So beheben Sie Probleme mit der Outlook 365-Synchronisierung

Wer Outlook 365 schon länger nutzt, weiß, dass es ziemlich zuverlässig ist – bis es plötzlich nicht mehr funktioniert. Ein häufiges Ärgernis ist, wenn die E-Mails einfach nicht richtig synchronisiert werden. Das kann dazu führen, dass man den ganzen Tag auf einen überfüllten Posteingang mit alten E-Mails starrt oder neue verpasst. Das ist nicht nur extrem ärgerlich, sondern stört auch den Arbeitsablauf. Normalerweise handelt es sich um eine kleine Störung, die sich mit ein paar Anpassungen oder Fehlerbehebungsschritten beheben lässt. Im Grunde möchte man, dass Outlook korrekt mit dem Server kommuniziert und den Posteingang aktuell hält, ohne dass man ständig auf die Aktualisierungsschaltfläche klicken muss.

Diese Probleme können aus verschiedenen Gründen auftreten – beschädigte Profile, Sitzungsfehler, fehlerhafte Datendateien oder sogar Fehlfunktionen von Microsoft 365 selbst. Die gute Nachricht: Viele dieser Probleme lassen sich beheben, ohne dass eine Neuinstallation erforderlich ist. Von der Aktualisierung der App über die Reparatur von Dateien bis hin zum erneuten Hinzufügen von Konten – die Chancen stehen gut, dass eine dieser Methoden Ihre E-Mails wieder synchronisiert. Und falls nicht, gibt es immer noch weitere Lösungsansätze.

Wie behebt man das Problem, dass Outlook 365 nicht synchronisiert?

Wenn Ihre E-Mails nicht aktualisiert werden, sollten Sie Outlook nicht sofort neu installieren. Manchmal reicht schon eine einfache manuelle Aktualisierung oder eine kleine Einstellungsänderung. Falls das nicht hilft, können komplexere Lösungsansätze wie die Reparatur von Dateien oder das Zurücksetzen von Profilen Abhilfe schaffen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Internetverbindung stabil ist und Outlook geschlossen ist, bevor Sie Reparaturtools verwenden oder Einstellungen ändern. Eine schrittweise Fehlersuche hilft, die Ursache der Synchronisierungsprobleme zu ermitteln.

Verwenden Sie den Befehl „Ordner aktualisieren“.

Das ist eine schnelle und einfache Lösung, die funktioniert, wenn Outlook mal wieder streikt. Durch manuelles Aktualisieren des Posteingangs wird die Synchronisierung erzwungen. Das ist besonders hilfreich, wenn neue E-Mails nicht angezeigt werden oder eingehende Nachrichten verzögert eintreffen. Manchmal synchronisiert Outlook einfach nicht automatisch, oder die Synchronisierung bleibt hängen – diese Aktualisierung kann den Prozess wieder in Gang bringen.

• Öffnen Sie Microsoft Outlook. Gehen Sie dann zum Menü „Senden/Empfangen“.Je nach Version kann es „Alle Ordner senden/empfangen“ oder einfach „Ordner aktualisieren“ heißen.
• Klicken Sie auf „Ordner aktualisieren“. Es handelt sich normalerweise um eine Schaltfläche mit einem kreisförmigen Pfeilsymbol.
• Behalten Sie die Statusleiste im Auge – Outlook aktualisiert Ihren Posteingang und ruft neue E-Mails ab. Bei manchen Systemen kann dies einige Sekunden dauern, insbesondere wenn Sie viele E-Mails offline gespeichert haben.

Diese Lösung ist zwar simpel, hat aber auf Rechnern geholfen, bei denen Outlook neue Nachrichten nur nach manueller Eingabe anzeigte. Auf einem System funktionierte es sofort, auf einem anderen musste ich es mehrmals versuchen.

Microsoft 365 über die Einstellungen reparieren

Beschädigte oder fehlerhafte Dateien in Ihrer Office-Suite können zu Synchronisierungsproblemen führen. Da Outlook 365 Teil von Microsoft 365 ist, behebt die Reparatur des gesamten Pakets häufig Outlook-spezifische Probleme. Mithilfe der integrierten Reparaturfunktion lassen sich beschädigte Komponenten entfernen, die die Fehlfunktionen verursachen.

• Drücken Sie diese Taste Windows + I, um die Einstellungen zu öffnen.
• Navigieren Sie zu Apps > Apps & Funktionen.
• Suchen Sie in der Liste nach Microsoft 365 – je nach Version kann es auch Microsoft Office heißen.
• Klicken Sie darauf und anschließend auf Ändern.
• Wählen Sie Online-Reparatur.(Ja, die größere Option, die ein paar Minuten dauert.)
• Folgen Sie den Anweisungen – warten Sie, bis der Vorgang abgeschlossen ist, und starten Sie dann Ihren PC neu.

Dadurch werden viele zugrundeliegende Probleme behoben. Wundern Sie sich aber nicht, wenn Sie während des Vorgangs nach Ihren Office-Anmeldedaten gefragt werden. Manchmal schlägt die Reparatur bei bestimmten Konfigurationen fehl oder dauert länger als erwartet, aber ein Versuch lohnt sich trotzdem oft.

Outlook auf die neueste Version aktualisieren

Manchmal wird das Synchronisierungsproblem durch einen Fehler in Ihrer aktuellen Outlook-Version verursacht. Durch ein Update auf die neueste Version stellen Sie sicher, dass alle in den Versionshinweisen genannten Fehlerbehebungen enthalten sind. Updates beinhalten außerdem häufig Leistungsverbesserungen, die Ihr Problem möglicherweise ohne zusätzlichen Aufwand beheben.

• Öffnen Sie Outlook und klicken Sie oben links auf „Datei“.
• Wählen Sie in der Seitenleiste „Office-Konto“ aus.
• Klicken Sie auf „Update-Optionen“ und wählen Sie „Jetzt aktualisieren“.
• Warten Sie, bis Office nach Updates sucht und diese installiert – dies kann automatisch erfolgen, wenn Sie automatische Updates aktiviert haben.

Hinweis: Manchmal schlägt die Installation von Updates beim ersten Versuch aufgrund von Netzwerkproblemen oder Hintergrundprozessen fehl. Outlook als Administrator auszuführen (Rechtsklick und „Als Administrator ausführen“) kann in manchen Fällen helfen.

Entfernen und erneutes Hinzufügen Ihrer E-Mail-Konten

Wenn Outlook weiterhin Probleme bereitet, hilft es oft, das problematische E-Mail-Konto zu löschen und anschließend wieder hinzuzufügen. Dadurch werden fehlerhafte Einstellungen oder Störungen behoben. Outlook erhält dadurch quasi einen Neustart, und diese Methode ist erstaunlich effektiv bei Synchronisierungsproblemen, insbesondere wenn die Kontoeinrichtung ursprünglich beschädigt war.

• Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf Datei. Gehen Sie dann zu Kontoeinstellungen > Kontoeinstellungen.
• Wählen Sie das Konto aus, das Sie aus der Liste entfernen möchten.
• Klicken Sie auf „Entfernen“. Bestätigen Sie gegebenenfalls – es empfiehlt sich, die Servereinstellungen vorher zu notieren, wenn Sie dies später manuell durchführen.
• Um das Konto erneut hinzuzufügen, gehen Sie zurück zu Datei und klicken Sie auf Konto hinzufügen.
• Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und lassen Sie Outlook die Verbindung neu konfigurieren.

Hoffentlich setzt das den Synchronisierungsstatus des Kontos zurück. Manchmal funktioniert es einwandfrei, wenn eine Fehlkonfiguration die Synchronisierungsfehler verursacht hat.

Verwenden Sie das integrierte Reparaturtool für PST-Dateien

Beschädigte persönliche Datendateien .pstkönnen die Synchronisierung und das Laden von Nachrichten in Outlook beeinträchtigen. Microsoft bietet ein praktisches Tool namens „Reparieren“ an, SCANPST. EXEmit dem sich diese Dateien überprüfen und reparieren lassen. Es ist etwas umständlich zu finden, aber ein Versuch lohnt sich, wenn Ihre Synchronisierungsprobleme auf Datenbeschädigung zurückzuführen sind.

• Stellen Sie sicher, dass Outlook vollständig geschlossen ist.
• Navigieren Sie zum Ordner für Ihre Office-Programme – oft etwas wie C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16oder Office15, je nach Ihrer Version.
• Führen Sie das SCANPST. EXEDienstprogramm aus.
• Klicken Sie auf Durchsuchen, suchen Sie Ihre PST-Dateien (diese befinden sich normalerweise unter Dokumente/Outlook-Dateien oder in Ihrem Datenordner) und wählen Sie die richtige Datei aus.
• Klicken Sie auf „Start“, um den Scanvorgang zu starten. Aktivieren Sie vorsichtshalber die Option „Backup vor der Reparatur erstellen“.
• Lassen Sie das Tool seine Arbeit erledigen und starten Sie Outlook anschließend neu.

Beachten Sie, dass dies bei stark beschädigten Datendateien möglicherweise nicht alle Probleme behebt, aber häufig kleinere Fehler beseitigt, die Synchronisierungsprobleme verursachen. Wenn Sie nicht sicher sind, wo sich Ihre PST-Dateien befinden, konsultieren Sie die offizielle Dokumentation oder Community-Anleitungen, da die Speicherorte je nach Systemkonfiguration variieren.

Neues Outlook-Profil erstellen

Manchmal wird das Profil selbst beschädigt oder falsch konfiguriert, insbesondere nach Software-Updates oder Abstürzen. Das Erstellen eines neuen Profils kann hartnäckige Synchronisierungsprobleme beheben, die sich sonst nicht lösen lassen.

• Outlook schließen.
• Drücken Sie Windows + R, geben Sie ein controlund drücken Sie die Eingabetaste.
• In der Systemsteuerung die Ansicht auf „Große Symbole“ umschalten.
• Klicken Sie auf Mail (manchmal auch Mail (Microsoft Outlook) genannt ).
• Klicken Sie auf „Profile anzeigen“, wählen Sie Ihr aktuelles Profil aus und klicken Sie dann auf „Entfernen“. Bestätigen Sie die Entfernung.
• Klicken Sie auf „Anwenden “ und schließen Sie anschließend das Dialogfeld.
• Wenn Sie Outlook das nächste Mal starten, werden Sie aufgefordert, ein neues Profil zu erstellen – folgen Sie einfach den Anweisungen auf dem Bildschirm.

Das kann sehr hilfreich sein, wenn das aktuelle Profil beschädigt ist oder fehlerhafte Daten enthält. Bei manchen Systemen verbessert die Erstellung eines neuen Profils die Synchronisierung von Outlook deutlich.

Microsoft 365 neu installieren

Wenn alles andere fehlschlägt, ist möglicherweise eine Neuinstallation von Microsoft 365 erforderlich. Das mag übertrieben erscheinen, aber manchmal lassen sich hartnäckige Fehler oder beschädigte Dateien nur durch eine vollständige Neuinstallation beheben. Es ist zwar lästig, aber letztendlich die sicherste Lösung für anhaltende Probleme.

• Öffnen Sie die Einstellungen über das Startmenü.
• Gehen Sie zu Apps > Apps & Funktionen.
• Suchen Sie Microsoft 365 in der Liste, klicken Sie darauf und anschließend auf Deinstallieren.
• Folgen Sie den Anweisungen, um es vollständig zu entfernen. Ein Neustart wird anschließend empfohlen.
• Laden Sie die neueste Version von Microsoft 365 direkt von der Microsoft Office-Website herunter und installieren Sie sie.

Nur zur Info: Deaktivieren oder trennen Sie gegebenenfalls zuerst Ihr Konto, um Probleme bei der Neuinstallation zu vermeiden. Durch die Neuinstallation lassen sich Probleme beheben, die durch beschädigte Anwendungsdateien oder Sitzungsfehler verursacht wurden und sich anderweitig nicht lösen lassen.