Hoe schakel je de afwezigheidsfunctie in Microsoft Teams in?

Soms is het een beetje vreemd hoe Microsoft Teams omgaat met afwezigheidsberichten. Je stelt er een in en het lijkt een tijdje goed te gaan, maar dan blijft je status om de een of andere reden hangen of wordt deze niet overal correct bijgewerkt. Je zet het bijvoorbeeld uit in Outlook, maar Teams blijft je als afwezig weergeven – super frustrerend als je het niet snel doorhebt. Of misschien wil je snel een afwezigheidsbericht instellen voor een dag of twee zonder de hele Outlook-instellingen aan te passen. Dit soort dingen kan lastig zijn, vooral als je een strak schema hebt of meerdere apparaten beheert. Gelukkig zijn er een paar manieren om dit in te stellen of uit te schakelen, zodat je status overeenkomt met wat je aan het doen bent. Meestal gaat het erom dat je automatische antwoorden en je Teams-status goed synchroniseren, maar soms moet je iets dieper graven om het op te lossen. Dat is wat deze handleiding behandelt: hoe je je afwezigheidsbericht rechtstreeks in Teams instelt, hoe je dit in Outlook doet en hoe je het kunt wissen als het systeem zich verzet. Want natuurlijk zou dit niet zo moeilijk moeten zijn, maar dat is het eigenlijk wel.

Hoe u uw afwezigheidsbericht in Microsoft Teams en Outlook kunt corrigeren

Het profielpictogram gebruiken in de Microsoft Teams-app

Dit is de snelle en gemakkelijke manier als je even snel een berichtje wilt sturen om mensen te laten weten dat je er niet bent. Het werkt op Windows, Mac, mobiel, eigenlijk overal waar je Teams gebruikt. Het direct instellen in Teams is handig als Outlook niet is bijgewerkt of niet goed synchroniseert.

1. Start de Microsoft Teams -app en log indien nodig in.
2. Klik op je profielpictogram in de rechterbovenhoek.
3. Selecteer “ Statusbericht instellen ”.
4. Typ je eigen afwezigheidsbericht. Maak het duidelijk, bondig – of wat dan ook goed voelt. Meestal zeggen mensen zoiets als: “Even weg, ik antwoord later.”
5. Vink het vakje ‘ Toon wanneer mensen mij een bericht sturen’ aan — zo zorg je ervoor dat het zichtbaar is voor iedereen die je een bericht stuurt.
6. In het dropdownmenu ‘Statusbericht wissen na’ kunt u kiezen hoe lang u dit bericht wilt laten weergeven. U kunt vooraf ingestelde tijden selecteren of ‘Aangepast’ kiezen en handmatig datums instellen.

In sommige configuraties kan dit wat onbetrouwbaar zijn. Als de optie niet meteen verschijnt, probeer dan Teams opnieuw op te starten of uit te loggen en weer in te loggen. Als je de afspraak voor later wilt inplannen, zie je mogelijk ook de optie ‘Afwezigheid plannen’. Dit is echter alleen mogelijk als je bent aangemeld met een werk- of schoolaccount dat is gekoppeld aan Microsoft 365, niet met een persoonlijk account.

1. Kies ‘ Afwezigheidsafspraak plannen’.
2. Schakel automatische antwoorden in.
3. Schrijf je bericht in het vak.
4. Vink het selectievakje ‘ Alleen antwoorden verzenden gedurende een bepaalde periode’ aan en selecteer de datums.
5. U kunt eventueel ‘ Antwoorden buiten mijn organisatie verzenden’ aanvinken en bepalen of externe personen het bericht ontvangen.
6. Klik op ‘Klaar’.

Automatische antwoorden gebruiken in Outlook: een betere app voor langere reizen.

Dit is de officiële manier om je afwezigheidsmelding te koppelen aan zowel Outlook als Teams. Dus als je niet twee keer met de instellingen wilt rommelen, is dit de beste optie. Maar soms kan Outlook traag zijn of niet synchroon lopen, vooral als je de webversie of een mobiel apparaat gebruikt. Als Teams je nog steeds als afwezig weergeeft nadat je de Outlook-antwoorden hebt uitgeschakeld, is dat een teken dat je verder moet zoeken naar een oplossing.

1. Open je browser, ga naar Outlook op het web en log in.
2. Klik op het tandwielpictogram in de rechterbovenhoek om de instellingen te openen.
3. Ga naar Mail > Automatische antwoorden.
4. Schakel de schakelaar voor automatische antwoorden in.
5. Als je dit voor een specifieke periode wilt doen (bijvoorbeeld je vakantiedagen), vink dan ‘ Alleen antwoorden verzenden tijdens’ aan en stel de gewenste datums in.
6. Typ uw afwezigheidsbericht in het vak voor intern gebruik binnen uw organisatie. Bijvoorbeeld: “Afwezig tot maandag, ik reageer dan.”
7. Schakel indien nodig de optie ‘Antwoorden buiten uw organisatie verzenden’ in en plaats een ander bericht. Dit is handig als u beleefd wilt zijn tegenover klanten of externe contacten.
8. Klik ten slotte op Opslaan. Soms werkt het niet helemaal naar behoren, dus controleer na een paar minuten of het in Teams verschijnt.

Hoe u de afwezigheidsmelding in Teams of Outlook kunt wissen of uitschakelen.

Uitschakelen in Microsoft Teams

Als Teams nog steeds aangeeft dat je afwezig bent, zelfs nadat je automatische antwoorden hebt uitgeschakeld, of als je het bericht definitief wilt verwijderen, doe dan het volgende:

1. Open Microsoft Teams.
2. Klik op je profielpictogram en beweeg vervolgens de muis over het huidige statusbericht.
3. Klik op het prullenbakpictogram ernaast om het bericht te verwijderen.
4. Hiermee zou je afwezigheidsstatus moeten verdwijnen, maar soms moet Teams opnieuw worden opgestart om de wijziging te herkennen. Ter informatie.

Automatische antwoorden uitschakelen in Outlook Web

Als het automatische antwoord van Outlook nog steeds actief is en in Teams aangeeft dat je niet beschikbaar bent, doe dan het volgende:

1. Meld u aan bij Outlook Web.
2. Klik op het tandwielpictogram rechtsboven.
3. Ga opnieuw naar Mail > Automatische antwoorden.
4. Schakel automatische antwoorden uit.
5. Vergeet niet op ‘ Opslaan’ te klikken, anders blijft het programma op de achtergrond draaien.