Microsoft Teamsで不在通知を有効にする方法

Microsoft Teams の不在時メッセージの処理方法がちょっと変な場合があります。設定してしばらくは問題ないのですが、その後何らかの理由でステータスが動かなくなったり、すべての場所で正しく更新されなかったりします。たとえば、Outlook で無効にしても、Teams では依然として不在として表示されます。すぐに気付かないと非常にイライラします。あるいは、Outlook の設定全体を変更せずに、1 日か 2 日だけ不在時メッセージをすばやく設定したい場合もあります。これらのことは、特にスケジュールが厳しい場合や複数のデバイスを管理している場合は、少し面倒です。幸いなことに、これを設定または無効にして、ステータスが実際に行っていることと一致するようにする方法がいくつかあることです。ほとんどの場合、自動返信と Teams のステータスが適切に同期されていることを確認することですが、場合によっては、もう少し深く調べて修正する必要があります。このチュートリアルでは、Teams で直接不在通知を設定する方法、Outlook で設定する方法、そしてシステムが固執してしまった場合に解除する方法を解説します。もちろん、これらの作業はそれほど難しいものではないのですが、実際は難しいのです。

Microsoft Teams と Outlook で不在通知を修正する方法

Microsoft Teams アプリのプロフィールアイコンの使用

これは、不在であることを伝えたいだけの手軽で簡単な方法です。Windows、Mac、モバイルなど、Teamsが動作するあらゆるデバイスで動作します。Outlookが更新されていない場合や正しく同期されていない場合は、Teams内で直接設定すると便利です。

1. Microsoft Teamsアプリを起動し、必要に応じてログインします。
2. 右上隅にあるプロフィールアイコンをクリックします。
3. 「ステータスメッセージの設定」を選択します。
4. 不在時のカスタムメッセージを入力します。明確で簡潔な、あるいは適切な内容にしましょう。たいていの人は「少し外出中なので、後で返信します」といった感じで済ませます。
5. 「他のユーザーが私にメッセージを送信したときに表示する」ボックスをチェックします。これにより、あなたにメッセージを送信したすべてのユーザーに表示されるようになります。
6. 「ステータスメッセージを消去するまでの時間」ドロップダウンで、このメッセージを表示する時間を選択します。あらかじめ設定された時間を選択するか、 「カスタム」を選択して手動で日付を設定することもできます。

セットアップによっては、これが少し不安定になることがあるため、すぐに表示されない場合は、Teams を再起動するか、ログアウトしてから再度ログインしてみてください。後でスケジュールする予定の場合は、[不在時のスケジュール]オプションも表示される場合があります。ただし、これは個人アカウントではなく、Microsoft 365 にリンクされた職場または学校のアカウントでサインインしている場合のみです。

1. [不在時のスケジュール]を選択します。
2. 自動返信をオンにするをオンに切り替えます。
3. ボックスにメッセージを入力してください。
4. 「一定期間のみ返信を送信する」チェックボックスをオンにして、日付を選択します。
5. オプションで、[組織外に返信を送信する]をオンにして、外部のユーザーがメッセージを受信するかどうかを決定します。
6. 「完了」をクリックします。

Outlookの自動返信機能を使う – 長旅に最適なアプリ

これは、OutlookとTeamsの両方に不在通知を正式にリンクさせるものなので、設定を二度手間にしたくない場合は、この方法が最適です。ただし、特にWeb版やモバイル版を使用している場合、Outlookの動作が遅くなったり、同期がずれたりすることがあります。また、Outlookの返信をオフにした後もTeamsで不在通知が表示される場合は、もう少しトラブルシューティングを行う必要があるサインです。

1. ブラウザを開き、Outlook on the webにアクセスしてログインします。
2. 右上隅の歯車アイコンをクリックして設定を開きます。
3. [メール] > [自動返信]に移動します。
4. 自動返信のトグルをオンに切り替えます。
5. 特定の期間（休暇日など）に返信を送信したい場合は、「次の期間のみ返信を送信する」をチェックして日付を設定します。
6. 組織内のボックスに不在通知メッセージを入力してください。例：「月曜日まで不在です。その時に返信します。」
7. 必要に応じて、「組織外に返信を送信する」を有効にして別のメッセージを送信します。これは、クライアントや外部の連絡先に対して丁寧な対応をしたい場合に役立ちます。
8. 最後に「保存」をクリックします。時々、奇妙な結果になることもあるので、数分後にTeamsに表示されるか確認してください。

Teams または Outlook で不在通知をクリアまたはオフにする方法

Microsoft Teamsで無効化する

自動返信をオフにした後でもチームがまだ不在であるかのように動作する場合、またはメッセージを完全に消去したい場合は、次の操作を行ってください。

1. Microsoft Teams を開きます。
2. プロフィールアイコンをクリックし、現在のステータス メッセージにマウスを置きます。
3. メッセージを削除するには、その横にあるゴミ箱アイコンをクリックします。
4. これにより不在タグがクリアされるはずですが、変更を認識するために Teams の再起動が必要になる場合があります。ご注意ください。

Outlook Webで自動返信をオフにする

したがって、Outlook の自動返信がまだアクティブで、Teams で不在として表示される場合は、次の操作を行ってください。

1. Outlook Webにログインします。
2. 右上の歯車アイコンをクリックします。
3. もう一度、 [メール] > [自動返信]に移動します。
4. 自動返信をオフにします。
5. 保存するのを忘れないでください。そうしないと、バックグラウンドで実行され続けます。