14 conseils pour organiser votre boîte de réception Gmail

La gestion de vos e-mails semble être l’une de ces tâches que vous prévoyez toujours d’effectuer lorsque vous en avez le temps, mais qui n’est jamais réellement accomplie. De plus en plus d’e-mails inondent votre boîte de réception, ce qui rend difficile et chronophage la recherche de ce que vous recherchez. En fait, vous passez peut-être plus de temps à rechercher les bons e-mails qu’à les lire.

Cela est vrai même si vous comptez sur Gmail, qui possède plusieurs fonctionnalités intéressantes, telles que des étiquettes et des filtres, pour faciliter la gestion des e-mails. Cependant, nous sommes là pour vous dire qu’organiser votre boîte de réception Gmail est beaucoup plus simple que vous ne le pensez et offre plusieurs avantages, tels qu’une meilleure gestion du temps, une productivité améliorée et une communication améliorée.

Et ces avantages peuvent à leur tour contribuer à atténuer votre stress causé par une boîte de réception surchargée. Suivez simplement les conseils que nous avons partagés dans cet article et vous disposerez bientôt d’une boîte de réception Gmail plus propre et plus facile à utiliser, ainsi que d’une totale tranquillité d’esprit.

Assurez-vous que les e-mails pertinents apparaissent en haut

Une boîte de réception remplie d’e-mails peut être difficile à naviguer et rendre la recherche des informations dont vous avez besoin assez difficile. Pour éviter cela, assurez-vous que vos e-mails pertinents apparaissent en haut. Vous pouvez le faire en utilisant les fonctionnalités intégrées à Gmail.

Par défaut, Gmail vous propose cinq options pour organiser vos e-mails : important d’abord, non lu d’abord, suivi d’abord, boîte de réception prioritaire et boîtes de réception multiples. Pour modifier les e-mails qui apparaissent en premier, procédez comme suit.

Cliquez sur l’icône d’engrenage dans le coin supérieur droit de votre boîte de réception Gmail, puis sur le bouton « Voir tous les paramètres ».

Lorsque la page principale des paramètres s’ouvre, passez à l’onglet « Boîte de réception ». Ensuite, sélectionnez votre boîte de réception préférée dans l’option « Type de boîte de réception ».

Sélectionnez l’option « Important en premier » pour permettre à Gmail de vous montrer les e-mails qu’il considère comme les plus importants. Vous pouvez également choisir d’afficher en premier les messages non lus ou favoris. Vous pouvez également le définir sur Boîte de réception prioritaire, ce qui permet à Gmail de savoir avec quels e-mails vous interagissez le plus fréquemment afin de pouvoir les afficher en haut.

Personnalisez l’affichage de votre boîte de réception

Avec Gmail, vous pouvez personnaliser votre boîte de réception de différentes manières. Par exemple, vous pouvez choisir la manière dont les e-mails apparaissent.

Cliquez sur l’icône d’engrenage pour ouvrir le panneau Paramètres.
Choisissez entre les vues Par défaut, Confortable et Compacte. L’option Par défaut affiche le nom de l’expéditeur et le type de pièce jointe sous l’objet. Vous pouvez ouvrir les pièces jointes directement depuis votre boîte de réception avec cette vue.

L’option Confortable vous permet de savoir que les pièces jointes sont présentes à l’aide d’une icône en forme de trombone mais ne vous permet pas d’ouvrir directement les pièces jointes. Enfin, l’option Compact vous permet d’afficher plus de messages électroniques à l’écran.

Utilisez le bouton spam

Grâce à l’intelligence artificielle, Gmail détermine automatiquement les e-mails indésirables et les spams, les empêchant ainsi d’arriver dans votre boîte de réception. Cela dit, il arrive parfois que des courriers indésirables parviennent toujours à votre boîte de réception, ce qui vous encombre et vous empêche de localiser les informations dont vous avez besoin.

Cela peut se produire lorsque Gmail ne parvient pas à reconnaître ces e-mails comme spam. La solution dans ce cas est de marquer ces e-mails comme spam à l’aide du bouton fourni.

Cliquez sur la case à côté de l’e-mail que vous souhaitez marquer comme spam pour sélectionner le message.

Cela vous montrera quelques boutons en haut. Cliquez sur le bouton qui apparaît sous la forme d’un point d’exclamation dans un cercle pour marquer l’e-mail comme spam.

Désormais, Gmail enverra automatiquement tous les e-mails similaires de l’expéditeur vers le dossier spam, ce qui vous aidera à garder votre boîte de réception propre. Alternativement, si vous considérez un e-mail utile mais qu’il a été marqué comme spam par Gmail, vous pouvez également l’informer qu’il ne s’agit pas de spam.

Utiliser des filtres

Avoir beaucoup d’e-mails signifie qu’il ne vous sera pas possible de tous les trier manuellement et de décider lesquels sont utiles. Heureusement, avec les filtres, vous n’êtes pas obligé de le faire. Vous pouvez simplement indiquer à Gmail quels e-mails vous souhaitez dans une catégorie spécifique en créant des filtres pour eux.

Pour créer un filtre, allez dans les paramètres de Gmail et cliquez sur l’onglet « Filtres et adresses bloquées ».

Ensuite, cliquez sur « Créer un nouveau filtre ».

Gmail vous permettra de choisir ce que fera ce filtre. Vous pouvez choisir les e-mails provenant de personnes spécifiques ou contenant des mots spécifiques, la taille des e-mails et même s’ils contiennent des pièces jointes. Il peut envoyer directement des e-mails aux archives sans accéder à votre boîte de réception, ou marquer automatiquement les e-mails comme lus.

Vous pouvez créer différents filtres pour vos e-mails afin de garantir que seuls les e-mails pertinents arrivent dans votre boîte de réception, ce qui facilite leur visualisation lorsque vous en avez besoin sans perdre de temps.

Débarrassez-vous des onglets inutilisés

Par défaut, Gmail propose cinq onglets dans lesquels il classe vos e-mails. Ceux-ci incluent les onglets principal, social, forums, mises à jour et promotions. Gmail place automatiquement différents e-mails sous des onglets appropriés, contribuant ainsi à réduire l’encombrement causé par les newsletters, les e-mails promotionnels et autres.

Cependant, tout le monde n’a pas besoin des cinq onglets, auquel cas les onglets supplémentaires ne font qu’ajouter à l’encombrement. Dans de telles situations, vous pouvez désactiver les onglets que vous n’utilisez pas en accédant aux paramètres de Gmail.

Sur la page Paramètres, cliquez sur l’onglet « Libellés » et faites défiler jusqu’à la section « Catégories ».
Ici, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer les onglets de catégories selon vos besoins en cliquant sur les boutons respectifs.

Avoir moins d’onglets facilitera également la vérification plus fréquente de vos e-mails, afin que vous puissiez supprimer ceux dont vous n’avez pas besoin.

Archiver les e-mails

Vous disposez de deux options pour supprimer les e-mails avec lesquels vous n’interagissez plus. La première consiste à les supprimer, ce qui les déplace vers le dossier « Corbeille » d’où ils sont définitivement supprimés après 30 jours. La deuxième option consiste à les archiver, ce qui les déplace vers le dossier « Archive ».

L’archivage des e-mails signifie qu’ils sont supprimés de votre boîte de réception mais pas supprimés. Vous pouvez toujours les rechercher si vous en avez besoin et les trouverez sous l’onglet « Tous les messages ». L’archivage vous aide à stocker les e-mails dont vous n’avez peut-être pas besoin actuellement, sans leur permettre de créer de l’encombrement dans votre boîte de réception.

Pour archiver un e-mail, survolez-le simplement et vous verrez le bouton d’archivage à sa droite. Cliquez dessus pour l’archiver.

Alternativement, cliquez sur les trois points en haut à droite et vous obtiendrez différentes options qui vous permettront d’organiser vos e-mails.

Cliquez sur « Archiver tous les éléments visibles » pour archiver tous les e-mails dans votre boîte de réception Gmail.

Vous pouvez même sélectionner les e-mails d’expéditeurs spécifiques et les archiver en masse, libérant ainsi rapidement de l’espace dans votre boîte de réception.

Activer les notifications sur le bureau

Vous souhaitez suivre les e-mails au fur et à mesure qu’ils arrivent afin de pouvoir immédiatement prendre les mesures nécessaires ? Si tel est le cas, envisagez d’activer les notifications du bureau Gmail. Cette fonctionnalité vous permet de savoir chaque fois qu’un e-mail arrive dans votre boîte de réception, vous permettant ainsi de gérer les e-mails en temps réel.

Pour activer les notifications sur le bureau, ouvrez la page des paramètres Gmail et faites défiler jusqu’à l’option « Notifications sur le bureau » dans l’onglet « Général ».

Ici, vous pouvez choisir d’activer les notifications pour tous les e-mails ou uniquement pour les plus importants. Vous pouvez même personnaliser les sons des notifications par e-mail à partir d’ici. Une fois que vous avez terminé, faites défiler vers le bas et enregistrez vos modifications.

Pour profiter pleinement des notifications du bureau de Gmail, vous devrez également activer les notifications du navigateur, si elles sont désactivées. Une fois que vous l’avez activé, vous pouvez lire, supprimer, archiver ou répondre aux e-mails dès qu’ils arrivent dans votre boîte de réception.

Mettre en sourdine les conversations par courrier électronique

Vous pouvez souvent vous retrouver dans des conversations par courrier électronique qui ne vous impliquent pas nécessairement, ou dans celles que vous ne trouvez pas très importantes pour le moment. Bien que vous puissiez toujours partir, une autre option consiste à désactiver le fil de conversation, empêchant ainsi les mises à jour d’apparaître constamment et de vous distraire.

La mise en sourdine des conversations empêchera l’apparition de nouveaux messages, mais ils vous parviendront toujours. Vous pouvez les retrouver dans les archives. Cela signifie que si vous le souhaitez, vous pouvez toujours les consulter plus tard ou rechercher un e-mail spécifique en cas de besoin.

Pour désactiver un fil de conversation, cliquez sur la case à cocher à gauche du fil de discussion que vous souhaitez désactiver pour le sélectionner, puis cliquez sur les trois points en haut.

Le menu déroulant qui apparaît contiendra l’option muet ; cliquez dessus pour couper le son de la conversation.

Tout nouveau message dans la conversation n’apparaîtra pas dans votre boîte de réception et sera directement envoyé aux archives. Vous pouvez facilement localiser les messages mis en sourdine en tapant is:muteddans la barre de recherche.

E-mails importants en étoile

Gmail fait un très bon travail en déterminant quels e-mails pourraient être importants pour vous et en ajoutant un « marqueur d’importance » jaune à côté d’eux. Cependant, il arrive encore parfois qu’il ne parvienne pas à le faire correctement. Heureusement, vous pouvez toujours lui faire savoir quels e-mails sont importants en les mettant en vedette.

Alors que Gmail ajoute des marqueurs d’importance à des fils de discussion entiers, vous pouvez ajouter des étoiles à des e-mails individuels dans un fil de discussion. Cela vous aidera à rechercher des e-mails spécifiques plus rapidement et avec un minimum de tracas.

Pour ajouter une étoile, cliquez simplement sur l’icône étoile à côté d’un e-mail dans votre boîte de réception Gmail.

Une fois que vous avez terminé avec un fil de discussion, vous pouvez supprimer l’étoile en cliquant à nouveau sur l’icône en forme d’étoile.

Au fur et à mesure que vous ajoutez et supprimez des étoiles, Gmail détectera mieux les messages qui sont importants pour vous. Vous pouvez accéder à tous vos e-mails favoris à partir de l’option « Favoris » dans le panneau de gauche de votre boîte de réception.

Utilisez des étiquettes pour organiser vos e-mails

Gmail utilise des étiquettes pour séparer les e-mails en différentes catégories, telles que Boîte de réception, Corbeille et Brouillons. Il vous permet également de créer vos propres étiquettes et vous pouvez même ajouter plusieurs étiquettes à un message électronique. Les étiquettes fonctionnent comme des balises, ce qui vous permet de trouver facilement le bon message, et vous pouvez même imbriquer des étiquettes comme des sous-dossiers.

Une étiquette peut comporter 225 caractères et peut être codée par couleur pour une meilleure visibilité. Et vous pouvez configurer Gmail pour qu’il ajoute automatiquement des étiquettes aux e-mails à leur arrivée.

Pour créer un libellé, faites défiler vers le bas sur le côté gauche de votre boîte de réception Gmail jusqu’à ce que vous arriviez à la section « Libellés ». Cliquez sur l’icône ‘+’ pour créer une nouvelle étiquette.

Dans la zone qui apparaît, vous pouvez choisir le nom de l’étiquette et si vous souhaitez l’imbriquer sous les étiquettes existantes. Cliquez sur le bouton « Créer » pour créer l’étiquette.

L’utilisation d’étiquettes peut faciliter l’organisation de votre boîte de réception Gmail, mais elles doivent être utilisées de manière stratégique. Bien que vous puissiez créer de nombreuses étiquettes, un trop grand nombre d’étiquettes entraînera le même problème. Il est donc crucial de trouver le bon équilibre. Vous pouvez également compter sur des applications tierces qui vous aident à ajouter des étiquettes sous forme d’onglets pour un accès facile.

Essayez plusieurs boîtes de réception

Gmail dispose d’une fonctionnalité appelée Plusieurs boîtes de réception, qui vous permet de gérer plusieurs comptes Gmail via une boîte de réception unifiée. Puisqu’il n’y a pas de limite au nombre de comptes Gmail que vous pouvez créer, vous pouvez avoir des comptes séparés pour la maison et le travail et les gérer avec plusieurs boîtes de réception.

Pour activer plusieurs boîtes de réception, ouvrez votre Gmail et cliquez sur l’icône d’engrenage pour accéder aux paramètres.
Faites défiler jusqu’à la section « Type de boîte de réception » et cliquez sur l’option « Boîtes de réception multiples ». L’activation de cette option vous permettra de créer plusieurs volets pour différentes catégories d’e-mails, telles que le sujet, le type, l’expéditeur, etc.

Vous pouvez également choisir des e-mails spécifiques à afficher dans une boîte aux lettres différente et configurer chaque section en fonction de vos priorités. La fonctionnalité Boîtes de réception multiples permet de fournir une vue plus claire des différentes catégories de courrier électronique, offrant ainsi une expérience utilisateur plus rapide.

Activer les nudges dans Gmail

Si vous recevez beaucoup de spams, il est probable que vous en ayez manqué quelques-uns importants lorsque vous essayez d’éviter le spam. La fonctionnalité Nudge de Gmail peut vous aider dans de tels cas en vous rappelant les messages électroniques importants qui nécessitent votre attention. Il fonctionne sur un algorithme qui place les e-mails nécessitant une réponse de votre part ou de celle de l’autre partie en haut de votre boîte de réception.

Cette fonctionnalité peut être très pratique si vous avez besoin d’un rappel concernant l’envoi de réponses ou d’e-mails de suivi.

Pour activer les Nudges, accédez aux paramètres de Gmail et faites défiler vers le bas dans l’onglet « Général » jusqu’à atteindre la section « Nudges ».
Cliquez sur la case à cocher pour activer les Nudges pour les e-mails nécessitant des réponses et des suggestions de suivi.

Une fois que vous avez activé Nudges, Gmail placera automatiquement les e-mails nécessitant une réponse en haut de votre boîte de réception. Il vous proposera des e-mails auxquels vous avez peut-être oublié de répondre, ainsi que ceux qui nécessitent l’envoi d’un e-mail de suivi. Ainsi, vous pouvez traiter rapidement les messages électroniques selon vos besoins, au lieu de les laisser s’accumuler dans votre boîte de réception.

Utilisez des hashtags dans Gmail

Comme nous l’avons expliqué ci-dessus, vous pouvez créer des étiquettes pour organiser et gérer facilement vos e-mails. Cependant, si vous souhaitez aller plus loin, vous pouvez également utiliser des hashtags lors de la rédaction d’e-mails, puis les utiliser pour rechercher facilement des e-mails spécifiques dans votre boîte de réception.

Par exemple, vous pouvez envoyer un e-mail à un client concernant un projet et utiliser les hashtags #follow-up, #project-details, #name-of-the-project, etc. à la fin du message.

Désormais, la recherche d’e-mails limités à ce sujet nécessite uniquement de rechercher ces hashtags dans le champ de recherche.

Lorsque vous saisissez les hashtags dans la zone de recherche, tous les e-mails contenant ces hashtags apparaîtront dans les résultats de la recherche. Vous n’avez plus besoin de trier manuellement des tonnes d’e-mails pour accéder à celui dont vous avez besoin.

Créer plusieurs alias Gmail

Vous pouvez créer plusieurs versions de votre adresse e-mail dans Gmail à l’aide du signe « + » et de différentes combinaisons de chiffres et de mots. Cela vous permettra de filtrer les e-mails de différents expéditeurs, vous aidant ainsi à garder votre boîte de réception propre et sans encombrement. Assurez-vous simplement de créer des alias uniques lors de votre inscription.

L’ajout de « +any.alias » à votre adresse e-mail permettra aux e-mails d’atteindre votre boîte de réception. Par exemple, si votre e-mail est johndoe@gmail.com, vous pouvez en créer différentes versions, telles que johndoe+friends@gmail.com ou johndoe+work@gmail.com.

Et vous pouvez simplement filtrer les e-mails et trier les messages importants du courrier indésirable. Vous pouvez partager une adresse e-mail spécifique contenant le signe « + » avec des personnes telles que des contacts proches pour vous assurer que ces messages parviennent à votre boîte de réception prioritaire.

C’est une bonne idée de rendre vos alias de messagerie explicites afin que vous vous souveniez du but pour lequel vous les avez créés. Cette astuce est également utile pour gérer des éléments tels que les abonnements connectés à votre compte, car vous pouvez créer un groupe spécifique pour chaque alias.

Les conseils que nous avons partagés ici peuvent vous aider à organiser votre boîte de réception Gmail rapidement et facilement, rendant ainsi la gestion des e-mails un jeu d’enfant. Presque chacun d’entre eux est facile à essayer et à mettre en œuvre et ne prend que quelques secondes. Et vous pouvez même en essayer quelques-unes lorsque vous utilisez Gmail sur des appareils mobiles.

Si vous recherchez plus d’options pouvant faciliter l’organisation de votre boîte de réception Gmail, il existe plusieurs extensions et modules complémentaires de navigateur qui pourraient valoir la peine d’être vérifiés, comme celui ci-dessous.