Outlook에서 메일 병합을 손쉽게 하는 방법: 단계별 튜토리얼
메일 병합은 실제로 사용해 보기 전까지는 아주 유용한 기능 중 하나입니다.많은 사람들에게 워드와 엑셀을 이용해 아웃룩에서 개인화된 이메일을 작성하는 것은 마치 설명서 없이 이케아 가구를 조립하는 것과 같은 어려움을 줄 수 있습니다.어떤 때는 완벽하게 작동하지만, 어떤 때는 골칫거리가 되고 추가적인 작업이 필요하기도 합니다.여기서 중요한 것은 흔히 발생하는 문제점을 파악하고 신속하게 해결하는 방법을 아는 것입니다.기본적으로 목표는 각 이메일을 복사해서 붙여넣는 대신, 많은 사람들에게 맞춤형 메시지를 한 번에 보낼 수 있는 방법을 만드는 것입니다.이렇게 하면 시간을 크게 절약할 수 있지만, 중간에 오류가 발생하거나 이상한 형식으로 전송되는 문제가 없어야 합니다.
Windows에서 메일 병합 시 발생하는 일반적인 문제를 해결하는 방법
방법 1: 데이터 소스 및 필드 오류 수정
메일 병합 기능이 제대로 작동하지 않는 경우(예: 빈 필드가 포함된 이메일이 전송되거나 실제 데이터 대신 필드 코드가 표시되는 경우) 데이터 소스가 올바르지 않거나 필드가 제대로 연결되지 않았을 가능성이 높습니다.먼저 Excel 스프레드시트를 확인하세요.
- 스프레드시트를 열고 각 열에 명확한 머리글(예
FirstName:,Email, 등)이 있는지, 이메일 주소가 올바른지 확인하세요. - 모든 데이터가 포함된 시트를 하나만 사용하고 있는지 확인하세요.여러 탭을 사용하면 원본 파일이 손상될 수 있습니다.
- 스프레드시트를 저장하고 닫은 후 병합 프로세스를 다시 시작하세요.
이 단계는 원본 데이터가 정리되지 않았거나 헤더 이름이 삽입하려는 내용과 일치하지 않을 경우 병합이 제대로 작동하지 않는 문제를 해결하는 데 도움이 됩니다.경우에 따라 이 단계를 통해 빈 필드나 이상한 서식이 수정되기도 하는데, 이는 우연처럼 느껴질 수 있습니다.
방법 2: 필드 코드 및 서식 수정
가끔 병합 미리보기를 할 때 실제 데이터 대신 필드 코드가 표시되는 경우가 있습니다.«FirstName»예를 들어 이메일에 “John” 대신 필드 코드가 나타나는 식이죠.정말 짜증나는 일입니다.그 이유는 필드 코드가 업데이트되지 않았기 때문입니다.
- Alt + F9 키를 누르면 필드 코드와 실제 데이터 표시 모드가 전환됩니다.
- 잘못된 정보가 표시되면 필드 내부를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 ‘ 필드 업데이트’를 선택하세요.또는 모든 필드를 한 번에 업데이트하려면 ‘모두 선택'( Ctrl + A)하고 F9 키를 누르세요.
- Word에서 오래된 코드가 남아 있거나 구문이 올바르지 않은 경우(예: 통화 형식에 필요한 # $, 0.00이 누락된 경우) 문제가 발생할 수 있습니다.숫자가 통화 형식으로 표시되지 않으면 해당 코드를 수동으로 추가하세요.
- 수정 후 Alt + F9 키를 다시 눌러 코드 보기를 끄고 병합 미리보기가 이제 올바르게 표시되는지 확인하십시오.
이 방법은 특히 통화나 날짜 필드가 제대로 표시되지 않는 문제를 비롯한 많은 서식 문제를 해결해 줍니다.일부 컴퓨터에서는 필드 코드가 처음에는 업데이트되지 않을 수 있으므로, 잠시 기다렸다가 수동으로 업데이트하세요.다소 번거롭지만 효과는 있습니다.
방법 3: 수신자 목록 설정 다시 확인하기
이메일이 제대로 전송되지 않거나 잘못된 사람에게 전송되는 경우 수신자 목록이 문제일 수 있습니다.다음 사항을 확인하세요.
- Excel 또는 Outlook 목록의 첫 번째 행에 열 머리글이 포함되어 있어야 합니다.그렇지 않으면 Word에서 데이터를 잘못 처리할 수 있습니다.
- 외부 목록을 사용하는 경우 올바른 시트를 선택하셨습니다.간혹 잘못된 시트나 비활성화된 시트가 선택되는 경우가 있습니다.
- 수신자 목록을 선택하면 연락처 수가 정확하게 표시됩니다.그렇지 않은 경우, 뒤로 돌아가서 데이터 소스를 다시 선택하십시오.
- Word의 수신자 목록 편집 기능을 사용하여 모든 이메일과 정보가 올바르게 포함되어 있고 형식이 정확한지 검토하십시오.
이 단계를 통해 이메일이 잘못된 주소로 전송되거나 목록 문제로 인해 전송이 실패하는 것을 방지할 수 있습니다.어떤 컴퓨터에서는 간단하게 해결할 수 있지만, 다른 컴퓨터에서는 목록을 신중하게 다시 만들어야 합니다.
마무리
메일 병합은 항상 직관적이지는 않으며, 사용자들이 불편함을 느끼는 경우가 흔합니다.대부분의 경우 원본 데이터를 수정하거나 필드 코드를 업데이트하는 것만으로 해결되지만, 때로는 머리글을 누락했거나 데이터 유형이 혼합된 경우와 같은 사소한 문제로 인해 오류가 발생하기도 합니다.이러한 문제 해결 팁은 대부분의 골칫거리를 해결하는 데 도움이 됩니다.정확한 이유는 알 수 없지만, Word나 Outlook을 완전히 다시 시작하면 고정된 필드 코드나 깨진 링크가 해결되는 경우가 있습니다.데이터가 제대로 표시되는지 확인하고, 이상해 보이면 필드 코드를 새로 고쳐보세요.
요약
- 엑셀 데이터의 헤더와 정확성을 확인하세요.
- Alt + F9 및 F9 키를 눌러 필드 코드를 업데이트하세요.
- 수신자 목록이 올바르게 선택되고 형식이 지정되었는지 확인하십시오.
- 숫자와 날짜의 서식을 검토하고 필요에 따라 조정하십시오.
- 이상한 오류가 계속 발생하면 Office 앱을 다시 시작하세요.
마무리
메일 병합은 모든 것이 제대로 정렬될 때까지 정말 골칫거리일 수 있지만, 일반적인 문제들을 해결하고 나면 대체로 원활하게 작동합니다.때로는 헤더, 서식 또는 목록 선택과 같은 사소한 세부 사항만 수정하면 문제가 해결되기도 합니다.이 글이 여러분의 워크플로에 문제를 일으킬 때 도움이 되기를 바랍니다.여러 환경에서 저에게는 효과가 있었으니, 여러분에게도 도움이 되기를 기대합니다.