팀즈 회의 초대장을 효과적으로 보내는 방법

팀즈 회의에 사람들을 초대하는 것은 항상 쉬운 일은 아닙니다.특히 즉석에서 회의를 진행하거나 외부인을 초대하려는 경우에는 더욱 그렇습니다.회의 중에 갑자기 누군가를 초대하는 것을 잊었다는 사실을 깨닫거나, 채팅으로 간단한 링크를 보내려다 누락될까 봐 걱정하는 경우도 있습니다.회의 일정을 잡거나, 회의 중이거나, 단순히 초대 링크를 공유하는 등 상황에 따라 옵션이 달라져서 과정이 다소 복잡해 보일 수 있습니다.하지만 시행착오(그리고 약간의 좌절) 끝에, 어디를 봐야 하고 어떤 명령어를 사용해야 하는지 알게 되면 훨씬 쉬워집니다.

팀즈 회의 초대 보내는 방법 — 다양한 방법으로 참석자들에게 회의 소식을 알리세요

회의 시작 전에 팀즈 회의 초대장을 보내세요

가장 일반적인 방법은 당연히 미리 일정을 잡는 것입니다.초대 대상을 확정했다면 Teams 캘린더를 열고 회의를 설정한 다음, 초대하고 싶은 사람들의 이메일 주소나 전화번호를 입력하면 됩니다.이렇게 하면 Teams에서 ‘저장’ 버튼을 클릭하는 즉시 초대장을 자동으로 발송하기 때문에 편리합니다.단, 초대 대상이 조직 구성원이 아닌 경우 참석자 목록에 해당 사용자의 이메일 주소나 전화번호를 추가해야 합니다.간단한 절차이지만, 조직 정책에서 도메인 외부로 초대장을 발송하는 것을 허용하는지 확인하는 것도 중요합니다.

일부 환경, 특히 외부 연락처의 경우 Teams에서 처음 초대장을 보낼 때 오류가 발생할 수 있습니다.때로는 바로 전송되지 않을 수도 있습니다.이런 경우에는 앱을 다시 시작하거나 (있는 경우) 다시 보내기 버튼을 누르면 문제가 해결됩니다.초대장을 보내면 일반적인 캘린더 초대 이메일이 전송됩니다.이메일에는 회의 링크, 날짜, 시간 및 안내 사항이 포함됩니다. Gmail이나 Outlook에서는 다른 캘린더 초대장처럼 깔끔하게 표시됩니다.

진행 중인 회의 중에 팀즈 초대 보내기

실시간 회의 중에 누군가를 초대하는 것을 잊었거나, 예상치 못한 사람이 갑자기 참여한 경우, 회의 내에서 바로 새로운 사람을 초대할 수 있습니다.팀즈 상단 메뉴에서 사람 아이콘(일반적으로 더하기 기호가 있는 작은 사람 모양)을 클릭하세요.참석자가 같은 조직 구성원인 경우 이름을 입력하고 선택합니다.외부 참석자인 경우 초대 공유 또는 링크 복사를 선택하세요.초대 링크를 복사하여 이메일, 채팅 또는 원하는 곳에 붙여넣을 수 있습니다.초대 링크만으로는 작동하지 않는 경우가 있으므로, 초대 링크와 함께 상황을 설명하는 이메일을 보내면 혼란을 방지하는 데 도움이 됩니다.

팁: 이메일로 공유를 클릭하거나, 캘린더 보기에서 회의를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 링크 복사를 선택할 수도 있습니다.이 링크를 메시지 플랫폼이나 이메일에 붙여넣어 해당 참석자들을 회의에 초대할 수 있습니다.

즉흥적인 통화를 위해 Meet Now를 사용하세요.

회의 일정을 잡을 시간이 없다면 지금 회의 시작 기능이 최고의 선택입니다.이 기능을 사용하면 즉시 회의가 시작되고 공유할 수 있는 링크가 생성됩니다. Teams를 열고 왼쪽의 캘린더를 클릭한 다음 지금 회의 시작 > 공유할 링크 받기를 클릭하세요.링크를 복사하거나 이메일로 공유를 클릭하여 전송할 수 있습니다.이렇게 하면 기다릴 필요도 없고 번거로움도 없이 즉시 연결할 수 있어, 특히 간단한 확인이나 긴급 상황에 유용합니다.

채팅 또는 팀즈 채널에서 초대 링크 공유

이메일이나 캘린더 초대장이 묻힐까 봐 걱정되시나요? 때로는 채팅으로 간단한 링크를 보내는 것이 더 빠를 수 있습니다.캘린더에서 예정된 회의를 찾아 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 링크 복사를 선택하세요.그런 다음 해당 링크를 채팅 메시지, 스레드 또는 팀즈 채널 게시물에 붙여넣기만 하면 됩니다.특히 이미 대화 중인 팀원들에게는 간단하고 효과적인 방법입니다.정식 초대장은 아니지만, 모든 사람이 빠르게 회의에 참여할 수 있도록 해줍니다.

Outlook을 사용하여 Teams 회의 초대 보내기

Outlook이 Teams와 연결되어 있다면(MS 환경을 사용한다면 대부분 연결되어 있을 것입니다), Teams 회의를 예약하는 것은 매우 간단합니다.Outlook > 캘린더로 이동하여 홈 탭 > 새 Teams 회의를 클릭합니다.정보를 입력하고 참가자(이메일 주소)를 추가한 다음 보내기를 클릭합니다. Outlook에서 링크 생성, 캘린더 이벤트 설정, 초대 배포 등 나머지 작업을 모두 처리합니다.참석자 명단에 모든 사람이 있는지 다시 한번 확인하기만 하면 됩니다.

이 기능은 특히 Outlook 인터페이스를 선호하거나 외부 사용자를 한 번에 많이 추가해야 하는 경우에 유용합니다.

이메일이나 다른 플랫폼을 통해 회의 링크를 공유하세요

회의 링크를 수동으로 보내야 하는 경우(예: 급하게 회의 일정을 잡아야 하거나 외부 고객에게 보내야 하는 경우), Teams에서 예정된 회의를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 링크 복사를 선택하세요.그런 다음 이메일이나 메시지를 작성하고 링크를 붙여넣은 후( Ctrl + V) 어떤 상황인지 설명해 주세요. Teams 초대 링크는 제대로 전달하지 않으면 분실될 수 있으므로, 미리 알려주는 것이 좋습니다.

구글 캘린더와 동기화

팀즈 회의 일정을 구글 캘린더에 공유하고 싶으신가요? 어렵지 않습니다.팀즈에서 회의를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 공유 > Google 캘린더를 통해 공유를 선택하세요(사용 가능한 경우).Google 캘린더로 이동하여 참석자 추가 상자에 초대할 사람을 추가할 수 있습니다.저장을 클릭하면 목록에 있는 모든 사람에게 초대 링크가 포함된 이메일이 전송됩니다.다만, 이 기능이 완벽하게 통합된 것은 아니므로 동기화 지연이나 권한 문제가 발생할 수 있다는 점에 유의하세요.하지만 팀 구성원들이 MS 환경뿐 아니라 Google 환경에서도 활동한다면 괜찮은 해결책이 될 수 있습니다.

주요 장점은 무엇일까요? Teams는 여러 면에서 유연성을 제공합니다.사전 일정 예약, 회의 중 빠른 링크 공유, 즉석 링크 공유 등이 가능합니다.완벽하지는 않지만, 필요한 명령어를 파악하고 나면 모든 구성원을 회의에 참여시키는 것이 훨씬 수월해집니다.