Hoe je kunt achterhalen wie bestanden van Google Drive heeft gedownload
Het delen van bestanden via Google Drive is erg handig, maar het kan lastig zijn om te weten of iemand het bestand daadwerkelijk heeft gedownload of alleen op de link heeft geklikt. Google Drive maakt dat namelijk niet erg duidelijk, zeker niet met een persoonlijk (gratis) account. Je kunt zien wie toegang heeft en zelfs wie er wijzigingen heeft aangebracht – zoals bewerkingen of opmerkingen – maar het bijhouden van downloads? Dat is een ander verhaal. Toch kan het weten wie je bestanden kan zien en hoe ze ermee omgaan, helpen om een hoop onbedoelde of kwaadwillige wijzigingen te voorkomen.
Nog iets: op sommige computers werkt dit, op andere…minder. Maar als je wilt achterhalen of iemand je bestanden heeft gedownload of er alleen maar naar heeft gekeken, kunnen deze methoden wellicht helpen. Houd er rekening mee dat je soms moet gissen, tenzij je extra stappen zet met tools van derden of Google Apps voor Bedrijven.
Hoe kan ik zien wie bestanden heeft gedownload in Google Drive?
In werkelijkheid is er, als je een persoonlijk account gebruikt, geen officiële manier om te zien wanneer iemand je bestanden downloadt. Google richt zich meer op toegang en bewerkingen dan op downloads, wat best irritant is. Maar als je zorgvuldig bent met hoe je bestanden deelt (bijvoorbeeld alleen met specifieke personen), kun je in ieder geval zien wie er toegang heeft en misschien wat aanwijzingen voor activiteit ontdekken.
Activiteit van het bestand bekijken
Als je een bestand instelt op ‘ Iedereen met de link’, weet je meestal niet wie het downloadt. Je krijgt daar geen officiële bevestiging van. Maar als je het deelt met specifieke personen of groepen, kun je de lijst met die personen zien en of ze wijzigingen hebben aangebracht. Dat kan je een idee geven of iemand het heeft gedownload – diegene zou waarschijnlijk wijzigingen hebben aangebracht als het bestand lang genoeg open had gestaan.
Zo kunt u controleren wie er momenteel toegang heeft:
- Op het bureaublad
- Open Google Drive in je browser en log in op je Google Drive-account.
- Klik op Mijn Drive in de linkerzijbalk.
- Klik met de rechtermuisknop op het bestand of de map, of selecteer het gewoon, en klik vervolgens op het pictogram ‘Details bekijken ‘ (het kleine ‘i’ in een cirkel) rechtsboven – meestal naast de deelknoppen.
- In de zijbalk, onder het tabblad Details, beweeg je de muis over de profielfoto’s of namen. Daar zie je wie toegang heeft. Meestal hebben de personen die je ziet ‘Namen’ of ‘e-mailadressen’ toegang.
- Ga naar het tabblad Activiteit om recente wijzigingen te bekijken, zoals bewerkingen of opmerkingen. Dit kunnen aanwijzingen zijn dat anderen de app mogelijk ook hebben gedownload.
Op mobiele apparaten
- Open de Google Drive- app.
- Zoek het betreffende bestand of de betreffende map.
- Tik op de drie puntjes ( Meer acties ) ernaast.
- Kies Details en activiteit.
- Kijk bij ‘ Wie heeft toegang? ‘ — daar zie je een lijst met iedereen die toestemming heeft.
- Bovendien zie je onder Activiteit recente toegang of wijzigingen; gebruik dit om te raden wie het mogelijk heeft gedownload.
Gebruikmaken van diensten van derden
Als je echt nieuwsgierig bent naar downloadstatistieken of wie je links heeft bekeken, kunnen trackingtools van derden je wellicht helpen. Deze tools kunnen je vertellen hoe vaak er op een link is geklikt en soms zelfs hoe lang een link is bekeken. Houd er wel rekening mee dat deze tools meestal klikken op verkorte links registreren, niet daadwerkelijke downloads, dus neem de resultaten met een korreltje zout. Je kunt bijvoorbeeld tools proberen zoals URL-verkorters die klikken bijhouden of speciale Google Drive-monitoringdiensten zoals Winhance op GitHub.
Een URL-verkorter gebruiken
Dit is een beetje een trucje, maar voordat je een link naar een bestand deelt, kun je deze inkorten met een URL-verkorter (zoals Bitly ) en de klikken daarop bijhouden. Niet perfect – mensen klikken er misschien alleen maar op en sluiten de link meteen weer – maar het is beter dan niets voor een snelle controle. Een klik bevestigt echter niet per se een download. Soms is het gewoon een snelle blik.
Google Apps Unlimited gebruiken
Als je een Google Workspace (voorheen G Suite) met Google Apps Unlimited gebruikt, heb je toegang tot gedetailleerdere activiteitenlogboeken. Je kunt zien wie bestanden heeft gedownload of geopend, inclusief het IP-adres, apparaatinformatie en tijdstempel – allemaal via de beheerdersconsole.
Hier volgt een korte samenvatting:
- Log in op uw beheerdersconsole met uw beheerdersaccount.
- Klik op de zijbalk om Rapporten uit te vouwen en selecteer Auditlogboek, ga vervolgens naar Drive.
- Je ziet een lijst met bestandsactiviteiten: wie de bestanden heeft geopend/gedownload, wanneer en vanaf welk IP-adres of apparaat. Dat ziet er behoorlijk gedetailleerd uit, toch? Maar voor dit niveau van inzicht heb je beheerdersrechten nodig.
Kunnen zij andere bestanden in mijn Google Drive openen?
Tenzij je specifieke links of machtigingen hebt gedeeld, kunnen anderen alleen de bestanden/mappen zien die je expliciet met hen hebt gedeeld. Al het andere blijft afgeschermd door jouw machtigingen. Dat is goed, want zo voorkom je dat je per ongeluk je hele Drive openbaar maakt. Wees wel voorzichtig met het breed delen van links.