Hoe u met een HP-printer naar e-mail kunt scannen

Het kan een hele klus zijn om je HP-printer scans rechtstreeks via e-mail te laten versturen zonder te verdwalen in ingewikkelde instelschermen of eindeloos te moeten rommelen met SMTP-instellingen. De ingebouwde functie ‘Scannen naar e-mail’ voelt vaak alsof het een eeuwigheid duurt om te configureren, vooral omdat je de SMTP-server handmatig moet instellen, wat niet bepaald gebruiksvriendelijk is. Maar gelukkig zijn er eenvoudigere manieren die prima werken – perfect als je het zat bent om te rommelen met instellingen die lijken te veranderen telkens als je de firmware bijwerkt of van netwerk wisselt.

Een handige truc is om je bestaande e-mailservice, zoals Gmail, te gebruiken. In plaats van alle menu’s in de ingebouwde webserver (EWS) van de printer door te spitten op zoek naar SMTP-gegevens, kun je je e-mailaccount koppelen via Microsoft Outlook. Outlook communiceert dan met de printer om namens jou e-mails te verzenden. Je kunt ook de HP Smart-app op je telefoon gebruiken om gescande documenten rechtstreeks vanaf je mobiel te versturen – zonder ingewikkelde configuratie. Beide methoden zijn handig, vooral als je printer niet officieel wordt ondersteund of als je gewoon een snelle oplossing zoekt die geen urenlange configuratie vereist.

Hoe scan ik met een HP-printer naar mijn e-mailadres op een Windows-computer?

Als je het geen probleem vindt om je Windows-pc te gebruiken om scans te versturen, maakt het instellen van een e-mailaccount zoals Gmail dit proces een stuk eenvoudiger. Het aanmaken van een Google-account is de eerste stap, omdat de app-wachtwoordfunctie van Google de authenticatie voor apps van derden, zoals Outlook, vereenvoudigt. Zodra dat geregeld is, kun je scans via Outlook versturen – in het begin misschien even wennen, maar het bespaart je de moeite van het instellen van het e-mailaccount van de printer zelf. Ik heb gemerkt dat Outlook in sommige gevallen opnieuw moet worden opgestart na het configureren van het account, maar daarna werkt het vrijwel probleemloos. Je kunt verwachten dat de gescande documenten bijna direct in je e-mailinbox verschijnen.

Je Gmail-account toevoegen aan Outlook

Dit hele proces draait om het koppelen van Outlook aan je Gmail-account, zodat de scanner e-mails via Outlook kan verzenden. Waarom zou je dat doen? Omdat Google app-wachtwoorden verstrekt, die vooral handig zijn als je gebruikelijke inloggegevens niet werken vanwege tweefactorauthenticatie of beveiligingsbeleid. Om te beginnen ga je naar de Google-accountinstellingen.

• Klik op het tabblad Beveiliging aan de linkerkant.
• Scroll naar beneden en zoek ‘App-wachtwoorden’. Klik erop. Als het niet zichtbaar is, controleer dan je accountbeveiligingsinstellingen.
• Selecteer in de keuzemenu’s ‘Mail’ als app en ‘Windows-computer’ als apparaat. Klik op ‘Genereren’.
• Kopieer het gegenereerde app-wachtwoord; het is een lange reeks willekeurige tekens.

Open vervolgens het Configuratiescherm op uw pc. U vindt het meestal in het Startmenu. Zoek en klik op Mail (Microsoft Outlook). Als het niet direct zichtbaar is, staat het mogelijk onder ‘Gebruikersaccounts’ of ‘Mail (Microsoft Outlook)’.

• Klik op ‘Toevoegen’ om een ​​nieuw profiel aan te maken of een bestaand profiel te wijzigen.
• Je kunt het profiel elke gewenste naam geven en vervolgens op OK klikken.
• Vul je naam en volledige Gmail-e-mailadres in de daarvoor bestemde velden in.
• Plak vervolgens het eerder gegenereerde app-wachtwoord in het wachtwoordveld. Gebruik hiervoor niet je gewone Google-wachtwoord.
• Klik op Volgende en wacht tot Outlook de verificatie heeft voltooid.
• Klik na afloop op Voltooien en vervolgens op OK.

Zodra de installatie is voltooid, kan uw pc e-mails verzenden via Outlook, waarmee de printer ook scans kan versturen. Ik weet niet precies waarom het werkt, maar in mijn ervaring is het redelijk betrouwbaar, hoewel een herstart soms helpt als het niet meteen lukt. Scan nu gewoon uw documenten, selecteer in de HP Printer Assistant of u het als PDF of JPEG wilt e-mailen, en Outlook doet de rest.

Hoe je vanaf de printer kunt scannen en e-mailen via een mobiel apparaat

Als je onderweg bent, is het misschien handiger om je telefoon te gebruiken. De HP Smart-app maakt dit eenvoudig. Schakel eerst Wi-Fi Direct in op je printer, via de touchscreen-instellingen of door op de Wi-Fi Direct-knop te drukken. Het wachtwoord staat meestal ergens in de Wi-Fi-instellingen, vaak standaard ingesteld op iets als 12345678. Verbind je mobiele telefoon met dat Wi-Fi-netwerk.

Open HP Smart, voeg je printer toe als je dat nog niet hebt gedaan en meld je aan bij je HP-account. Tik op de knop ‘Printer scannen’ en vervolgens op ‘Vastleggen’ om je document te scannen. Nadat je de scan hebt bekeken (je kunt hem indien nodig roteren of lichter maken), tik je op ‘Volgende’. Om te delen, tik je op het deelpictogram, selecteer je de gewenste e-mailindeling en -grootte en kies je ervoor om te delen via Gmail of je favoriete e-mailapp. Voer het e-mailadres van de ontvanger in, voeg een onderwerp toe en tik op ‘Verzenden’.Zo simpel is het. Houd er wel rekening mee dat Wi-Fi Direct soms niet altijd even stabiel is. Als de verbinding mislukt, maak dan opnieuw verbinding of probeer een gewoon Wi-Fi-netwerk.