14 dicas para organizar sua caixa de entrada do Gmail

Gerenciar seus e-mails parece uma daquelas tarefas que você sempre planeja fazer quando tiver tempo, mas na verdade nunca é realizada. Cada vez mais e-mails inundam sua caixa de entrada, tornando difícil e demorado encontrar o que você procura. Na verdade, você pode estar gastando mais tempo procurando os e-mails certos do que lendo-os.

Isso é verdade mesmo se você contar com o Gmail, que possui vários recursos interessantes, como marcadores e filtros, para facilitar o gerenciamento de e-mail. No entanto, estamos aqui para lhe dizer que organizar sua caixa de entrada do Gmail é muito mais fácil do que você imagina e oferece diversos benefícios, como melhor gerenciamento de tempo, maior produtividade e melhor comunicação.

E esses benefícios podem, por sua vez, ajudar a aliviar o estresse causado por uma caixa de entrada sobrecarregada. Basta seguir as dicas que compartilhamos nesta postagem e em breve você terá uma caixa de entrada do Gmail mais limpa, fácil de usar e com total tranquilidade.

Certifique-se de que e-mails relevantes apareçam no topo

Uma caixa de entrada cheia de e-mails pode ser difícil de navegar e pode tornar bastante desafiador encontrar as informações que você precisa. Para evitar isso, certifique-se de que seus e-mails relevantes apareçam no topo. Você pode fazer isso usando os recursos integrados ao Gmail.

Por padrão, o Gmail oferece cinco opções para organizar seus e-mails – Importante primeiro, Não lido primeiro, Marcado com estrela primeiro, Caixa prioritária e Várias caixas de entrada. Para alterar quais e-mails aparecem primeiro, siga estas etapas.

Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito da caixa de entrada do Gmail e depois no botão “Ver todas as configurações”.

Quando a página principal de configurações abrir, mude para a guia ‘Caixa de entrada’. Em seguida, selecione sua caixa de entrada preferida na opção ‘Tipo de caixa de entrada’.

Selecione a opção ‘Importante primeiro’ para permitir que o Gmail mostre as mensagens de e-mail que considera mais importantes. Como alternativa, você pode optar por visualizar primeiro as mensagens não lidas ou marcadas com estrela. Você também pode configurá-lo para Caixa prioritária, o que permite que o Gmail saiba com quais e-mails você interage com mais frequência, para que possa exibi-los no topo.

Personalize a visualização da sua caixa de entrada

Com o Gmail, você pode personalizar sua caixa de entrada de várias maneiras. Por exemplo, você pode escolher como as mensagens de e-mail serão exibidas.

Clique no ícone de engrenagem para abrir o painel Configurações.
Escolha entre as visualizações Padrão, Confortável e Compacta. A opção Padrão mostra o nome do remetente e o tipo de anexo abaixo do assunto. Você pode abrir anexos diretamente de sua caixa de entrada com esta visualização.

A opção Confortável permite que você saiba que os anexos estão presentes com a ajuda de um ícone de clipe de papel, mas não permite que você abra os anexos diretamente. Por fim, a opção Compactar permite visualizar mais mensagens de e-mail na tela.

Use o botão Spam

Com a ajuda da Inteligência Artificial, o Gmail determina automaticamente quais e-mails são indesejados e spam, evitando que cheguem à sua caixa de entrada. Dito isso, às vezes o e-mail de spam ainda pode passar e chegar à sua caixa de entrada, causando confusão e distraindo você da localização das informações necessárias.

Isso pode acontecer quando o Gmail não reconhece esses e-mails como spam. A solução neste caso é marcar esses e-mails como spam usando o botão fornecido.

Clique na caixa de seleção ao lado do e-mail que deseja marcar como spam para selecionar a mensagem.

Isso mostrará alguns botões na parte superior. Clique no botão que aparece como um ponto de exclamação dentro de um círculo para marcar o e-mail como spam.

Agora o Gmail enviará automaticamente todos os e-mails semelhantes do remetente para a pasta de spam, ajudando a manter sua caixa de entrada limpa. Alternativamente, se você considera um e-mail útil, mas foi marcado como spam pelo Gmail, você também pode informar que não é spam.

Faça uso de filtros

Ter muitos e-mails significa que não será possível classificá-los manualmente e decidir quais são úteis. Felizmente, com filtros, você não precisa fazer isso. Você pode simplesmente informar ao Gmail quais e-mails deseja em uma categoria específica criando filtros para eles.

Para criar um filtro, acesse as configurações do Gmail e clique na guia ‘Filtros e endereços bloqueados’.

Em seguida, clique em ‘Criar um novo filtro’.

O Gmail permitirá que você escolha o que esse filtro fará. Você pode escolher e-mails de pessoas específicas ou contendo palavras específicas, tamanho do e-mail e até mesmo se possuem anexos. Ele pode enviar e-mails diretamente para os arquivos sem entrar na caixa de entrada ou marcar e-mails automaticamente como lidos.

Você pode criar diferentes filtros para seus e-mails para garantir que apenas e-mails relevantes cheguem à sua caixa de entrada, facilitando a visualização deles quando precisar deles, sem perda de tempo.

Livre-se das guias não utilizadas

Por padrão, o Gmail oferece cinco guias nas quais categoriza seus e-mails. Isso inclui as guias principal, social, fóruns, atualizações e promoções. O Gmail coloca automaticamente e-mails diferentes em guias adequadas, ajudando a reduzir a confusão causada por boletins informativos, e-mails promocionais e outros.

No entanto, nem todo mundo precisa de todas as cinco guias; nesse caso, as guias extras podem apenas aumentar a confusão. Nessas situações, você pode desativar as guias que não usa acessando as configurações do Gmail.

Na página Configurações, clique na guia ‘Rótulos’ e role para baixo até a seção ‘Categorias’.
Aqui você pode optar por mostrar ou ocultar as guias de categoria conforme suas necessidades, clicando nos respectivos botões.

Ter menos guias também tornará mais fácil verificar seus e-mails com mais frequência, para que você possa excluir aqueles de que não precisa.

Arquivar e-mails

Você tem duas opções quando se trata de remover e-mails com os quais não interage mais. A primeira é excluí-los, o que os move para a pasta ‘Lixeira’, de onde são removidos permanentemente após 30 dias. A segunda opção é arquivá-los, o que os move para a pasta ‘Arquivo’.

Arquivar e-mails significa que eles serão removidos da sua caixa de entrada, mas não excluídos. Você ainda pode procurá-los se precisar deles e encontrá-los na guia ‘Todos os e-mails’. O arquivamento ajuda a armazenar e-mails que você talvez não use no momento, sem permitir que eles criem confusão em sua caixa de entrada.

Para arquivar um e-mail, basta passar o mouse sobre ele e você verá o botão arquivar à direita. Clique nele para arquivá-lo.

Alternativamente, clique nos três pontos no canto superior direito e você terá várias opções que permitem organizar seus e-mails.

Clique em ‘Arquivar todos os itens visíveis’ para arquivar todas as mensagens de e-mail na sua caixa de entrada do Gmail.

Você pode até selecionar e-mails de remetentes específicos e arquivá-los em massa, liberando rapidamente espaço em sua caixa de entrada.

Habilitar notificações na área de trabalho

Quer acompanhar os e-mails conforme eles chegam para que você possa tomar as medidas necessárias imediatamente? Nesse caso, considere ativar as notificações da área de trabalho do Gmail. Este recurso permite que você saiba cada vez que um e-mail chega à sua caixa de entrada, permitindo gerenciar e-mails em tempo real.

Para ativar as notificações na área de trabalho, abra a página de configurações do Gmail e role para baixo até a opção ‘Notificações na área de trabalho’ na guia ‘Geral’.

Aqui você pode optar por ativar as notificações para todos os e-mails ou apenas para os importantes. Você pode até personalizar os sons de notificação por e-mail aqui. Quando terminar, role para baixo e salve suas alterações.

Para aproveitar ao máximo as notificações da área de trabalho do Gmail, você também terá que ativar as notificações do navegador, caso elas estejam desativadas. Depois de ativá-lo, você poderá ler, excluir, arquivar ou responder e-mails assim que eles chegarem à sua caixa de entrada.

Silenciar conversas por e-mail

Muitas vezes você pode se encontrar em conversas por e-mail que não necessariamente envolvem você ou que você não considera muito importantes no momento. Embora você sempre possa sair, outra opção é silenciar o tópico da conversa, evitando que atualizações apareçam constantemente e o distraiam.

Silenciar conversas impedirá que novas mensagens apareçam, mas elas ainda chegarão até você. Você pode encontrá-los nos arquivos. Isso significa que, se desejar, você poderá verificá-los mais tarde ou procurar um e-mail específico quando necessário.

Para silenciar um tópico de conversa, clique na caixa de seleção à esquerda do tópico de e-mail que deseja silenciar para selecioná-lo e clique nos três pontos na parte superior.

O menu suspenso exibido conterá a opção mudo; clique nele para silenciar a conversa.

Quaisquer novas mensagens na conversa não aparecerão na sua caixa de entrada e serão enviadas diretamente para os arquivos. Você pode localizar facilmente mensagens silenciadas digitando is:mutedna barra de pesquisa.

Marque e-mails importantes com estrela

O Gmail faz um bom trabalho ao determinar quais e-mails podem ser importantes para você e adicionar um ‘Marcador de importância’ amarelo ao lado deles. No entanto, ainda há momentos em que talvez não seja possível fazê-lo corretamente. Felizmente, você ainda pode informar quais e-mails são importantes marcando-os com uma estrela.

Embora o Gmail adicione marcadores de importância a conversas inteiras de e-mail, você pode adicionar estrelas a e-mails individuais em uma conversa. Isso ajudará você a pesquisar e-mails específicos com mais rapidez e com o mínimo de complicações.

Para adicionar uma estrela, basta clicar no ícone de estrela ao lado de um e-mail na caixa de entrada do Gmail.

Quando terminar uma conversa por e-mail, você pode remover a estrela clicando no ícone de estrela novamente.

À medida que você adiciona e remove estrelas, o Gmail detecta melhor quais mensagens são importantes para você. Você pode acessar todos os seus e-mails marcados com estrela na opção ‘Com estrela’ no painel esquerdo da sua caixa de entrada.

Use rótulos para organizar seus e-mails

O Gmail usa marcadores para separar e-mails em diferentes categorias, como Caixa de entrada, Lixeira e Rascunhos. Ele também permite criar seus próprios marcadores e você pode até adicionar mais de um marcador a uma mensagem de e-mail. Os rótulos funcionam como tags, tornando mais fácil encontrar a mensagem certa, e você pode até aninhar rótulos como subpastas.

Uma etiqueta pode ter 225 caracteres e pode ser codificada por cores para melhor visibilidade. E você pode configurar o Gmail para adicionar marcadores aos e-mails automaticamente quando eles chegarem.

Para criar um marcador, role para baixo no lado esquerdo da caixa de entrada do Gmail até chegar à seção ‘Rótulos’. Clique no ícone ‘+’ para criar um novo rótulo.

Na caixa que aparece, você pode escolher o nome do rótulo e se deseja aninhá-lo nos rótulos existentes. Clique no botão ‘Criar’ para criar a etiqueta.

O uso de rótulos pode facilitar as coisas na hora de organizar sua caixa de entrada do Gmail, mas eles devem ser usados estrategicamente. Embora você possa criar vários rótulos, muitos rótulos resultarão no mesmo problema, portanto, o equilíbrio certo é crucial. Ou você pode contar com aplicativos de terceiros que ajudam a adicionar rótulos como guias para facilitar o acesso.

Experimente várias caixas de entrada

O Gmail possui um recurso chamado Várias caixas de entrada, que permite gerenciar várias contas do Gmail por meio de uma caixa de entrada unificada. Como não há limite para o número de contas do Gmail que você pode criar, você pode ter contas separadas para casa e para o trabalho e gerenciá-las com Várias caixas de entrada.

Para ativar múltiplas caixas de entrada, abra seu Gmail e clique no ícone de engrenagem para acessar as configurações.
Role para baixo até a seção ‘Tipo de caixa de entrada’ e clique na opção ‘Múltiplas caixas de entrada’. Ativar isso permitirá criar vários painéis para diferentes categorias de e-mail, como tópico, tipo, remetente, etc.

Você também pode escolher e-mails específicos para aparecerem em uma caixa de correio diferente e configurar cada seção com base em suas prioridades. O recurso Várias caixas de entrada ajuda a fornecer uma visão mais limpa de várias categorias de e-mail, proporcionando uma experiência de usuário mais rápida.

Ativar sugestões no Gmail

Se você recebe muitos e-mails de spam, é provável que tenha perdido alguns e-mails importantes ao tentar evitar o spam. O recurso Nudge do Gmail pode ajudá-lo nesses casos, lembrando-o de mensagens de e-mail importantes que precisam de sua atenção. Ele é executado em um algoritmo que traz e-mails que precisam de uma resposta sua ou de outra parte para o topo da sua caixa de entrada.

O recurso pode ser muito útil se você precisar de um lembrete sobre o envio de respostas ou e-mails de acompanhamento.

Para ativar Nudges, acesse as configurações do Gmail e role para baixo na guia ‘Geral’ até chegar à seção ‘Nudges’.
Clique na caixa de seleção para ativar Nudges para e-mails que precisam de respostas e sugestões de acompanhamento.

Depois de ativar os Nudges, o Gmail trará automaticamente os e-mails que exigem resposta para o topo da sua caixa de entrada. Ele irá sugerir e-mails que você pode ter esquecido de responder, bem como aqueles que exigem o envio de um e-mail de acompanhamento. Assim, você pode lidar rapidamente com as mensagens de e-mail conforme necessário, em vez de deixá-las acumular-se na sua caixa de entrada.

Use hashtags no Gmail

Conforme explicamos acima, você pode criar marcadores para organizar e gerenciar facilmente suas mensagens de e-mail. No entanto, se quiser dar um passo adiante, você também pode usar hashtags ao redigir e-mails e, em seguida, usá-las para pesquisar facilmente e-mails específicos em sua caixa de entrada.

Por exemplo, você pode estar enviando um e-mail para um cliente sobre um projeto e pode usar hashtags #follow-up, #project-details, #name-of-the-project, etc.

Agora, a busca por e-mails limitados a este tópico requer apenas a busca por essas hashtags na caixa de pesquisa.

Quando você digita as hashtags na caixa de pesquisa, todas as mensagens de e-mail contendo essas hashtags aparecerão nos resultados da pesquisa. Você não precisa mais classificar manualmente vários e-mails para chegar ao que precisa.

Crie vários aliases do Gmail

Você pode criar várias versões do seu endereço de e-mail no Gmail com a ajuda do sinal ‘+’ e diferentes combinações de números e palavras. Isso permitirá filtrar e-mails de vários remetentes, ajudando a manter sua caixa de entrada limpa e organizada. Apenas certifique-se de criar aliases exclusivos ao se inscrever.

Adicionar ‘+any.alias’ ao seu endereço de e-mail permitirá que os e-mails cheguem à sua caixa de entrada. Por exemplo, se o seu e-mail for johndoe@gmail.com, você pode criar diferentes versões dele, como johndoe+friends@gmail.com ou johndoe+work@gmail.com.

E você pode simplesmente filtrar e-mails e separar mensagens importantes de lixo eletrônico. Você pode compartilhar um endereço de e-mail específico contendo o sinal ‘+’ com pessoas como contatos próximos para garantir que essas mensagens cheguem à sua caixa de entrada prioritária.

É uma boa ideia tornar seus aliases de e-mail autoexplicativos para que você se lembre da finalidade para a qual os criou. Essa dica também é útil para gerenciar coisas como assinaturas que estão conectadas à sua conta, já que você pode criar um grupo específico para cada alias.

As dicas que compartilhamos aqui podem ajudá-lo a organizar sua caixa de entrada do Gmail de maneira rápida e fácil, facilitando o gerenciamento de e-mails. Quase cada um deles é fácil de experimentar e implementar e leva apenas alguns segundos. E você pode até experimentar alguns deles ao usar o Gmail em dispositivos móveis.

Se você está procurando mais opções que possam facilitar a organização da sua caixa de entrada do Gmail, existem várias extensões e complementos de navegador que valem a pena conferir, como o mostrado abaixo.