Het insluiten van lettertypen in Word is een van die kleine taken die eenvoudig lijken, maar soms verrassend lastig kunnen zijn. Als je document er perfect uitziet op je scherm, maar plotseling van lettertype verandert of er vreemd uitziet wanneer het op een andere computer wordt geopend, komt dat waarschijnlijk doordat de lettertypen niet goed zijn ingesloten. Best vervelend, vooral wanneer je een rapport of een document met veel design deelt waarbij de lettertypekeuze echt belangrijk is. Als je het goed doet, blijft je lay-out intact, ongeacht waar je het opent. Het lijkt misschien een kleine overwinning, maar het is de moeite waard. Bovendien is het meestal eenvoudig, met slechts een paar instellingen om aan te passen, maar soms gedraagt Word zich vreemd met bepaalde lettertypen of instellingen. Deze handleiding leidt je door de stappen om lettertypen in te sluiten, zodat je bestanden hun stijl niet verliezen tijdens het transport. En laten we eerlijk zijn, het is een goede gewoonte om aan te leren als je serieus bezig bent met opmaak.
Lettertypen in Word insluiten
Dit proces is handig als je met aangepaste lettertypen werkt of gewoon een consistente look wilt, waar je bestand ook terechtkomt. Het is vooral handig wanneer je het deelt met mensen die de lettertypen mogelijk niet geïnstalleerd hebben, of wanneer je professionele documenten verstuurt. Als je klaar bent, zul je merken dat alles er hetzelfde uitziet als het hoort, zelfs als je je bestand opent op een andere pc of zelfs een ander besturingssysteem: geen lettertypevervangingen, geen verrassingen. Houd er rekening mee dat de bestandsgrootte iets toeneemt, maar dat is een kleine prijs voor visuele consistentie. Ik weet niet precies waarom, maar het insluiten van lettertypen werkt soms gewoon niet bij sommige lettertypen of versies van Word, zonder enige probleemoplossing. Maak je geen zorgen, het is meestal gewoon een kwestie van instellingen.
Open uw Word-document
Open eerst het document waaraan je werkt. Zorg ervoor dat je met de definitieve versie werkt, want het insluiten van lettertypen na een heleboel bewerkingen kan lastig zijn – soms gaat het mis, of moet je het opnieuw doen. In sommige configuraties worden de lettertypen de eerste keer prima ingesloten, maar in andere moet je Word of zelfs je pc mogelijk opnieuw opstarten om alles te behouden. Maak dus een back-up voordat je met de instellingen aan de slag gaat, als dat jouw stijl is.
Ga naar Opties — De instellingen vinden
Ga naar het menu: Bestand > Opties. Klik daar op Opslaan. Ja, vreemde plek, want je zou denken dat Lettertype insluiten onder Lettertypen of Geavanceerde opties staat — nee, het staat gewoon op het tabblad Opslaan. Dat komt omdat Word het insluiten van lettertypen behandelt als een functie die met opslaan te maken heeft, wat logisch is als je het eenmaal doorhebt.
Toegang tot geavanceerde opslaginstellingen
Scrol in de opties voor opslaan naar beneden (of kijk gewoon rond) en zoek naar het selectievakje Lettertypen insluiten in het bestand. Als u dit aanvinkt, neemt Word uw lettertypen op in het document zelf. Dit is gemakkelijk over het hoofd te zien als u haast heeft, en soms is het standaard uitgeschakeld, dus controleer het nogmaals als uw lettertypen niet correct worden weergegeven op andere computers. Afhankelijk van uw behoeften kunt u er ook voor kiezen om alleen de gebruikte tekens in te sluiten (handig voor kleinere bestanden) of om gangbare systeemlettertypen uit te sluiten. Dit helpt te voorkomen dat de bestandsgrootte te groot wordt, vooral als u een dozijn aangepaste lettertypen insluit.
Inbeddingsopties configureren – Minder gedoe
Als je een kleiner bestand wilt, vink dan ‘Alleen de tekens insluiten die in het document worden gebruikt’ aan. Zo worden alleen de tekens die je daadwerkelijk gebruikt opgeslagen. Bij sommige projecten kan dat de bestandsgrootte aanzienlijk verkleinen, vooral bij grote lettertypefamilies. Vink ook ‘ Gemeenschappelijke systeemlettertypen niet insluiten’ aan om onnodige tekstophoping te voorkomen. Soms probeert Word alles in te sluiten, waardoor je bestand enorm groot kan worden. Dat is niet efficiënt als je het deelt via e-mail of ergens uploadt.
Laatste controles en besparen
Sla je document op zodra het is ingesteld. Test het indien mogelijk op een andere computer, gewoon om te controleren of de lettertypen blijven staan. Houd er rekening mee dat bepaalde lettertypen soms beperkingen hebben waardoor insluiten niet mogelijk is, of dat ze zich niet gedragen zoals verwacht. Het is vreemd, maar gebeurt vaker dan verwacht. Als lettertypen er nog steeds niet goed uitzien, controleer dan de licentie en of het lettertype insluiten daadwerkelijk ondersteunt. Want Windows en Office kunnen natuurlijk wat kieskeurig zijn met bepaalde lettertypen.
Tips voor het insluiten van lettertypen in Word
- Rond uw document af voordat u lettertypen insluit. Daarna kunt u niet meer terug zonder het insluitproces opnieuw uit te voeren.
- Gebruik indien mogelijk standaard, gangbare lettertypen om grotere bestanden of insluitingsproblemen te voorkomen.
- Controleer de licentie voor het lettertype: bij sommige gratis lettertypen is insluiten niet mogelijk, of u krijgt een waarschuwing over licentiebeperkingen.
- Test uw uiteindelijke bestand op een andere computer, bij voorkeur met een andere versie van Word of zelfs op een ander besturingssysteem, gewoon voor de zekerheid.
- Voor superprofessioneel delen kunt u uw Word-document converteren naar PDF. Zo blijven lettertypen en opmaak beter behouden voor verspreiding.
Hells, veelgestelde vragen
Kan ik elk lettertype in mijn Word-document insluiten?
De meeste lettertypen zijn insluitbaar, maar sommige lettertypen hebben licenties die dit verhinderen of beperkingen hebben. Als het een gekocht of gratis lettertype van een vertrouwde bron is, controleer dan de licentiegegevens voordat u het insluit. Soms zijn lettertypen niet ontworpen om in te sluiten en werken ze gewoon niet goed.
Wordt mijn bestand groter als ik lettertypen insluit?
Ja, het vergroot de grootte, vooral als je lettertypebestanden groot zijn of als je alle tekens insluit. Om het overzichtelijk te houden, kies je ‘alleen de gebruikte tekens insluiten’ en sluit je systeemlettertypen uit als dat mogelijk is. In de ene configuratie werkte het, in de andere…niet zozeer. Het hangt er eigenlijk vanaf hoeveel lettertypen er zijn en hoe groot ze zijn.
Maken ingesloten lettertypen mijn document trager?
Niet echt, tenzij je superzware lettertypen of tientallen aangepaste lettertypen invoegt. Het kan het openen of opslaan iets langer maken, maar het effect is meestal minimaal. Een beetje vreemd, maar op sommige machines is het verwaarloosbaar; op andere merkbaar.
Kunnen ingesloten lettertypen later worden verwijderd?
Zeker. Ga terug naar Bestand > Opties > Opslaan en haal het vinkje weg bij Lettertypen insluiten in het bestand. Sla het bestand op en de lettertypen zijn verdwenen. Maar let op: als u de insluiting verwijdert, kan het document overschakelen naar de standaardlettertypen wanneer het ergens anders wordt geopend.
Wat als het lettertype niet kan worden ingesloten?
Waarschijnlijk is er sprake van een licentiebeperking of is het lettertype niet ontworpen om te worden ingesloten. Je krijgt dan problemen met de vervanging. Het is het beste om de insluiting te testen voordat je te veel lettertypen toevoegt of deelt. Als je lettertype niet insluitbaar is, kies dan een vergelijkbaar lettertype of converteer je document naar PDF om te delen.
Afsluitende gedachten
Het insluiten van lettertypen is niet ingewikkeld, maar soms gooit Word een foutje over bepaalde lettertypen of instellingen. Over het algemeen draait het erom het juiste selectievakje te vinden en ervoor te zorgen dat je lettertypen insluiten ondersteunen. Op de ene machine is het heel eenvoudig, op de andere…minder. Een beetje geduld, wat testen en je bent klaar. Voor iedereen die een professionele, consistente look op alle apparaten wil, is dit een goede stap. Hopelijk scheelt dit een hoop frustratie.
Samenvatting
- Open uw Word-document en sla uw definitieve versie op.
- Ga naar Bestand > Opties > Opslaan.
- Vink het vakje ‘Lettertypen in het bestand insluiten’ aan.
- Bepaal of u alleen de gebruikte tekens wilt insluiten en veelgebruikte lettertypen wilt uitsluiten.
- Sla het document op en test het indien mogelijk op een andere machine.
Afronding
Het correct insluiten van lettertypen kan soms lastig zijn, maar als je het eenmaal onder de knie hebt, wordt het een tweede natuur. Vergeet niet om de lettertypelicenties te controleren, je instellingen in gedachten te houden en een snelle test uit te voeren voordat je ze met anderen deelt. Als het werkt, blijft je document mooi en consistent, ongeacht waar het terechtkomt. Hopelijk bespaart dit iemand wat hoofdpijn.