HPプリンターを使ってスキャンしてメール送信する方法
HPプリンターからスキャンしたデータをメールで直接送信する方法を見つけるのは、複雑な設定画面に悩まされたり、SMTP設定を延々といじったりせずに済むので、本当に頭が痛くなることがあります。内蔵の「スキャンしてメール送信」機能は、SMTPサーバーを手動で設定する必要があるため、設定に途方もない時間がかかるように感じることがよくあります。これはユーザーフレンドリーとは言えません。しかし、もっとシンプルで、しかも十分に機能する方法があります。ファームウェアをアップデートしたり、ネットワークを切り替えたりするたびに設定が変わってしまうのにうんざりしているなら、これは最適です。
一つの方法は、Gmailなどの既存のメールサービスを活用することです。プリンターの内蔵Webサーバー（EWS）のメニューを一つ一つ探してSMTP情報を探す代わりに、Microsoft Outlook経由でメールアカウントに接続すれば、プリンターと通信して自動的にメールを送信してくれます。あるいは、スマートフォンのHP Smartアプリでも同じことができ、スキャンした文書をモバイルから直接メールで送信できます。複雑な設定は一切不要です。どちらの方法も便利ですが、特にプリンターが公式にサポートされていない場合や、設定に何時間も費やすことなく手軽に解決したい場合に便利です。
Windows コンピューターを使用して HP プリンターから電子メールにスキャンする方法は?
Windows PCを使ってスキャン画像を送信しても問題ない場合は、Gmailなどのメールアカウントを設定すると、処理がはるかにスムーズになります。まずはGoogleアカウントを作成しましょう。Googleのアプリパスワード機能は、Outlookなどのサードパーティ製アプリの認証を簡素化します。アカウントを作成したら、Outlook経由でスキャン画像を送信できます。最初は少し戸惑うかもしれませんが、プリンターのネイティブメール設定に煩わされることなく、スムーズに送信できます。設定によっては、アカウント設定後にOutlookの再起動が必要になる場合がありますが、その後はほぼシームレスです。スキャンした文書はほぼ瞬時にメールの受信トレイに届きます。
OutlookにGmailアカウントを追加する
このプロセス全体は、OutlookをGmailアカウントに接続し、スキャナーがOutlook経由でメールを送信できるようにすることです。なぜわざわざ？Googleはアプリパスワードを提供しているからです。これは、2要素認証やセキュリティポリシーによって通常のログインが機能しない場合に特に便利です。まずは、Googleアカウント設定にアクセスしてください。
- 左側の「セキュリティ」タブをクリックします。
- 下にスクロールして「アプリパスワード」を見つけます。クリックしてください。表示されない場合は、アカウントのセキュリティ設定をもう一度ご確認ください。
- ドロップダウンで、アプリとして「メール」 、デバイスとして「Windowsコンピューター」を選択します。 「生成」をクリックします。
- 生成されたアプリ パスワードをコピーします。これはランダムな文字の長い文字列です。
次に、PCのコントロールパネルを開きます。通常はスタートメニュー内にありますので、検索してみてください。 「メール（Microsoft Outlook）」を見つけてクリックしてください。分かりにくい場合は、「ユーザーアカウント」または「メール（Microsoft Outlook）」の下にあるかもしれません。
- 「追加」をクリックして、新しいプロファイルを作成するか、既存のプロファイルを変更します。
- プロファイルに任意の名前を付けて、[OK]をクリックします。
- フォーム フィールドに名前と Gmail のメールアドレス全体を入力します。
- 次に、先ほど生成したアプリ パスワードをパスワード ボックスに貼り付けます。ここでは通常の Google パスワードを使用しないでください。
- 「次へ」をクリックして、Outlook の確認が完了するまで待ちます。
- 完了したら、「完了」をクリックし、「OK」をクリックします。
セットアップが完了すると、PCからOutlook経由でメールを送信できるようになり、プリンターもスキャン画像を送信できるようになります。なぜそうなるのかは分かりませんが、私の経験ではそれなりに安定しています。ただし、すぐに送信できない場合は、再起動すると改善することがあります。あとはドキュメントをスキャンし、HPプリンターアシスタントでPDFまたはJPEG形式でメール送信を選択するだけで、あとはOutlookが面倒な作業をすべてやってくれます。
モバイルを使ってプリンターからスキャンしてメールを送信する方法
外出先では、スマートフォンを使う方が便利かもしれません。HP Smartアプリを使えば簡単です。まず、プリンターのWi-Fi Directをオンにします。タッチスクリーンの設定から、またはWi-Fi Directボタンを押してオンにします。通常、パスワードはWi-Fi設定のどこかに表示され、デフォルトで「12345678」のような数字になっていることが多いです。モバイル端末をそのWi-Fiネットワークに接続します。
HP Smartを開き、プリンターを追加していない場合は追加して、HPアカウントにサインインします。プリンタースキャンボタンをタップし、キャプチャをタップしてドキュメントをスキャンします。スキャン画像を確認したら（必要に応じて回転したり明るくしたりできます）、次へをタップします。共有するには、共有アイコンをタップし、メールの形式とサイズを選択して、Gmailまたはお好みのメールアプリで共有することを選択します。受信者のアドレスを入力し、件名を追加して送信をタップします。とても簡単です。ただし、Wi-Fi Directは不安定な場合があるので、接続に失敗した場合は再接続するか、通常のWi-Fiネットワークを試してください。