Geautomatiseerde synchronisatie van Microsoft Forms-gegevens met Excel

Microsoft Forms naadloos synchroniseren met Excel

Gebruikt u Microsoft Forms om gegevens te verzamelen en wilt u die gegevens in realtime analyseren? Dan hebt u geluk! Microsoft Forms biedt live synchronisatiemogelijkheden met Microsoft Excel, zodat u eenvoudig nieuwe antwoorden kunt bekijken en bewerken zodra ze binnenkomen.

Of u nu een docent, een zakelijke professional of een data-analist bent, deze gids helpt u om uw Microsoft Forms effectief te synchroniseren met zowel Excel voor het web als de Excel-desktoptoepassing, wat zorgt voor een soepele data-analyse-ervaring. Laten we erin duiken!

Microsoft Forms synchroniseren met Excel voor het web

Als u liever in een cloudomgeving werkt, is deze methode ideaal voor u. Volg deze stappen om reacties van Microsoft Forms rechtstreeks te synchroniseren met Excel voor het web.

Stap 1: Maak en deel uw Microsoft-formulier

Begin met het ontwerpen van uw formulier met Microsoft Forms . Geef het een pakkende titel en beschrijving terwijl u verschillende vraagtypen selecteert om aan uw behoeften voor gegevensverzameling te voldoen.

De eerste vraag van een voorbeeld-HTG-enquête in Microsoft Forms.

Terwijl u gegevens invoert, vergeet niet dat uw formulier automatisch wordt opgeslagen in OneDrive. Zodra u uw formulier hebt ingevuld, moet u ervoor zorgen dat alle essentiële vragen zijn gemarkeerd als “Vereist”. Deze stap is cruciaal voor nauwkeurige gegevensanalyse later.

De schakelaar Vereist naast een vraag in Microsoft Forms is ingeschakeld.

Klik vervolgens op ‘Reacties verzamelen’ en selecteer de gewenste distributiemethode: een directe link, e-mailuitnodiging, QR-code, website-insluiting of delen op sociale media.

De verschillende opties voor het distribueren van een formulier in Microsoft Forms.

Als u kiest voor een URL, vink dan “URL verkorten” aan voor beknoptheid. Pas uw e-mailuitnodiging aan voordat u deze verstuurt om deze aantrekkelijker te maken.

De URL- en e-mailopties voor het verspreiden van een formulier in Microsoft Forms zijn gemarkeerd.

Stap 2: Bekijk, bewerk en gebruik de antwoorden in Excel voor het web

Naarmate er inzendingen binnenkomen, wordt er een telling weergegeven naast de knop ‘Reacties weergeven’ op uw Microsoft Forms-interface. Als u erop klikt, worden gedetailleerde resultaten weergegeven.

De knop Reacties weergeven in Microsoft Forms, waarbij het getal 15 aangeeft welke reacties zijn ontvangen.

Vanaf hier kunt u de reacties rechtstreeks in uw browser bekijken of, voor een diepere analyse, ze openen in Excel voor het web door te klikken op de relevante bestandsnaam onder ‘Inzichten en acties’. Deze functie maakt directe gegevensmanipulatie mogelijk.

Twee manieren om reacties in een Microsoft Form te analyseren. De eerste is in de browser en de tweede is via de Excel voor de weblink.

Uw gegevens worden nu weergegeven in een overzichtelijke tabel. U kunt uw lay-out aanpassen door onnodige kolommen te verwijderen of headers aan te passen voor meer duidelijkheid. U kunt alle opmaakwijzigingen ongedaan maken met Ctrl+Z, maar onthoud dat wijzigingen worden opgeslagen en dat u niet meer kunt terugdraaien nadat u het venster hebt gesloten.

Een Excel-webvenster waarin de resultaten van het Microsoft Form worden weergegeven.

Om visuele representatie voor uw data toe te wijzen, voegt u grafieken in zoals u dat in de desktop-app zou doen. Markeer de gewenste data, klik op “Insert” en kies uw grafiektype uit het dropdownmenu. Het grootste voordeel is dat alle nieuwe items uw grafieken automatisch in realtime updaten – geen handmatige vernieuwing nodig!

Een Excel-webvenster waarin de gemarkeerde gegevens worden weergegeven en de verschillende grafiekopties waaruit u kunt kiezen.

Microsoft Forms synchroniseren met de desktop-app van Excel

Vanaf eind 2024 heeft Microsoft de synchronisatiefuncties verbeterd om de desktop-app van Excel op te nemen. Nu is er een speciale Forms-integratie ingebouwd in het Excel-lint om uw workflow te stroomlijnen.

Deze methode is vooral voordelig als u geavanceerde tools voor gegevensmanipulatie wilt gebruiken die alleen de desktopversie kan bieden. Zorg ervoor dat u een Microsoft 365-abonnement hebt voor de nieuwste functies.

Om uw formulieren in de Excel-desktopapp te synchroniseren, navigeert u naar ‘Invoegen’, selecteert u het vervolgkeuzemenu ‘Formulieren’ en klikt u op ‘Nieuw formulier’.

De optie ‘Nieuw formulier’ is pas beschikbaar nadat u uw werkmap hebt opgeslagen en Automatisch opslaan hebt ingeschakeld. Dit is van groot belang omdat het de integratie met OneDrive mogelijk maakt.

De optie Nieuw formulier in de vervolgkeuzelijst Formulieren op het tabblad Invoegen in Microsoft Excel.

Nadat u op “Nieuw formulier” hebt geklikt, wordt er een venster geopend waarmee u uw Microsoft-formulier rechtstreeks in Excel kunt maken. Uw vragen worden automatisch gesynchroniseerd in de eerste rijen van uw spreadsheet terwijl u typt.

Het integratievenster Excel-Formulieren, waarbij het Excel-bestand dezelfde gegevens bevat als het venster Formulieren.

Met het pictogram Formulieren kunt u een voorbeeld van het formulier bekijken, het formulier bewerken of het naar respondenten verzenden zonder Excel te verlaten.

De opties Voorbeeldformulier, Formulier bewerken en Formulier verzenden in het vervolgkeuzemenu Formulieren van Excel zijn gemarkeerd.

Zodra reacties worden ingediend, verschijnen ze naadloos in uw Excel-spreadsheet. Net als bij Excel voor het web kunt u grafieken maken en de opmaak aanpassen voor een uitgebreid overzicht.

Reacties op een Microsoft Form-formulier in een Excel-bureaublad.

Ongeacht welk platform u kiest om uw formulier te maken, kunt u erop vertrouwen dat uw gegevens dynamisch worden gesynchroniseerd zolang uw formulier open blijft voor reacties en Automatisch opslaan is ingeschakeld.

Door de krachtige tools en functies van Microsoft Forms en Excel te benutten, kunt u uw gegevensverzamelings- en analyseproces transformeren in een gestroomlijnde, efficiënte workflow!

Veelgestelde vragen

1. Kan ik reacties van Microsoft Forms synchroniseren met Excel zonder een Microsoft 365-abonnement?

Nee, u hebt een Microsoft 365-abonnement nodig om toegang te krijgen tot alle functies van de Excel-desktopapp en de integratie met Microsoft Forms.

2. Is het mogelijk om reacties offline in Excel te analyseren?

Nadat u uw antwoorden hebt gesynchroniseerd, kunt u ze offline analyseren in de Excel-desktopapp. Nieuwe antwoorden worden echter pas bijgewerkt wanneer u weer verbinding maakt met internet.

3. Wat moet ik doen als ik de antwoorden niet in Excel zie verschijnen?

Zorg ervoor dat uw Microsoft Form nog steeds reacties accepteert en dat AutoSave is ingeschakeld in Excel. Controleer ook uw internetverbinding.

Bron & Afbeeldingen

Gerelateerde artikelen:

Apple Podcasts vs Spotify: een vergelijking van de beste podcastplatforms
Stapsgewijze handleiding voor het vervalsen van uw GPS-locatie op Android-apparaten

Geef een reactie

Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *