受信トレイがメッセージの底なし沼と化しているなら、あなただけではありません。領収書、仕事の最新情報、そして先週購読を解除したはずのニュースレターなど、様々なメールが入り乱れ、特定のメールを見つけるのはまるで干し草の山から針を探すような感覚です。しかし、朗報です。Apple Mailの検索機能は、実は多くの人が思っている以上に強力です。ただし、いくつかのコツを知っていればの話ですが。MacでもiPhoneでも、検索ツールを少し使いこなせば、探しているメールをかなり早く見つけることができます。では、実際に役立つ便利な方法をいくつかご紹介します。
基本から始める
まず、Macでメールアプリを開くか、iPhoneの受信トレイ画面を下にスワイプして検索バーを表示します。Macでは通常右上、iPhoneでは下にスワイプするだけで表示されます。検索したい内容を入力します。不思議に思うかもしれませんが、Apple Mailは驚くほど自然言語処理が得意です。例えば、「先週のサラからのメール」を検索する代わりに、「先週のサラからのメール」や「ケビンからのPDF添付ファイル」と入力するだけで済みます。
メールアプリでは、入力中に「差出人」「宛先」「件名」 「添付ファイル」といったカテゴリー別に結果が提案されることが多いです。そして、ここがポイント。「トップヒット」と呼ばれる、関連性の高いメール、最近のもの、VIP連絡先、重要なスレッドなどが優先的に表示されます。こんなにうまく機能するなんて、ちょっと不思議に思うこともありますが、実際に機能しています。iPhoneでも同じように簡単です。受信トレイを下にスワイプして入力し、すべてのメールボックスを検索するか、現在のメールボックスだけを検索するかを選択するだけです。常に完璧に瞬時に動作するとは限りませんが、とても便利です。
フィルターと検索演算子を使用してさらに細かく制御する
膨大な数のメッセージから必要な情報を探すのに疲れたら、フィルターやブール演算子を追加すると作業がずっと楽になります。検索バーに入力を始めると、小さな青いフィルターバブルが表示されます。それをクリックして、「未読」「フラグ付き」「添付ファイルあり」などの条件を追加できます。また、AND、OR、NOTなどの簡単な演算子を使って単語を組み合わせて、結果を絞り込むこともできます。例えば、「請求書 AND 支払済み」と入力すると、両方の単語を含むメールが表示されます。これは、「請求書」と「支払済み」といったタグを別々に付けている場合に便利です。
便利な裏技：フラグ付きメッセージだけ、未読メールだけなど、特定の属性を検索できます。検索欄に「flag: flagged」または「is: unread」と入力するだけです。日付を指定して検索する場合は、03/01/24..03/31/24「」のように日付範囲を指定してみてください。メールの古さによってはうまくいかないこともありますが、ある環境では見事に成功しました。別のマシンでは、その日付範囲が検索されなかったため、多少の試行錯誤が必要になるかもしれません。
スマートメールボックスでよく使う検索を保存
昨年の請求書をすべて探すなど、特定の検索を頻繁に行う場合は、スマートメールボックスが役立ちます。特定の送信者からのメールやPDFが添付されたメールをフィルタリングするなど、検索条件を設定し、メッセージリスト上部の「メールボックスを追加」ボタンをクリックします。「2025年請求書」などの名前を付けると、メールアプリが自動的に条件に一致する新しいメールを追加して更新します。同じ検索を何度も繰り返す手間が省けるので、とても便利です。
スムーズに作業を進めるためのヒント
- 漠然としたキーワードではなく、具体的なキーワードを使いましょう。「契約書 PDF」は「ファイル」よりも断然優れています。
- 結果がおかしかったり、何かが欠けている場合は、特定のフィルターを削除してシンプルに始めてみましょう。少ないほうが良い場合もあります。
- メールはデフォルトでは暗号化されたメッセージや迷惑メールを検索しませんが、必要に応じて「メール」>「設定」>「一般」で変更できます。
- また、いくつか注意点があります。検索で何かが見つからない場合は、メールボックスが完全に同期されていることを確認してください。検索の問題というよりも、同期の不具合である場合があります。
最後に
Mailの検索機能を使いこなせば、生産性は飛躍的に向上します。フィルターの使い方や演算子の使い方を理解すれば、受信トレイを隅々まで探すのがずっと楽になります。もちろん完璧ではありません。Apple Mailは日付範囲や暗号化されたメッセージに引っかかることもありますが、全体的には見た目よりもはるかに信頼性が高いです。少し練習すれば、探しにくいメールや添付ファイルもあっという間に見つけられるようになります。