Automatisch tekstvelden in Microsoft Word bijwerken en herhalen

Automatisch herhalende velden in Microsoft Word onder de knie krijgen

Stop met het verspillen van kostbare tijd door dezelfde namen en details in uw documenten te herhalen! Of u nu een contract, algemene voorwaarden of een begeleidende brief opstelt, het gebruik van automatisch herhalende velden in Microsoft Word kan uw schrijfproces stroomlijnen. Deze gids leidt u door de stappen van het maken en gebruiken van herhaalde velden om de productiviteit en nauwkeurigheid in Microsoft 365 te verbeteren.

Snelle navigatie

Stap 1: Een documenteigenschap maken
Stap 2: De herhalende velden toevoegen
Stap 3: Wijzig de inhoud van de herhalende velden
Stap 4: Sla uw werk op als sjabloon

Stap 1: Een documenteigenschap maken

Documenteigenschappen in Microsoft Word leggen belangrijke informatie vast over uw bestand, beter bekend als metadata. Eigenschappen zoals de naam van de auteur, het onderwerp, de categorie of het bedrijf kunnen worden toegevoegd en later in uw documenten worden ingevoegd als tekstvelden.

Om toegang te krijgen tot de eigenschappen van uw document, klikt u op Bestand > Info of gebruikt u de snelkoppeling Alt + F > I.

Als ik bijvoorbeeld een arbeidsovereenkomst opstel, kan ik velden instellen voor de namen van het bedrijf en de werknemers om repetitieve handmatige invoer te voorkomen. Door documenteigenschappen te gebruiken, worden alle wijzigingen in deze velden direct in het document doorgevoerd.

De vervolgkeuzelijst Snelle onderdelen in Microsoft Word, met de optie Bedrijf in het menu Documenteigenschappen.

Navigeer met het tabblad Invoegen naar Snelle onderdelen en beweeg de muis over Documenteigenschap . Kies de eigenschap die het beste past bij de herhaalde informatie, zoals Bedrijf , die ik aan het begin van mijn contract zal invoegen.

Als uw bedrijfsnaam vooraf is geconfigureerd door uw Microsoft 365-beheerder, wordt deze automatisch ingevuld. Als dat niet het geval is, verschijnt er een tijdelijke aanduiding [Bedrijf], wat aangeeft dat het veld nog moet worden geïnitialiseerd.

Om een werknemersveld toe te voegen, moet ik een andere documenteigenschapoptie gebruiken. Omdat Werknemer niet expliciet wordt vermeld, begin ik met een Abstracte eigenschap.

De vervolgkeuzelijst Snelle onderdelen in Microsoft Word, met de optie Samenvatting in het menu Documenteigenschappen.

Om de naam van het veld aan te passen, selecteer ik het veld Abstract en klik ik op Eigenschappen onder het tabblad Ontwikkelaar . Als u het tabblad Ontwikkelaar niet ziet, kunt u het inschakelen door met de rechtermuisknop op een linttabblad te klikken, Lint aanpassen te kiezen en de optie Ontwikkelaar aan te vinken.

Wijzig in het dialoogvenster Eigenschappen van inhoudsbesturingselement de titel en tag in ‘Werknemer’ en klik op OK.

Het dialoogvenster Eigenschappen van inhoudsbesturingselement in Microsoft Word, waarbij in de velden Titel en Tag 'Werknemer' staat.

Het tekstveld Werknemer heeft nu deze naamswijziging, terwijl het veld Bedrijf de standaardnaam behoudt.

Een tekstveld in Microsoft Word heet nu 'Medewerker'.

Om af te ronden, klikt u op de nieuw aangemaakte velden en vult u de relevante gegevens in.

De inhoud van een tekstveld met het label 'Werknemer' is gewijzigd in 'Jan Bloggs'.

Stap 2: De herhalende velden toevoegen

Nu uw tekstvelden gereed zijn, kunt u ze efficiënt in uw document dupliceren.

Om dit te doen, selecteert u het veld door erop te klikken (het wordt grijs gemarkeerd) en kopieert u het veld vervolgens met Ctrl+C.

Een tekstveld met een documenteigenschap wordt grijs gemarkeerd nadat het in Microsoft Word is geselecteerd.

Plaats de cursor op de plek waar u het duplicaat wilt laten verschijnen en plak het met behulp van Ctrl+V.

Een gedupliceerd eigenschappenveld van een bedrijfsdocument in een Microsoft Word-document.

Niet alleen behoudt het gekopieerde veld zijn eigenschappen, het neemt ook automatisch de opmaak van de huidige alinea over, wat het opmaakproces vereenvoudigt.

Als meerdere velden herhaald moeten worden, gebruik dan het Klembord-paneel dat beschikbaar is in het tabblad Home, dat tot 24 gekopieerde items kan bevatten. U kunt elk van uw eerder gekopieerde velden toevoegen met slechts één klik!

Het Klembordvenster in Microsoft Word, met eerder gekopieerde items, waaronder 'Joe Bloggs' en 'How-To Geek'.

Stap 3: Wijzig de inhoud van de herhalende velden

Nadat u uw velden hebt gedupliceerd, is het wijzigen van de inhoud ervan ongelooflijk eenvoudig. Als ik bijvoorbeeld de naam van de werknemer in het contract wil wijzigen, hoef ik slechts één exemplaar van het veld Werknemer te bewerken en worden alle duplicaten automatisch bijgewerkt wanneer ik wegklik van het veld.

Een voorbeeldcontract waarin de namen van de medewerkers overal in het document worden vermeld.

Houd er rekening mee dat de bijgewerkte velden niet direct worden vernieuwd terwijl u typt. Klik dus weg om de huidige wijzigingen te bekijken!

Stap 4: Sla uw werk op als sjabloon

Nu u uw document met de herhalende velden hebt gemaakt, is het essentieel om het op te slaan als een sjabloon voor toekomstig gebruik. Druk op F12, geef een betekenisvolle naam voor uw sjabloon, selecteer vervolgens Word-sjabloon voor Opslaan als type en klik op Opslaan .

Het dialoogvenster Opslaan als in Microsoft Word met de bestandsnaam 'Arbeidsovereenkomst'.

Om uw sjabloon te gebruiken, opent u een nieuw Word-document, kiest u Nieuw en ziet u dat uw opgeslagen sjabloon klaar is voor gebruik.

De welkomstpagina van Microsoft Word met toegang tot de sjabloon Arbeidsovereenkomst.

Zodra u het document hebt geopend, drukt u er F12nogmaals op om het een nieuwe naam te geven. Vervolgens kunt u de tekstvelden naar wens aanpassen.

Daarnaast kunt u via het tabblad Ontwikkelaar nog meer veldinvoegmogelijkheden verkennen, zoals selectievakjes, vervolgkeuzemenu’s en plattetekstvelden voor het maken van interactieve en invulbare formulieren.

Extra inzichten

1. Kan ik automatisch herhalende velden gebruiken voor andere documenttypen dan contracten?

Absoluut! Automatisch herhalende velden zijn handig in elk document dat consistente informatie vereist, zoals facturen, rapporten en zelfs begeleidende brieven. Ze helpen de nauwkeurigheid van al uw documenten te behouden.

2. Wat als ik deze velden in oudere versies van Microsoft Word moet gebruiken?

De meeste besproken functies zijn beschikbaar in Word 2013 en later. Voor eerdere versies kan de functionaliteit echter variëren; zorg er altijd voor dat uw Word-applicatie is bijgewerkt om toegang te hebben tot de nieuwste functies.

3. Is er een limiet aan het aantal velden dat ik kan aanmaken?

Hoewel u technisch gezien talloze velden kunt maken, zijn duidelijkheid en documentbeheer cruciaal. Het is raadzaam om uw velden georganiseerd te houden en documenten niet te overladen met overmatig herhalende velden om de leesbaarheid te behouden.

Bron & Afbeeldingen