Outlookで送信済みメールを取り消したり編集したりする方法
Outlookでメールを取り消したり再編集したりする方法
メールを送信した後で、「ああ、あの添付ファイルを追加しておけばよかった」「もしかしたら送信が早すぎたかもしれない」と後悔することはよくあることです。しかし、Outlookを使っていて、設定でいくつかの条件(送信者と受信者の両方がExchangeまたはMicrosoft 365を使用しているなど)を満たしていれば、送信済みメッセージをもう一度編集するチャンスがあるかもしれません。そう、Outlookには、ちょっと目立たないけれどとても便利な取り消し機能があります。ただし、正直に言って、これは万能ではありません。特に受信者が既にメールを読んでいたり、反応したりしている場合はなおさらです。それでも、下書きからずっと後に削除したメッセージを送信取り消ししたり編集したりできる数少ない方法の一つです。これは完璧な魔法ではありません。制限があり、うまくいかないこともあります。それでも、正しい方法を理解しておけば、将来の多くの悩みを省くことができます。さらに、事前に要件を知っておけば、取り消しがうまくいかなかったときのフラストレーションを大幅に軽減できます。そこで、ここでは、ちょっとしたコツやヒントも交えて、手順を追って詳しく説明します。
Outlook で電子メールを取り消したり再編集したりするにはどうすればよいですか?
これを正しく実行できるかどうかは、設定と受信者が同じサーバー上にいるかどうかに大きく左右されます。受信者が既にメールを開封している場合や、メールクライアントがリコール機能に対応していない場合は、完全に無効になります。それでも、困った状況であれば試してみる価値はあります。ここでは、様々なデバイスでの動作と注意点について説明します。
PC(Windows)の場合
- Outlookを開き、 「送信済みアイテム」フォルダに移動します。または、フォルダリストで「送信済みメール」をクリックするだけです。どちらの場合も、送信済みメールはここに保存されます。
- 思い出したり編集したりしたいメールを 1 つ見つけたら、ダブルクリックして専用のウィンドウで開きます。閲覧ウィンドウでプレビューするだけでは不十分です。
- 左上のメニューの「ファイル」に移動し、 「情報」をクリックします。そこにメッセージに関連するオプションが表示されます。
- 「メッセージの再送信と取り消し」をクリックします。オプションが表示された小さなウィンドウがポップアップ表示されます。
- 「このメッセージを取り消す」をクリックします。ここで魔法(あるいは魔法を狙う)が起こります。
- 次の 2 つの選択肢が表示されます。
- 誰かが読む前にメッセージを削除したい場合、このメッセージの未読コピーを削除します。
- 未読のコピーを削除し、新しいメッセージに置き換えます。これにより、修正したバージョンを編集して再送信できます。添付ファイルを忘れたり、タイプミスをしたりした場合などに便利です。
- 気分に合ったものを選んでください。差し替える場合は、今すぐメールを編集して「送信」をクリックしてください。
- 「リコールが成功したか失敗したか通知する」にチェックを入れてください。そうすることで、計画が成功したかどうかの通知を受け取ることができます。
- 「OK」をクリックして、最善の結果を期待します。
注:場合によっては、リコールがうまくいったかどうかがすぐにはわからない、または奇妙な遅延が発生することがあります。設定によってはうまくいかないこともあるので、期待しすぎないでください。また、この方法は受信者がまだメールを開いておらず、同じExchangeまたはMicrosoft 365環境にいる場合にのみ機能します。
モバイル(iOS & Android)
- 左上のOutlookアイコンをタップし、 「送信済み」フォルダに移動します。モバイルでは目的のメールを見つけるのが少し難しい場合もありますが、必ず見つかります。
- 取り消したいメールを 2 回タップして開きます (一部の携帯電話では、最初に長押しする必要がある場合があります)。
- メッセージ ビューで、3 つのドット (通常は右上) をタップして、その他のアクションにアクセスします。
- 「このメッセージを取り消す」を選択します(利用可能な場合)。すべてのモバイル版が取り消しに対応しているわけではないため、うまく機能しない可能性があります。
- 「このメッセージの未読コピーを削除」または「削除して新しいメッセージに置き換え」のいずれかを選択します。編集する場合は、後者のオプションを選択して新しいメールを作成してください。
- 「リコールが成功または失敗した場合に通知する」をオンにして、事前に通知を受けるようにしてください。
- リコールを送信するには、[OK]をタップします。
注:モバイル端末でのリコール対応は不安定です。リコールが表示されない場合は、訂正または謝罪を記載した簡単なフォローアップメールを送信するのが最善策です。
Macの場合(macOS版Outlook)
問題はこれです。Mac版Outlookは、Windowsのように取り消し機能に対応していないのがかなり残念です。いくつかの限定的なオプションが表示されるかもしれませんが、本当に一番の「裏技」は「送信取り消し」です。そう、これは取り消しではなく、送信ボタンを押してから数秒後にメッセージを元に戻せるウィンドウです。
- 送信を押した直後、画面下部に「元に戻す」という小さなプロンプトが表示されます。通常は数秒で消えますが、デフォルトでは10秒に設定されています。この時間は調整可能です。
- 「元に戻す」をクリックすると、すぐにメールが取り消されます。その後、編集または破棄できます。
元に戻すウィンドウを長く設定したい場合(たとえば、最大 20 秒)は、次の操作を行います。
- Outlook を開き、[環境設定]に移動します。
- 「作成」をクリックします。
- 「送信取り消しの遅延」 (または同様の設定)を見つけます。ここでは、送信ボタンを押してから実際に送信するまでのOutlookの待機時間を設定できます。
注:厳密にはリコールではありませんが、Macではほぼリコールに近い状態です。また、リコールの期間はそれほど長くありませんので、お早めにお手続きください。
受信者のメールがリコール対象かどうかを確認する方法
ちょっと奇妙に聞こえるかもしれませんが、メールを取り消す前に、それが本当に可能かどうか確認しておくと良いでしょう。基本的に、受信者は同じサーバーまたは組織に属しており、そのアカウントが取り消しに対応している必要があります。確認方法は以下の通りです。
Windowsの場合
- Outlook で[ファイル]をクリックし、 [アカウント設定]に移動して、もう一度[アカウント設定]をクリックします。
- 該当するメールアカウントを選択し、「種類」列を確認します。 「Microsoft Exchange」と表示されているはずです。
- Exchange ベース (IMAP、POP、MAPI など) でない場合は、リコールの可能性が大幅に低下します。
Macの場合
- Outlookをクリックし、次に環境設定をクリックして、アカウントに移動します。
- 呼び戻そうとしているアカウントを選択します。
- アカウント名の下のラベルを確認してください。リコールの対象となるには、Microsoft Exchangeと表示されている必要があります。
基本的に、Exchange/Microsoft 365 をご利用で、受信者がまだメールを読んでいない場合は、取り消しや編集を実行できる可能性が高くなります。しかし、既に開封済みの場合は、そのチャンスは既に失われています。組織外にいる場合や、他の種類のメールを使用している場合も同様です。
もちろん、Outlook では、必要以上に難しくしなければならない場合もあります。