Incorporare i font in Word è una di quelle piccole operazioni che sembrano semplici ma a volte possono rivelarsi sorprendentemente complicate. Se il documento appare perfetto sullo schermo ma improvvisamente cambia font o appare strano quando viene aperto su un altro computer, probabilmente è perché i font non sono stati incorporati correttamente. Un po’ fastidioso, soprattutto quando si condivide un report o un documento con un design complesso in cui la scelta dei font è fondamentale. Farlo bene significa che il layout rimane intatto, indipendentemente da dove viene aperto: potrebbe sembrare una piccola vittoria, ma ne vale la pena. Inoltre, è per lo più facile, bastano poche impostazioni da attivare, ma a volte Word si comporta in modo strano con determinati font o configurazioni. Questa guida illustra i passaggi per incorporare i font in modo che i file non perdano il loro stile durante il trasferimento e, a dire il vero, è una buona abitudine da adottare se si prende sul serio la formattazione.
Come incorporare i caratteri in Word
Questa procedura è utile se si utilizzano font personalizzati o si desidera semplicemente un aspetto coerente ovunque venga salvato il file.È particolarmente utile quando si condivide il file con persone che potrebbero non aver installato i font o quando si inviano documenti professionali. Una volta completato, si noterà che aprendo il file su un altro PC o persino su un sistema operativo diverso, tutto dovrebbe apparire come dovrebbe essere: nessuna sostituzione di font, nessuna sorpresa. Aspettatevi un piccolo aumento delle dimensioni del file, ma è un piccolo prezzo da pagare per la coerenza visiva. Non so perché, ma a volte l’incorporamento dei font si rifiuta semplicemente di funzionare su alcuni font o versioni di Word senza un minimo di risoluzione dei problemi. Non preoccupatevi, di solito è solo una questione di impostazioni.
Apri il tuo documento Word
Per prima cosa, apri il documento su cui stai lavorando. Assicurati di lavorare sulla versione finale, perché incorporare i font dopo aver apportato diverse modifiche può essere un problema: a volte si crea un pasticcio o bisogna rifare tutto da capo. In alcune configurazioni, i font vengono incorporati correttamente la prima volta, ma in altre potrebbe essere necessario riavviare Word o persino il PC per far sì che tutto funzioni correttamente. Quindi, se preferisci, salva un backup prima di modificare le impostazioni.
Vai a Opzioni — Trovare le Impostazioni
Vai al menu: File > Opzioni. Da lì, fai clic su Salva. Sì, punto strano, perché penseresti che l’incorporamento dei caratteri si trovi nella sezione “Caratteri” o nelle opzioni avanzate…no, è proprio nella scheda Salva. Questo perché Word considera l’incorporamento dei caratteri come una funzionalità correlata al salvataggio, il che ha senso una volta capito come funziona.
Accedi alle impostazioni di salvataggio avanzate
Nelle opzioni di salvataggio, scorri verso il basso (o semplicemente guardati intorno) per trovare una casella di controllo denominata Incorpora font nel file. Selezionandola, Word includerà i font all’interno del file del documento.È facile non notarla se si è frettolosi e a volte è deselezionata per impostazione predefinita, quindi controlla attentamente che i font non vengano visualizzati correttamente su altri computer. Selezionandola, a seconda delle tue esigenze, puoi anche scegliere di incorporare solo i caratteri utilizzati (ideale per file di piccole dimensioni) o di escludere i font di sistema più comuni. Questo aiuta a evitare che le dimensioni del file aumentino, soprattutto se si incorporano una dozzina di font personalizzati.
Configura le opzioni di incorporamento: riduci il trambusto
Se desideri un file più snello, seleziona ” Incorpora solo i caratteri utilizzati nel documento”. In questo modo, vengono salvati solo i glifi effettivamente utilizzati: in alcuni progetti, questo può ridurre notevolmente le dimensioni del file, soprattutto con grandi famiglie di caratteri. Inoltre, seleziona ” Non incorporare i caratteri di sistema comuni” per evitare inutili sovraccarichi. A volte Word tenta di incorporare tutto, il che può rendere il file di grandi dimensioni, il che non è efficiente se lo si condivide via e-mail o lo si carica da qualche parte.
Controlli finali e salvataggio
Una volta impostato, salva il documento. Se possibile, provalo su un altro computer, giusto per verificare che i font rimangano al loro posto. Tieni presente che a volte alcuni font hanno restrizioni che impediscono l’incorporamento, oppure non si comportano come previsto.È strano, ma accade più spesso del previsto. Se i font continuano a non apparire correttamente, controlla attentamente la licenza e se il font supporta effettivamente l’incorporamento. Perché, naturalmente, Windows e Office possono essere un po’ pignoli con font specifici.
Suggerimenti per incorporare i caratteri in Word
- Prima di incorporare i font, finalizza il documento: dopodiché non potrai più tornare indietro senza ripetere il processo di incorporamento.
- Se possibile, utilizzare caratteri standard e comuni per evitare file di grandi dimensioni o problemi di incorporamento.
- Controlla la licenza dei font: alcuni font gratuiti non consentono l’incorporamento oppure viene visualizzato un avviso sulle restrizioni di licenza.
- Per sicurezza, testa il file finale su un computer diverso, preferibilmente con una versione diversa di Word o addirittura su un sistema operativo diverso.
- Per una condivisione estremamente professionale, converti il tuo documento Word in PDF: in questo modo i caratteri e la formattazione vengono preservati meglio durante la distribuzione.
Diavoli, FAQ
Posso incorporare qualsiasi font nel mio documento Word?
La maggior parte dei font è incorporabile, ma alcuni sono dotati di licenze che lo impediscono o presentano restrizioni. Se si tratta di un font acquistato o gratuito da una fonte attendibile, verificate i dettagli della licenza prima di incorporarlo. A volte, i font non sono progettati per essere incorporati e semplicemente non funzionano correttamente.
L’incorporamento dei font aumenterà le dimensioni del mio file?
Sì, aumenterà le dimensioni, soprattutto se i file dei font sono grandi o se si incorporano tutti i caratteri. Per mantenere le cose gestibili, seleziona “incorpora solo i caratteri utilizzati” ed escludi i font di sistema, se possibile. In una configurazione ha funzionato, in un’altra…non così tanto. In pratica, dipende da quanti font sono presenti e da quanto sono grandi.
I font incorporati rallentano il mio documento?
Non proprio, a meno che non si incorporino font super pesanti o decine di font personalizzati. Potrebbe allungare leggermente i tempi di apertura o salvataggio, ma di solito l’impatto è minimo. Un po’ strano, ma su alcune macchine è trascurabile; su altre, invece, è evidente.
I font incorporati possono essere rimossi in un secondo momento?
Certo. Torna su File > Opzioni > Salva e deseleziona “Incorpora caratteri nel file”. Salva e quei caratteri spariranno. Ma attenzione, se elimini l’incorporamento, il documento potrebbe tornare ai caratteri predefiniti quando viene aperto altrove.
Cosa succede se il font si rifiuta di essere incorporato?
Probabilmente si tratta di una restrizione di licenza o il font non è progettato per essere incorporato. In questo caso, si verificheranno problemi di sostituzione.È consigliabile testare l’incorporamento prima di aggiungere troppi font o condividerli. Se il font non è incorporabile, scegline uno simile o converti il documento in PDF per la condivisione.
Pensieri conclusivi
Incorporare i font non è complicato, ma a volte Word dà problemi con determinati font o impostazioni. In generale, si tratta di trovare la casella di controllo giusta e assicurarsi che i font supportino l’incorporamento. Su un computer è semplicissimo, su un altro…non così tanto. Un po’ di pazienza, qualche prova e il gioco è fatto. Per chiunque desideri un aspetto professionale e coerente su tutti i dispositivi, questo è un passo fondamentale. Speriamo che questo risparmi qualche ora di frustrazione a qualcuno.
Riepilogo
- Apri il documento Word e salva la versione finale.
- Vai su File > Opzioni > Salva.
- Seleziona la casella Incorpora font nel file.
- Decidere se incorporare solo i caratteri utilizzati ed escludere i font comuni.
- Salvare il documento e, se possibile, testarlo su un altro computer.
Incartare
Incorporare correttamente i font può essere a volte un’impresa, ma una volta presa la mano, diventa naturale. Ricordatevi di controllare le licenze dei font, di tenere a mente le vostre impostazioni e di fare un breve test prima di condividerli. Se funziona, il vostro documento rimarrà bello e coerente, indipendentemente da dove venga pubblicato. Incrociamo le dita affinché questo aiuti qualcuno a risparmiarsi un po’ di mal di testa.
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