So aktivieren Sie die Abwesenheitsfunktion in Microsoft Teams

Manchmal ist es etwas merkwürdig, wie Microsoft Teams Abwesenheitsnotizen handhabt. Man richtet eine ein, und zunächst scheint alles in Ordnung zu sein, doch dann bleibt der Status aus irgendeinem Grund hängen oder wird nicht wie gewünscht aktualisiert. Beispielsweise deaktiviert man die Abwesenheitsnotiz in Outlook, aber Teams zeigt einen weiterhin als abwesend an – äußerst ärgerlich, wenn man es nicht schnell genug bemerkt. Oder man möchte vielleicht nur kurz für ein oder zwei Tage eine Abwesenheitsnotiz einrichten, ohne die Outlook-Einstellungen komplett zu ändern. Solche Dinge können etwas umständlich sein, insbesondere wenn man unter Zeitdruck steht oder mehrere Geräte nutzt. Die gute Nachricht: Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Abwesenheitsnotiz so einzustellen oder zu deaktivieren, dass der Status tatsächlich den tatsächlichen Aktivitäten entspricht. Meistens geht es darum, sicherzustellen, dass die automatischen Antworten und der Teams-Status korrekt synchronisiert werden. Manchmal muss man jedoch etwas tiefer in die Systemeinstellungen eingreifen, um das Problem zu beheben. Genau darum geht es in dieser Anleitung: Wie man die Abwesenheitsnotiz direkt in Teams und in Outlook einrichtet und wie man sie wieder entfernt, falls das System Probleme macht. Denn natürlich sollte so etwas nicht so schwer sein, aber irgendwie ist es das doch.

So beheben Sie Probleme mit Ihrer Abwesenheitsnotiz in Microsoft Teams und Outlook

Verwenden des Profilsymbols in der Microsoft Teams-App

Das ist die schnelle und einfache Methode, um kurz Bescheid zu geben, dass Sie abwesend sind – funktioniert unter Windows, Mac, auf Mobilgeräten, also im Grunde überall dort, wo Teams läuft. Die direkte Einrichtung in Teams ist hilfreich, falls Outlook nicht aktuell ist oder nicht richtig synchronisiert.

1. Starten Sie die Microsoft Teams -App und melden Sie sich gegebenenfalls an.
2. Klicken Sie auf Ihr Profilsymbol in der oberen rechten Ecke.
3. Wählen Sie „ Statusmeldung festlegen “.
4. Geben Sie Ihre individuelle Abwesenheitsnotiz ein. Formulieren Sie sie klar, prägnant – oder so, wie es Ihnen am besten erscheint.Üblicherweise schreiben die Leute einfach etwas wie: „Bin kurz nicht da, melde mich später.“
5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „ Anzeigen, wenn mir jemand eine Nachricht schickt“ – so stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht für jeden sichtbar ist, der Ihnen eine Nachricht schickt.
6. Im Dropdown -Menü „Statusmeldung löschen“ können Sie auswählen, wie lange diese Meldung angezeigt werden soll. Sie können voreingestellte Zeiten auswählen oder im Menü „Benutzerdefiniert “ die Daten manuell festlegen.

Bei manchen Konfigurationen kann dies etwas unzuverlässig sein. Sollte die Abwesenheitsnotiz nicht sofort angezeigt werden, versuchen Sie, Teams neu zu starten oder sich ab- und wieder anzumelden. Wenn Sie die Abwesenheitsnotiz für einen späteren Zeitpunkt planen möchten, wird Ihnen möglicherweise auch die Option „Abwesenheitsnotiz planen“ angezeigt – dies ist jedoch nur möglich, wenn Sie mit einem Geschäfts- oder Schulkonto angemeldet sind, das mit Microsoft 365 verknüpft ist, nicht mit einem privaten Konto.

1. Wählen Sie „Abwesenheitsanzeige“.
2. Automatische Antworten aktivieren.
3. Schreiben Sie Ihre Nachricht in das Feld.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „ Antworten nur während eines Zeitraums senden“ und wählen Sie die entsprechenden Daten aus.
5. Optional können Sie die Option „Antworten außerhalb meiner Organisation senden“ aktivieren und festlegen, ob externe Personen die Nachricht erhalten sollen.
6. Fertig.​

Automatische Antworten in Outlook nutzen – eine bessere App für längere Reisen

Diese Einstellung verknüpft Ihre Abwesenheitsnotiz offiziell mit Outlook und Teams. Wenn Sie die Einstellungen also nicht zweimal ändern möchten, ist dies die beste Lösung. Outlook kann jedoch manchmal langsam sein oder nicht synchron laufen, insbesondere in der Webversion oder auf Mobilgeräten. Sollte Teams Sie nach dem Deaktivieren der Outlook-Antworten weiterhin als abwesend anzeigen, ist dies ein Hinweis darauf, dass Sie das Problem genauer untersuchen sollten.

1. Öffnen Sie Ihren Browser, rufen Sie Outlook im Web auf und melden Sie sich an.
2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol in der oberen rechten Ecke, um die Einstellungen zu öffnen.
3. Gehen Sie zu E-Mail > Automatische Antworten.
4. Aktivieren Sie die Option „Automatische Antworten“.
5. Wenn Sie die Funktion nur für einen bestimmten Zeitraum (z. B.Ihre Urlaubstage) nutzen möchten, aktivieren Sie die Option „ Antworten nur senden während“ und legen Sie den gewünschten Zeitraum fest.
6. Geben Sie Ihre Abwesenheitsnotiz in das Feld für interne Kommunikation innerhalb Ihrer Organisation ein. Zum Beispiel: „Bis Montag nicht erreichbar, melde mich dann zurück.“
7. Aktivieren Sie bei Bedarf die Option „Antworten außerhalb Ihrer Organisation senden“ und geben Sie eine andere Nachricht ein – hilfreich, wenn Sie gegenüber Kunden oder externen Kontakten höflich sein möchten.
8. Klicken Sie abschließend auf Speichern. Manchmal funktioniert es nicht sofort, überprüfen Sie daher nach ein paar Minuten, ob die Datei in Teams angezeigt wird.

So deaktivieren Sie die Abwesenheitsanzeige in Teams oder Outlook

Deaktivierung in Microsoft Teams

Falls Team sich weiterhin so verhält, als wären Sie nicht erreichbar, obwohl Sie die automatischen Antworten deaktiviert haben, oder falls Sie die Nachricht endgültig löschen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie Microsoft Teams.
2. Klicken Sie auf Ihr Profilsymbol und bewegen Sie den Mauszeiger anschließend über die aktuelle Statusmeldung.
3. Klicken Sie auf das Papierkorbsymbol daneben, um die Nachricht zu löschen.
4. Damit sollte Ihre Abwesenheitsnotiz entfernt werden, aber manchmal muss Teams neu gestartet werden, um die Änderung zu erkennen – nur zur Info.

Automatische Antworten in Outlook Web deaktivieren

Wenn Ihre automatische Outlook-Antwort also noch aktiv ist und in Teams als „Abwesend“ angezeigt wird, gehen Sie wie folgt vor:

1. Melden Sie sich bei Outlook Web an.
2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol oben rechts.
3. Navigieren Sie erneut zu E-Mail > Automatische Antworten.
4. Automatische Antworten deaktivieren.
5. Vergessen Sie nicht, auf Speichern zu klicken, sonst läuft es im Hintergrund weiter.