Slik skanner du til e-post med en HP-skriver

Det kan være en skikkelig hodepine å finne ut hvordan du får HP-skriveren din til å sende skanninger direkte via e-post uten å drukne i kompliserte oppsettskjermbilder eller endeløst fikle med SMTP-innstillinger. Den innebygde funksjonen «Skann til e-post» føles ofte som om den tar evigheter å konfigurere, spesielt fordi den krever at du konfigurerer SMTP-serveren manuelt, noe som ikke akkurat er brukervennlig. Men hei, det finnes enklere måter som fortsatt fungerer ganske bra – perfekt hvis du er lei av å rote med innstillinger som ser ut til å endre seg hver gang du oppdaterer fastvare eller bytter nettverk.

Et triks er å utnytte eksisterende e-posttjenester som Gmail. I stedet for å grave gjennom hver meny i skriverens innebygde webserver (EWS) for SMTP-informasjon, kan du koble til e-postkontoen din via Microsoft Outlook, som deretter snakker med skriveren for å sende ut e-poster på dine vegne. Alternativt kan HP Smart-appen på telefonen din gjøre det samme, slik at du kan sende skannede dokumenter via e-post direkte fra mobilen din – og dermed omgå det kompliserte oppsettet helt. Begge metodene er nyttige, spesielt hvis skriveren din ikke er offisielt støttet, eller hvis du bare vil ha en rask løsning som ikke involverer timevis med konfigurasjon.

Hvordan skanne til e-post fra HP-skriver ved hjelp av Windows-datamaskiner?

Hvis du ikke har noe problem med å bruke Windows-PC-en din til å sende skanninger, gjør det å konfigurere en e-post som Gmail denne prosessen mye enklere. Oppretting av en Google-konto er trinn én fordi Googles apppassordfunksjon forenkler autentisering for tredjepartsapper som Outlook. Når det er ordnet, kan du sende skanninger via Outlook – litt rart i starten, men det sparer deg for å måtte slite med skriverens innebygde e-postoppsett. Oppdaget at Outlook på noen oppsett må startes på nytt etter at kontoen er konfigurert, men etter det er det ganske sømløst. Forvent at de skannede dokumentene dukker opp i e-postinnboksen din nesten umiddelbart.

Legge til Gmail-kontoen din i Outlook

Hele denne prosessen handler om å koble Outlook til Gmail-kontoen din, slik at skanneren kan sende e-poster via Outlook. Hvorfor bry seg? Vel, fordi Google tilbyr app-passord, som er spesielt nyttige hvis den vanlige påloggingen din ikke fungerer på grunn av tofaktorautentisering eller sikkerhetspolicyer. For å komme i gang, gå til Google-kontoinnstillingene.

• Klikk på Sikkerhet- fanen til venstre.
• Bla nedover og finn App-passord. Klikk på det. Hvis det ikke er synlig, dobbeltsjekk sikkerhetsinnstillingene for kontoen din.
• I rullegardinmenyene velger du E-post for appen og Windows-datamaskin for enheten. Trykk på Generer.
• Kopier det genererte apppassordet – det er en lang streng med tilfeldige tegn.

Deretter åpner du Kontrollpanel på PC-en. Bare søk etter det, det er vanligvis i Start-menyen. Finn og klikk på E-post (Microsoft Outlook). Hvis det ikke er umiddelbart åpenbart, kan det være under «Brukerkontoer» eller «E-post (Microsoft Outlook)».

• Klikk på Legg til for å opprette en ny profil eller endre den eksisterende.
• Du kan gi profilen et hvilket som helst navn, og deretter klikke på OK.
• Skriv inn navnet ditt og hele Gmail-e-postadressen din i skjemafeltene.
• Lim deretter inn apppassordet du genererte tidligere i passordboksen – ikke prøv å bruke det vanlige Google-passordet ditt her.
• Trykk Neste og vent på at Outlook skal bekrefte.
• Når du er ferdig, klikker du på Fullfør og deretter OK.

Når installasjonen er fullført, kan PC-en nå sende e-poster via Outlook, som skriveren også kan bruke til å sende skanninger. Jeg er ikke sikker på hvorfor det fungerer, men etter min erfaring er det ganske pålitelig, selv om en omstart noen ganger hjelper hvis den ikke sendes med en gang. Nå er det bare å skanne dokumentene dine, velge å sende dem som PDF eller JPEG i HP Printer Assistant, så gjør Outlook det grove arbeidet.

Slik skanner og sender du e-post fra skriveren ved hjelp av mobilen

Når du er på farten, kan det være mer din stil å bruke telefonen. HP Smart-appen gjør dette enkelt. Først slår du på Wi-Fi Direct på skriveren – enten via berøringsskjerminnstillingene eller ved å trykke på Wi-Fi Direct-knappen. Vanligvis vises passordet et sted i Wi-Fi-innstillingene, ofte som standard noe sånt som 12345678. Koble mobilen din til det Wi-Fi-nettverket.

Åpne HP Smart, legg til skriveren din hvis du ikke har gjort det, og logg på HP-kontoen din. Trykk på Skriverskanning- knappen, og trykk deretter på Ta bilde for å skanne dokumentet. Etter at du har gjennomgått skanningen (du kan rotere eller lysne den om nødvendig), trykker du på Neste. For å dele, trykk på Del- ikonet, velg e-postformat og -størrelse, og velg deretter å dele via Gmail eller din foretrukne e-postapp. Skriv inn mottakerens adresse, legg til et emne og trykk på send. Så enkelt er det. Bare vær oppmerksom på at Wi-Fi Direct ikke er det mest stabile noen ganger, så hvis det mislykkes, er det bare å koble til på nytt eller prøve et vanlig Wi-Fi-nettverk i stedet.