지메일에서 이메일 답장을 자동화하는 방법

안녕하세요, 답장을 기다리다 메시지가 마치 허공으로 사라진 듯한 답답함을 느껴본 적 있으신가요? 걱정하지 마세요.당신만 그런 게 아닙니다.특히 바쁠 때는 고객과의 소통 관리가 골칫거리일 수 있습니다.다행히 Gmail에는 답장을 자동화해주는 몇 가지 도구가 내장되어 있어 스트레스를 줄이고 잠재 고객까지 확보할 수 있도록 도와줍니다.부재중 알림을 빠르게 보내거나 메시지 내용에 따라 더욱 스마트한 답변을 보내는 등, 이러한 옵션을 활용하면 받은 편지함을 좀 더 효율적으로 관리할 수 있습니다.

자동 응답 설정은 완벽하지 않고 몇 가지 단점이 있습니다.휴가 자동 응답 기능은 간단하지만 발신자당 한 번만 실행되고 고급 필터링 기능은 제공하지 않습니다.특정 질문에 대한 구체적인 답변과 같은 더 세밀한 제어를 위해서는 템플릿과 필터를 활용해야 합니다.핵심은 규칙에 따라 실행되는 미리 작성된 답변을 설정하는 것인데, 다소 복잡할 수 있지만 제대로 설정하면 효과적입니다.

휴가 응답 및 템플릿을 사용하여 Gmail 자동 응답 문제를 해결하는 방법

휴가 자동응답 기능 사용 – 빠른 부재중 메시지 전송에 이상적입니다.

자리를 비울 때 자동 답장을 설정하는 가장 쉬운 방법입니다.조금 특이하게 들릴 수도 있지만, 주로 짧은 기간 동안 사용하기에 적합합니다.모든 수신자에게 동일한 메시지가 전송되며, 해당 기간 동안 답장을 수정해야만 업데이트됩니다.휴가를 가거나 잠시 이메일에서 벗어나고 싶을 때 유용합니다.

• 브라우저에서 Gmail을 엽니다.이미 로그인되어 있으면 좋고, 그렇지 않으면 로그인하세요.
• 오른쪽 상단의 톱니바퀴 아이콘을 클릭한 다음 ‘모든 설정 보기’를 선택하세요.
• ‘일반 ‘ 탭 으로 이동한 다음 ‘휴가 중 자동 응답’ 섹션을 찾아 확인란을 선택하여 활성화하세요.
• 시작 날짜를 선택하고, 선택적으로 종료 날짜도 선택하세요.언제 돌아올지 확실하지 않다면 종료 날짜를 선택 해제해 두세요.그러면 사용자가 직접 해제할 때까지 Gmail에서 해당 날짜를 계속 활성화 상태로 유지합니다.
• “부재중”처럼 명확하고 간단한 제목을 입력하고 메시지를 작성하세요.친근하면서도 전문적인 어조를 유지하되, 간결하게 핵심만 전달하세요.
• 원하시면 연락처에 있는 사람이나 (업무 관련인 경우) 같은 도메인에 속한 사람에게만 답장을 보내도록 체크박스를 선택하세요.이렇게 하면 스팸 답장을 줄이는 데 도움이 됩니다.
• 마지막으로 ‘변경 사항 저장’을 클릭하세요.그러면 Gmail에서 지정한 기간 동안 수신 이메일에 자동 응답을 보냅니다.기간이 끝나기 전에 자동 응답을 중지하려면 설정으로 돌아가서 ‘ 지금 종료’를 클릭하면 됩니다.

한 가지 유의할 점은 스팸 메일과 구독 메일은 이 조치의 영향을 받지 않으므로 답장을 받지 못한다는 것입니다.이는 때로는 다행일 수도 있고, 때로는 불편할 수도 있습니다.

미리 작성된 답변 및 필터 사용 – 더 세밀한 제어와 맞춤형 답변에 유용합니다.

이 방법은 다소 복잡하지만, 발신자의 질문에 따라 구체적인 답변을 작성할 수 있는 강력한 기능을 제공합니다.먼저 템플릿을 활성화한 다음, 다양한 시나리오에 맞는 여러 답변을 생성해야 합니다.초기 설정이 다소 번거롭지만, 일단 설정이 완료되면 단순한 휴가 답장보다 훨씬 효율적으로 답변을 자동화할 수 있습니다.

• Gmail을 열고 톱니바퀴 아이콘을 클릭한 다음 ‘ 모든 설정 보기’를 선택하세요.
• 고급 탭 으로 이동합니다.템플릿을 찾아서 활성화를 클릭합니다.변경 사항 저장을 클릭하는 것을 잊지 마세요.
• 새 이메일을 작성하기 시작하세요.”영업시간 문의해 주셔서 감사합니다.” 또는 “저희 가격은 ~부터 시작합니다.”와 같이 원하는 답장을 작성하세요.
• 점 세 개 아이콘( 더보기 )을 클릭한 다음 템플릿 > 초안을 템플릿으로 저장 > 새 템플릿으로 저장을 선택합니다.
• 템플릿의 용도를 기억하기 쉽도록 이름을 명확하게 지정한 다음 저장하세요.
• 작성 창을 닫은 다음 검색창으로 이동하여 필터 아이콘을 클릭합니다.
• 일반적인 내용을 기준으로 필터를 만드세요.예를 들어 “가격”이라는 단어가 포함된 이메일이나 특정 발신자 이메일 등을 필터링할 수 있습니다.
• 필터 설정이 완료되면 ‘템플릿 보내기’ 확인란을 선택 하고 이전에 저장해 둔 적절한 미리 작성된 답변을 선택하세요.
• ‘필터 만들기’를 클릭하면 이제부터 관련 이메일이 자동 답장을 트리거합니다.

이 설정은 특정 상황에 적용되므로 답변이 더욱 적절해집니다.처음에는 약간의 작업이 더 필요하지만, 어떤 환경에서는 완벽하게 작동했고, 다른 환경에서는 여전히 다소 까다로웠습니다. Gmail 필터는 100% 완벽하지 않으므로 약간의 조정이 필요할 수 있습니다.

어쨌든, 이러한 도구들은 제대로 설정해 놓으면 많은 골칫거리를 해결해 줄 수 있습니다.다만, Gmail이 모든 것을 완벽하게 처리하는 것은 아니므로 최상의 결과를 얻으려면 약간의 조정을 거치거나 여러 방법을 조합해야 할 수도 있다는 점을 명심하세요.