccione la categoría General.
• Desmarque la opción Mostrar almacenamiento en línea al abrir o guardar archivos.
• Haga clic en Aceptar e intente guardar el PDF nuevamente: a veces Acrobat carga los archivos automáticamente, lo que altera los guardados locales.

Deshabilitar la vista web rápida

• Nuevamente, en Preferencias, vaya a la pestaña de Internet.
• Anule la selección de Permitir vista web rápida.
• Haga clic en Aceptar. Esto deshabilita algunas funciones de PDF orientadas a la web que pueden interferir al guardar localmente.

Ejecute el solucionador de problemas de compatibilidad

• Vaya a Archivos de programa > Adobe > Acrobat DC.
• Haga clic derecho en el ejecutable de Acrobat y seleccione Propiedades.
• Cambie a la pestaña Compatibilidad.
• Haga clic en Ejecutar solucionador de problemas de compatibilidad.
• Siga las instrucciones, pruebe el programa y vea si soluciona el problema.

Reparar o actualizar el software PDF

• Vaya al Panel de control > Desinstalar un programa.
• Busque su herramienta PDF, como Adobe Acrobat DC, haga clic derecho y seleccione Cambiar.
• En la ventana de configuración, seleccione Reparar o Actualizar.
• Déjalo ejecutar y luego intenta guardarlo como PDF nuevamente.

A veces, desinstalar y reinstalar el software con la última versión es la única solución segura, especialmente si el programa es muy antiguo o está dañado.

Actualizar Windows

Finalmente, mantener Windows actualizado puede solucionar errores subyacentes que bloquean la exportación de PDF. Ve a Configuración > Actualización y seguridad > Windows Update y haz clic en Buscar actualizaciones. Instala las actualizaciones disponibles y reinicia. A veces, eso es suficiente para solucionar los fallos del sistema que impiden guardar PDF.

Cómo arreglar “Guardar como PDF” en Mac

Los usuarios de Mac a veces tienen problemas para guardar archivos PDF debido a la configuración de la impresora o de Automator. Es un poco extraño, pero a menudo activar una impresora virtual puede solucionar el problema.

Seleccione una impresora imaginaria

• Haga clic en el ícono de Apple, luego vaya a Preferencias del sistema > Impresoras y escáneres.
• Pulse el botón + Agregar para crear una nueva impresora.
• Establezca la dirección en 0.0.0.0 en la pestaña IP, elija AirPrint
• A continuación, en “Usar”, haz clic en “Seleccionar software…” y elige una impresora predeterminada (incluso las virtuales).Haz clic en ” Agregar”.
• ¿Mensajes de error esperados? Por supuesto. Simplemente haga clic en Continuar.

Ahora, comprueba si aparece el cuadro de diálogo “Guardar como” del PDF. Si no, es hora de realizar la siguiente corrección.

Habilitar acciones de Automator de terceros

• Abra Automator. Busque “Acciones de Automator de terceros” en el menú.
• Marque la casilla para habilitar acciones de Automator de terceros.
• Pulsa “Aceptar” e intenta exportar tu PDF de nuevo. A veces, estas acciones de terceros se desactivan por defecto debido a problemas de seguridad o permisos de macOS.

Porque, por supuesto, macOS quiere hacer las cosas un poco más complicadas de lo necesario.