Se la tua casella di posta si è trasformata in un pozzo senza fondo di messaggi, non sei il solo. Tra ricevute, aggiornamenti di lavoro e newsletter da cui giuri di esserti cancellato la settimana scorsa, trovare un’email specifica può sembrare come cercare un ago in un pagliaio. La buona notizia? La ricerca di Apple Mail è in realtà più potente di quanto si creda, ma solo se si conoscono alcuni trucchi. Che tu stia usando un Mac o un iPhone, puoi trovare quello che cerchi abbastanza velocemente se sei un po’ abile con gli strumenti di ricerca. Ecco alcuni strumenti pratici che funzionano davvero.
Inizia dalle basi
Per prima cosa, apri l’app Mail sul tuo Mac o scorri verso il basso nella schermata della posta in arrivo sul tuo iPhone per visualizzare la barra di ricerca. Di solito si trova in alto a destra su Mac, oppure scorrendo verso il basso su iPhone. Digita quello che cerchi: è strano, ma Apple Mail è sorprendentemente bravo a comprendere il linguaggio naturale. Ad esempio, invece di cercare “email da Sarah la settimana scorsa”, puoi semplicemente digitare “email da Sarah la settimana scorsa” o “allegati PDF da Kevin”.
Mentre digiti, Mail tende a suggerire alcuni risultati raggruppati per categorie come Da, A, Oggetto o Allegati. Ed ecco il bello: dà priorità ai “Risultati più popolari”, che di solito sono le email più pertinenti, i messaggi recenti, i contatti VIP o le discussioni importanti. A volte è un po’ strano che funzioni così bene, ma funziona. Su iPhone, è altrettanto semplice: scorri verso il basso nella posta in arrivo, digita e scegli se cercare in tutte le caselle di posta o solo in quella corrente. Ingegnoso, anche se non è sempre perfettamente istantaneo.
Utilizza filtri e operatori di ricerca per un maggiore controllo
Se sei stanco di setacciare un milione di messaggi, aggiungere filtri e operatori booleani ti semplifica notevolmente la vita. Quando inizi a digitare nella barra di ricerca, appariranno delle piccole bolle di filtro blu: cliccaci sopra per aggiungere criteri come “non letto”, “segnalato” o “con allegati”.Puoi anche combinare i termini con semplici operatori come AND, OR e NOT per perfezionare i risultati. Ad esempio, digitando `fattura AND pagato` verranno visualizzate le email contenenti entrambe le parole, il che è utile se hai taggato separatamente cose come “fattura” e “pagato”.
Un trucco interessante: puoi cercare attributi specifici, ad esempio se vuoi messaggi contrassegnati o solo email non lette. Basta digitare `flag: flagged` o `is: unread` nella ricerca. Per ricerche specifiche per data, prova a digitare un intervallo di date, ad esempio 03/01/24..03/31/24. A volte è un po’ aleatorio, a seconda di quanto sono vecchie le email, ma su una configurazione ha funzionato a meraviglia. Su un’altra macchina, si è rifiutato di rilevare quell’intervallo di date, quindi non sorprenderti se dovrai fare qualche esperimento.
Salva le tue ricerche preferite con le caselle di posta intelligenti
Se c’è una ricerca particolare che fai spesso, come trovare tutte le fatture dell’anno scorso, è qui che entrano in gioco le Smart Mailbox. Esegui la ricerca, magari filtrando le email di un determinato mittente o con PDF allegati, quindi clicca sul pulsante Aggiungi casella di posta in cima all’elenco dei messaggi. Assegna un nome, ad esempio “Fatture 2025”, e Mail lo manterrà aggiornato automaticamente con le nuove email che corrispondono ai tuoi criteri. Molto utile se non vuoi ricreare la stessa ricerca più e più volte.
Alcuni suggerimenti per far funzionare tutto senza intoppi
- Utilizza parole chiave specifiche invece di parole vaghe.”Contratto PDF” è sempre meglio di “file”.
- Se i risultati sono strani o mancano elementi, prova a rimuovere determinati filtri e inizia in modo semplice: a volte meno è meglio.
- Tieni presente che per impostazione predefinita Mail non cerca i messaggi crittografati o la posta indesiderata, ma puoi modificare questa impostazione in Mail > Impostazioni > Generali, se necessario.
- E un paio di cose: se la ricerca non rileva qualcosa, assicurati che la tua casella di posta sia completamente sincronizzata: a volte, si tratta più di un problema di sincronizzazione che di ricerca.
Considerazioni finali
Imparare a usare le funzioni di ricerca di Mail è un vero toccasana per la produttività. Una volta che si inizia a capire come filtrare e usare gli operatori, rovistare nella posta in arrivo diventa molto meno faticoso. Certo, non è perfetto – Apple Mail a volte inciampa negli intervalli di date o nei messaggi crittografati – ma nel complesso è molto più affidabile di quanto sembri. Con un po’ di pratica, si può trovare quell’email o quell’allegato inafferrabile in pochissimo tempo.