Hoe u efficiënt enveloppen kunt afdrukken met uw HP-printer

Het afdrukken van enveloppen op je HP-printer is niet veel anders dan het afdrukken van gewone documenten, maar het kan soms wel een gedoe zijn. Het draait allemaal om het zorgvuldig plaatsen van de envelop, het aanpassen van het papierformaat in de afdrukinstellingen en ervoor zorgen dat alles goed uitgelijnd is. Als je printer steeds vastloopt of de afdrukken scheef zijn, is de kans groot dat je een of twee stappen overslaat. Deze handleiding behandelt de belangrijkste stappen, plus enkele veelvoorkomende valkuilen, zodat je het meestal goed doet – en hopelijk geen enveloppen verspilt.

Hoe print je enveloppen correct op een HP-printer?

Plaats de envelop correct in de papierlade.

Deze stap levert vaak problemen op. De truc is om de specifieke instructies voor de lade te volgen, want die zijn afhankelijk van of je een inkjet- of laserprinter hebt en of je vanuit de voorste of achterste lade print. Voor de meeste HP-printers geldt het volgende:

• Zorg ervoor dat u niet meer dan 5 tot 10 enveloppen tegelijk invoert, anders is een papierstoring vrijwel gegarandeerd.
• Bij sommige modellen moet u mogelijk de envelopklep omdraaien of de klep volledig verwijderen om te voorkomen dat er op de klep wordt afgedrukt of dat er papierstoringen ontstaan.
• Druk de papiergeleiders stevig tegen de randen van de envelop aan — niet te strak, maar net strak genoeg zodat de envelop niet verschuift tijdens het printen.
• Plaats de envelop met de klep open of gesloten, afhankelijk van wat de handleiding van uw printer aanbeveelt. In mijn ervaring is het meestal beter om de envelop met de klep naar beneden of op de korte zijde te plaatsen, maar controleer voor de zekerheid de instructies van uw printermodel.

Dit is waarschijnlijk het meest frustrerende onderdeel: de envelop perfect in de lade plaatsen. Soms houden de papiergeleiders van de lade de envelop niet goed vast, wat scheve afdrukken kan veroorzaken. Controleer zeker het menu Printerinstellingen om te zien of er specifieke instructies zijn voor uw model of ladeconfiguratie.

Stel het juiste papierformaat in bij de afdrukvoorkeuren.

Dit is waar de meeste mensen de fout in gaan. Windows en het printerstuurprogramma moeten namelijk weten welk formaat envelop je gebruikt. Als ze dat niet weten, wordt de afdruk scheef of print de printer helemaal niet. Om ervoor te zorgen dat alles goed uitgelijnd is:

• Open het document of de toepassing waaruit je wilt afdrukken, zoals MS Word of zelfs WordPad. Geloof me, MS Word is meestal het makkelijkst voor het afdrukken van enveloppen.
• Ga naar Bestand > Afdrukken en klik op Printereigenschappen of -voorkeuren (afhankelijk van uw configuratie).Op een Windows-pc vindt u dit vaak onder Apparaatinstellingen.
• Zoek naar een sectie met de naam Papier/Kwaliteit of iets dergelijks. Hier moet u het papierformaat instellen dat overeenkomt met uw envelop. Veelvoorkomende opties zijn Envelop nr.10, DL of C6.
• Als uw printerstuurprogramma geen voorgeprogrammeerde envelopformaten heeft, kunt u meestal ‘Aangepast formaat’ selecteren en de afmetingen handmatig invoeren. Bijvoorbeeld: voor envelop nr.10 stelt u de breedte in op 105 mm en de hoogte op 241 mm. Voor DL ​​gebruikt u 110 x 220 mm.
• Pas de wijzigingen toe en sluit het voorkeurenvenster. Hierdoor weet de printer precies welk papierformaat hij verwacht, waardoor de kans op scheef of onnauwkeurig afdrukken kleiner wordt.

Deze aanpassing van de instelling kan een redder in nood zijn, want bij sommige systemen zal de afdruk volledig scheef staan ​​als je dit vergeet, zelfs als de envelop correct is ingevoerd.

Ontwerp en print de inhoud van de envelop.

Ik gebruik meestal MS Word om enveloppen te printen, maar voor snelle klusjes werkt WordPad ook prima. Het belangrijkste is om de tekst op de juiste plek op de envelop te plaatsen, zodat de printer er precies op kan printen. Zo doe ik het meestal:

1. Open Word, maak een leeg document aan en ga naar ‘Verzendingen’ > ‘Enveloppen’. Daarmee wordt een speciaal venster voor het instellen van de enveloppenafdruk geopend.
2. Vul het adres van de ontvanger in bij het bezorgadres en uw retouradres op de daarvoor bestemde plek.
3. Klik op de knop ‘Opties’ (of het enveloppictogram) en selecteer het juiste envelopformaat. Als uw specifieke formaat er niet bij staat, gebruik dan ‘Aangepast formaat’ zoals eerder vermeld.
4. Klik vervolgens op Afdrukken om een ​​voorbeeld te bekijken van hoe de adressen eruit zullen zien. Pas indien nodig het lettertype, de marges of de regelafstand aan. Experimenteer gerust, want soms is het in één keer niet helemaal perfect.
5. Als je tevreden bent, druk je op Ctrl + P en selecteer je je printer. Controleer in het afdrukvenster of het papierformaat overeenkomt met wat je eerder hebt ingesteld. Het is makkelijk om deze stap te vergeten, waardoor de afdruk uiteindelijk niet goed uitgelijnd is.
6. Druk op ‘Afdrukken’ en hoop op het beste. Bij sommige printers kan de eerste afdruk iets scheef of uit het midden zijn, dus raak niet in paniek als er een tweede of derde poging nodig is om het perfect te krijgen.

Als je grote oplages print, sla je lay-out dan op als sjabloon om de volgende keer tijd te besparen. Controleer ook de uitlijning op de eerste envelop voordat je een batch print – er is niets erger dan een stapel enveloppen te verspillen vanwege één mislukte proefafdruk.

En natuurlijk moet je altijd de afmetingen en instellingen van je envelop controleren. Want uiteindelijk wil niemand een stapel scheve adressen of vastgelopen enveloppen.