Zarządzanie wieloma subskrypcjami może wydawać się przytłaczające, zwłaszcza gdy polega się na różnych usługach opartych na subskrypcji. Wiele osób korzysta z natywnych narzędzi oferowanych przez te platformy, takich jak Google Play Store lub Apple App Store, aby monitorować swoje subskrypcje, ale te opcje często wiążą się z ograniczeniami. Podobnie, podczas gdy dedykowane aplikacje do śledzenia subskrypcji mogą wydawać się atrakcyjne, mogą również prowadzić do dodatkowych wydatków. Na szczęście możesz uprościć i usprawnić zarządzanie subskrypcjami bez wysiłku dzięki Arkuszom Google — bezpłatnemu i wszechstronnemu rozwiązaniu!
Krok 1: Projektowanie modułu śledzenia subskrypcji
- Zacznij od otwarcia Arkuszy Google w przeglądarce internetowej i zalogowania się na swoje konto Google.
- Wybierz „Pusty arkusz kalkulacyjny”, aby utworzyć nowy arkusz przeznaczony do śledzenia subskrypcji.
- Kliknij domyślne pole tekstowe „Arkusz kalkulacyjny bez tytułu”, aby zmienić nazwę arkusza na lepszą, np. „Śledzenie subskrypcji”.
- Skonfiguruj arkusz, dodając niezbędne nagłówki kolumn. Rozważ uwzględnienie nagłówków, takich jak Nazwa subskrypcji, Kategoria, Koszt miesięczny, Koszt roczny, Częstotliwość płatności i Działanie (takie jak Odnowienie lub Anulowanie).
- W przypadku kolumn takich jak Kategoria i Częstotliwość korzystne jest tworzenie menu rozwijanych. Aby to zrobić, kliknij nagłówek kolumny, a następnie naciśnij i przytrzymaj,
Ctrlzaznaczając sąsiadujące komórki, aby wykluczyć nagłówek kolumny.
- Przejdź do menu „Wstaw” znajdującego się u góry.
- Wybierz 'Drop-down’ z opcji, które się pojawią, co wygeneruje menu rozwijane dla wybranej kolumny. Nowy panel pojawi się po prawej stronie.
- Wprowadź żądane elementy dla opcji rozwijanych, wpisując je w pola po prawej stronie. Użyj przycisku „Dodaj inny element”, aby dodać dodatkowe kategorie.
- Aby lepiej uporządkować elementy, możesz oznaczyć je kolorami, klikając na kolorowy kwadrat obok każdego elementu.
- Po wypełnieniu listy rozwijanej „Kategoria” powtórz te kroki dla kolumny „Częstotliwość”. Wprowadź szczegóły subskrypcji bez uwzględniania symbolu waluty w kwotach kosztów.
- Zaznacz komórki w kolumnie „Data subskrypcji”, przejdź do menu „Format” i wybierz „Liczba”, a następnie wybierz „Data”, aby sformatować te wpisy jako daty.
- Podobnie wybierz pozycje w kolumnie „Kwota”. Postępuj zgodnie z tą samą procedurą, ale wybierz „Waluta” lub „Zaokrąglona waluta” zamiast „Data”, aby dokładnie sformatować kwoty. Jeśli używasz innej waluty, wybierz „Waluta niestandardowa”.
- Nie zapomnij połączyć opcji rozwijanych dla kolumny „Działanie” z takimi opcjami jak „Odnów”, „Anuluj” lub „Uaktualnij”.
Krok 2: Monitorowanie subskrypcji
Ważne jest, aby dokładnie obliczyć koszty subskrypcji zgodnie z ich częstotliwością. Masz elastyczność mnożenia, dzielenia lub zatrzymywania kwoty w zależności od tego, jak często płacisz.
- Aby ustalić miesięczny koszt subskrypcji, należy skorzystać z poniższego wzoru:
=IF(C2="Monthly",E2,IF(C2="Annually",E2/12,IF(C2="Weekly",E2*4,""))).
- Aby obliczyć koszt roczny, wystarczy pomnożyć miesięczną kwotę przez 12. Użyj następującego wzoru:
=IF(C2="Monthly",E2*12,IF(C2="Annually",E2,IF(C2="Weekly",E2*52,""))).
- Aby znaleźć skumulowane wydatki w czasie, uwzględnij, ile okresów upłynęło od pierwszej płatności. Wzór na koszty w całym okresie użytkowania to:
=IFS(C2 = "Weekly", F2 * INT((TODAY()-D2)/7), C2 = "Monthly", (DATEDIF(D2,TODAY(), "m") * F2), C2 = "Annually", (H2 * DATEDIF(D2, TODAY(),"y"))).
- W ostatniej kolumnie zdecyduj, czy chcesz odnowić, anulować lub uaktualnić subskrypcję.
Jeśli po prostu szukasz sposobu na śledzenie swoich subskrypcji, możesz zatrzymać się tutaj. Jednak ulepszenie trackera może dać głębszy wgląd w Twoje zobowiązania finansowe!
Krok 3: Stosowanie formatowania warunkowego
Formatowanie warunkowe może pomóc Ci szybko zidentyfikować subskrypcje, których termin odnowienia zbliża się.
- Dodaj dwie nowe kolumny zatytułowane „Następny termin wykonania” i „Dni do wykonania”.
- Następnie przejdź do menu „Format” i wybierz „Formatowanie warunkowe”.
- W otwartym panelu określ zakres komórek do formatowania warunkowego (na przykład
A2:K100). Kliknij rozwijaną listę dla „Formatuj komórki, jeśli”.
- Z listy rozwijanej wybierz opcję „Formuła niestandardowa”.
- W polu „Wartość lub formuła” wprowadź:
=AND(ISNUMBER($K2), $K2 <= 28). Spowoduje to wyróżnienie wierszy, w których subskrypcje są wymagalne w ciągu 28 dni.
Przydatne wskazówki, o których warto pamiętać
- Po skonfigurowaniu trackera możesz po prostu aktualizować istotne informacje, takie jak kwoty, bez konieczności podawania dodatkowych szczegółów. Arkusze Google automatycznie zapewnią, że wszystkie pola zależne zostaną odpowiednio zaktualizowane.
- Wykorzystaj tabele przestawne, aby uzyskać natychmiastowy wgląd w dane dotyczące subskrypcji. Pozwoli Ci to na szybką analizę wzorców wydatków.
- Chociaż Arkusze Google nie obsługują wykresów przestawnych, możesz łatwo wyeksportować plik do programu Microsoft Excel, który zapewnia taką funkcjonalność.
- Jeśli stworzenie własnego modułu śledzenia subskrypcji wydaje Ci się onieśmielające, rozważ skorzystanie z gotowych szablonów Arkuszy Google jako punktu wyjścia.
- Użytkownicy Google Workspace mogą dodawać własne szablony śledzenia subskrypcji do Galerii szablonów, aby inni mogli z nich korzystać.
Dodatkowe informacje
1. Czy mogę używać Arkuszy Google na urządzeniu mobilnym do śledzenia subskrypcji?
Tak, Google Sheets jest dostępny na urządzeniach mobilnych za pośrednictwem aplikacji Google Sheets lub przeglądarki mobilnej. Dzięki temu możesz aktualizować i monitorować swoje subskrypcje z dowolnego miejsca.
2. Czy istnieje sposób na ochronę danych subskrypcji w Arkuszach Google?
Oczywiście! Arkusze Google umożliwiają ustawienie uprawnień udostępniania i edycji, zapewniając, że tylko autoryzowani użytkownicy mogą uzyskać dostęp do danych subskrypcji lub je modyfikować.
3. W jaki sposób mogę wyeksportować mój moduł śledzenia subskrypcji do innych celów?
Możesz łatwo pobrać plik Google Sheets w różnych formatach, w tym Excel, PDF i CSV. Przejdź do menu „Plik”, wybierz „Pobierz” i wybierz żądany format.
Dodaj komentarz