Colaborando em um documento do Word: um guia passo a passo

Colaborar em documentos com colegas ou amigos pode muitas vezes se tornar complexo, especialmente quando envolve edição, revisão e ajustes. Felizmente, o Microsoft Word fornece ferramentas de colaboração poderosas, adaptadas para simplificar esses processos. Com esses recursos, você pode facilmente rastrear modificações e aprová-las ou recusá-las, garantindo uma experiência de edição de documentos tranquila.

Para usar efetivamente essas ferramentas de colaboração, você precisará:

Uma versão recente do Microsoft Word, de preferência o Microsoft 365.
Uma conexão ativa com a internet.
Uma conta Microsoft com o OneDrive habilitado no seu PC para facilitar o salvamento e o compartilhamento de documentos.

Etapa 1: salve seu documento no OneDrive

Comece abrindo o Microsoft Word no menu Iniciar ou acesse a versão online pelo seu navegador.
Crie um novo documento ou abra um existente que você pretende compartilhar.
Navegue até o menu “Arquivo”, clique em “Salvar” e selecione a opção OneDrive.

Selecione a pasta desejada do OneDrive para salvar seu documento. Nomeie seu documento apropriadamente e salve-o. Como alternativa, você pode carregá-lo no OneDrive após salvá-lo localmente no seu PC.

Etapa 2: Convidando colaboradores

Depois que seu documento estiver armazenado com segurança no OneDrive, você poderá convidar outras pessoas para colaborar.

Abra o documento do OneDrive clicando duas vezes nele.

Clique no botão ‘Compartilhar’ localizado no lado direito. Insira o nome ou endereço de e-mail do indivíduo com quem você deseja compartilhar o documento na opção ‘Compartilhar’.

Você também pode optar pelo recurso ‘Copiar Link’ para compartilhar o link gerado diretamente com seu colaborador.

Se você escolher a opção ‘Compartilhar’, você terá controle sobre as permissões dos colaboradores. Clique no ícone de engrenagem localizado no canto superior direito da caixa de diálogo ‘Compartilhar’.

Aqui, você pode definir o nível de acesso para o documento compartilhado. Você pode permitir que qualquer pessoa visualize sem fazer login, selecionar indivíduos específicos ou limitar o acesso àqueles que já têm permissões.

Ajustando as configurações de compartilhamento de documentos

Na seção ‘Mais configurações’, selecione se os participantes podem editar o documento ou apenas visualizá-lo. Para melhorar a colaboração, opte por ‘Pode editar’ antes de clicar no botão ‘Aplicar’.

Mais configurações na opção Compartilhar

Se estiver usando uma assinatura premium do Microsoft 365, você pode definir uma data de expiração para o link e aplicar uma senha para maior segurança.

Depois de ajustar suas preferências de compartilhamento, digite o nome ou endereço de e-mail do(s) colaborador(es) desejado(s) e inclua uma mensagem, se necessário, antes de clicar em “Enviar”.

Considerações importantes

Depois que seu documento estiver configurado para colaboração, vários usuários poderão editá-lo simultaneamente. As alterações feitas por cada colaborador podem ser vistas em tempo real, com cursores codificados por cores distintas indicando quem está editando o quê.
Os colaboradores podem comentar diretamente no documento selecionando o texto, navegando até a aba ‘Review’ e escolhendo ‘New comment’ no menu de contexto do botão direito. Isso permite um tópico de conversação contínuo, pois outros podem responder a esses comentários.
Um painel de revisão pode ser acessado em documentos com vários colaboradores e exibe todos os comentários e alterações feitas, garantindo que todos estejam na mesma página.
Utilize o recurso ‘Track Changes’ encontrado na aba ‘Review’ para visualizar todas as edições, incluindo exclusões e inserções. Este recurso inclui sinalizadores coloridos ao lado do documento com os nomes dos colaboradores, agilizando o rastreamento das contribuições.

Perguntas frequentes

1. Posso colaborar em um documento do Microsoft Word sem ter uma assinatura do Microsoft 365?

Não, para acessar todos os recursos de colaboração efetivamente, é recomendada uma assinatura do Microsoft 365. No entanto, você ainda pode compartilhar documentos e rastrear alterações com uma versão padrão do Word, mas algumas funcionalidades podem ser limitadas.

2. Como sei quando meus colaboradores estão editando o documento?

Ao colaborar em tempo real, você verá cursores codificados por cores de seus colaboradores no documento. Além disso, as últimas alterações e comentários serão atualizados automaticamente, permitindo que todos vejam quem está fazendo edições.

3. O que acontece se eu esquecer de salvar meu documento no OneDrive?

Se você esquecer de salvar o documento no OneDrive, não poderá aproveitar os recursos de colaboração. Certifique-se sempre de salvar seu documento no OneDrive para habilitar recursos de compartilhamento, acesso remoto e edição colaborativa.

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