Limpeza e importação de dados com o Power Query no Excel: um guia passo a passo

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Desde sua estreia no Excel, o Power Query transformou a maneira como os profissionais lidam com o gerenciamento de dados. Inicialmente introduzido como um complemento em 2010, o Power Query se tornou um recurso integrado indispensável no Excel desde 2016. Sua função principal? Simplificar o processo de limpeza, importação e reorganização de dados para economizar não apenas tempo, mas também frustração adicional. Ao se concentrar na preparação eficiente de seus dados, o Power Query permite que você se concentre em análises e insights.

O que é o Power Query?

O Power Query é essencialmente uma ferramenta dentro do Excel projetada para transformação de dados. Ele oferece uma maneira simples, mas poderosa, de recuperar dados de várias fontes, limpá-los e prepará-los para análise. O Power Query reside na seção “Obter e Transformar Dados” da guia Dados, garantindo fácil acessibilidade para usuários em todos os níveis de habilidade.

Localização das ferramentas do Power Query na guia Dados do Excel

Aperte o cinto enquanto nos aprofundamos nos usos práticos do Power Query, equipando você com o conhecimento para limpar, importar e organizar seus dados com delicadeza.

Limpeza de dados do Excel usando o Power Query

Uma das minhas aplicações preferidas do Power Query é a limpeza de dados. Imagine que você colou uma lista confusa de endereços de e-mail do campo CC de um e-mail do Outlook na sua planilha do Excel. Sua missão? Transformar esses dados bagunçados em uma tabela organizada contendo nomes, sobrenomes e endereços de e-mail. Embora as funções do Excel possam fazer isso, o Power Query oferece uma experiência perfeita que requer esforço mínimo.

Lista de endereços de e-mail separados por ponto e vírgula no Excel

Para começar, siga estes passos:

Abra o Power Query: clique na aba “Dados” e selecione “Da Tabela/Intervalo”. Esta janela solicita que você crie uma tabela a partir dos dados selecionados.
Selecione seus dados: confirme se o intervalo correto está selecionado e, se seus dados não tiverem cabeçalhos, deixe a opção de cabeçalhos desmarcada antes de clicar em “OK”.

Ao clicar em “OK”, o Power Query Editor é aberto, preparando o cenário para a transformação de seus dados.

Sua próxima tarefa? Divida os endereços de e-mail em linhas individuais:

Dividir coluna: clique com o botão direito do mouse no cabeçalho da coluna, passe o mouse sobre “Dividir coluna” e selecione “Por delimitador”. Escolha “Ponto e vírgula” como delimitador e selecione “Linhas” na caixa de diálogo Opções avançadas.

Após a confirmação, você verá cada endereço de e-mail organizado em linhas separadas.

Endereços de e-mail separados em várias linhas no Power Query Editor

Agora, é hora de extrair o primeiro e o último nome. Para isso, utilize o recurso “Add Column From Examples”:

Extrair nomes: Clique duas vezes no cabeçalho da coluna e insira o primeiro nome ou título para replicar o padrão. O Power Query sugerirá as entradas restantes automaticamente!
Renomear colunas: certifique-se de renomear as colunas adequadamente (por exemplo, “Nome”, “Sobrenome”, “Endereço de e-mail”).
Toques finais: ajuste a ordem das colunas arrastando-as para as posições desejadas.

Com seus dados aparecendo limpos e organizados, não se esqueça de atribuir um nome significativo à sua consulta antes de fechar e carregar os dados de volta na sua pasta de trabalho.

Nomeando a consulta no Power Query Editor

Importando e reorganizando dados com o Power Query

O Power Query brilha quando se trata de importar dados de diversas fontes além de planilhas, como PDFs ou sites. Esta próxima seção demonstra como extrair e reorganizar dados específicos de uma pasta de trabalho existente do Excel de forma eficiente.

Primeiro, comece navegando até a aba “Dados” novamente:

Iniciar importação: Clique em “Obter dados”> “Do arquivo”> “Da pasta de trabalho do Excel”.
Selecione seu arquivo: localize o arquivo do qual deseja importar os dados e clique em “Importar”, seguido de “Transformar dados” para acessar o Editor do Power Query.

Janela do navegador mostrando os dados disponíveis para importação

No Editor do Power Query:

Promover linha para cabeçalhos: clique em “Usar primeira linha como cabeçalhos” para designar instantaneamente a primeira linha como seus cabeçalhos de coluna.
Descentralizar dados: selecione as colunas que representam suas variáveis exclusivas e clique com o botão direito para selecionar “Descentralizar outras colunas”. Isso transforma seu layout, apresentando cada valor exclusivo em sua própria linha.

Dados não dinamizados mostrando um layout organizado

Antes de carregar a tabela reorganizada de volta na sua pasta de trabalho, lembre-se de ajustar os nomes das colunas e definir os tipos de dados corretos para manter a integridade dos dados.

Definir tipo de dados para coluna Mês no Editor do Power Query

Após concluir suas transformações, clique em “Fechar e carregar” > “Fechar e carregar para” para determinar onde seus dados aparecerão no Excel.

O poder do Power Query é sua capacidade de manter links dinâmicos para suas fontes de dados. Por exemplo, se seu conjunto de dados original mudar, basta clicar com o botão direito do mouse em sua nova tabela e selecionar “Refresh” para atualizá-la perfeitamente.

Atualizando os dados na tabela do Power Query

Essa funcionalidade faz do Power Query um divisor de águas na análise dinâmica de dados, mantendo seus conjuntos de dados atualizados sem precisar copiar e colar manualmente.

Pronto para levar suas habilidades de gerenciamento de dados para o próximo nível? Explore o Power Query mais a fundo trabalhando com tabelas da web e experimentando seus recursos versáteis de importação em primeira mão. Você verá que esta ferramenta eleva sua produtividade e precisão em pouco tempo!

Insights adicionais

1. Que tipos de fontes de dados posso usar com o Power Query?

O Power Query suporta uma variedade de fontes de dados, incluindo arquivos Excel, arquivos CSV, páginas da web, bancos de dados e muito mais. Isso o torna altamente versátil para tarefas de importação e transformação de dados.

2. Posso atualizar os dados importados pelo Power Query automaticamente?

Sim, você pode configurar atualizações automáticas para seus conjuntos de dados do Power Query. O Excel permite que você configure intervalos de atualização, permitindo que seus dados permaneçam atualizados sem intervenção manual.

3. Existe um limite para a quantidade de dados que posso importar usando o Power Query?

Embora o Power Query possa manipular grandes conjuntos de dados, o desempenho pode cair com conjuntos excessivamente grandes, especialmente se eles excederem o limite de linhas do Excel de 1.048.576. É aconselhável filtrar ou resumir os dados antes de importar para melhorar o desempenho do processamento.

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