So beheben Sie Probleme mit Outlook-Signaturen in 7 einfachen Schritten

Microsoft Outlook-Signaturen können manchmal lästig sein. Eigentlich sollte alles ganz einfach sein: Signatur erstellen, festlegen, fertig. Doch dann, plötzlich, funktioniert die Funktion nicht mehr oder die Signatur wird einfach nicht angezeigt. Das ist ziemlich ärgerlich, besonders wenn man schnell E-Mails versenden muss. Normalerweise ist das kein Problem, aber ein seltsamer Fehler oder inkompatible Apps können die Signaturanzeige beeinträchtigen. Dieser Leitfaden beschreibt einige gängige Lösungsansätze, von einfachen Anpassungen bis hin zu komplexeren Eingriffen in die Registry. Hoffentlich hilft Ihnen einer dieser Tipps, Ihre Signaturen wieder zum Laufen zu bringen.

So beheben Sie Fehler bei Outlook-Signaturen

Neue Signatur hinzufügen

Dies ist der einfachste Ausgangspunkt. Manchmal ist die Signaturdatei selbst beschädigt oder lässt sich einfach nicht richtig speichern. Das Erstellen einer neuen Signaturdatei kann dieses Problem beheben. So geht’s:

• Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf „Neue E-Mail“, um mit dem Verfassen zu beginnen.
• Klicken Sie im Menüband auf „Signatur“ und wählen Sie dann „Signaturen…“ aus.
• Falls Sie bereits Signaturen haben, wählen Sie eine aus – die vorhandenen könnten fehlerhaft sein. Andernfalls klicken Sie auf „Neu“ und geben Sie der Signatur einen Namen.
• Geben Sie Ihre Signatur im Editor ein, fügen Sie bei Bedarf Bilder hinzu und klicken Sie dann auf OK.
• Klicken Sie im Hauptfenster erneut auf OK, um die Änderungen zu speichern.

Senden Sie nun eine Test-E-Mail. Falls Ihre Signaturen weiterhin nicht angezeigt werden, fahren Sie mit den nächsten Lösungsansätzen fort. Manchmal benötigt Outlook lediglich einen Anstoß oder eine neue Signaturvorlage.

Deinstallieren Sie die alte Microsoft Office Desktop-App

Das ist etwas merkwürdig, aber auf manchen Systemen kann die vorinstallierte Office-Desktop-App mit der aktuellen Office-Installation in Konflikt geraten und Signaturfehler verursachen. Die alte App kann dann im Hintergrund bleiben, Konflikte auslösen oder sogar bestimmte Funktionen blockieren. Die Lösung? Deinstallieren.

1. Klicken Sie auf das Suchsymbol und geben Sie „Systemsteuerung“ ein, drücken Sie dann die Eingabetaste.
2. Gehen Sie zu Programme > Programme und Funktionen.
3. Scrollen Sie durch die Liste und suchen Sie nach Microsoft Office Desktop-Apps (oder ähnlichen Apps).Klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie „Deinstallieren“.
4. Folgen Sie den Anweisungen und starten Sie anschließend Ihren PC neu.

Starten Sie Outlook nach dem Neustart erneut und prüfen Sie, ob die Signaturen nun funktionieren. Manchmal verursacht die alte App im Hintergrund Probleme.

Verwenden Sie die Outlook Web App (OWA), um Signaturen hinzuzufügen.

Schon mal von OWA gehört? Klingt etwas ungewöhnlich, ist aber eine praktische Alternative, falls die Desktop-App immer wieder Probleme macht. Manchmal werden Signaturen dort korrekt hinzugefügt, selbst wenn die Desktop-Version streikt.

1. Melden Sie sich bei Outlook im Web an.
2. Klicken Sie auf das Zahnradsymbol oben rechts und wählen Sie dann „ Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“.
3. Gehen Sie zu E-Mail > Verfassen und Antworten.
4. Klicken Sie auf + Neue Signatur, geben Sie den Text ein und wählen Sie die Standardsignatur für neue E-Mails oder Antworten aus.
5. Klicken Sie auf „Speichern“ und versuchen Sie, eine E-Mail damit zu senden. Dadurch werden viele mögliche lokale Probleme umgangen.

Funktioniert manchmal, wenn die Desktop-Version streikt. Ein praktischer Trick, besonders wenn man es eilig hat oder einen anderen Rechner benutzt.

Zum Klartextformat wechseln

Wenn Ihre Signatur im HTML- oder Rich-Text-Format vorliegt, kann es vorkommen, dass ältere Geräte oder E-Mail-Clients Bilder oder Signaturen gar nicht erst anzeigen. Das betrifft insbesondere Smartphones oder ältere E-Mail-Apps – ziemlich kurios, aber es passiert.

1. Öffnen Sie Outlook im Web, klicken Sie auf Einstellungen und anschließend auf Alle Outlook-Einstellungen anzeigen.
2. Gehen Sie zu E-Mail > Verfassen und Antworten.
3. Suchen Sie Ihre Signatur und anschließend das Nachrichtenformat.
4. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Nur Text“ aus. Das sieht zwar nicht schön aus, gewährleistet aber maximale Kompatibilität.
5. Klicken Sie auf Speichern. Ihre Signaturen sind nun schlicht, einfach und auf nahezu allen Dokumenten gut lesbar.

Hinweis: Aus unbekannten Gründen werden Signaturen mit Bildern beim Konvertieren in reinen Text entfernt. Verwenden Sie diese Option daher nur als letzten Ausweg bei Formatierungsproblemen.

Für Bildsignaturen auf HTML umschalten

Wenn Ihre bildbasierten Signaturen nicht angezeigt werden, befindet sich Ihre E-Mail wahrscheinlich im Nur-Text- oder Rich-Text-Modus. Outlook benötigt den HTML-Modus, um Bilder korrekt darzustellen.

1. In Outlook Desktop gehen Sie zu Datei > Optionen.
2. Klicken Sie auf „E-Mail“ und wählen Sie „Nachrichten verfassen“.
3. Ändern Sie das Nachrichtenformat in HTML.
4. Klicken Sie auf OK.

Diese Änderung sollte dafür sorgen, dass Ihre Bilder in Signaturen wieder angezeigt werden. Denn natürlich muss Outlook es unnötig kompliziert machen.

Office 365-Installation reparieren

Wenn Ihre Signaturbilder ausgegraut sind oder gar nicht geladen werden, kann eine Reparatur von Office 365 das Problem möglicherweise beheben. Glücklicherweise verfügt Windows über ein integriertes Reparaturtool, das bei der Bereinigung helfen kann.

1. Öffnen Sie die Systemsteuerung (suchen Sie danach).
2. Navigieren Sie zu Programme > Programme und Funktionen.
3. Suchen Sie Microsoft Office 365 in der Liste, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie dann Ändern.
4. Wählen Sie „Schnellreparatur“ und klicken Sie auf „Reparieren“. Sollte das nicht funktionieren, versuchen Sie die Online-Reparatur. Diese erfordert jedoch eine Internetverbindung und dauert länger.

Manchmal lassen sich Signaturfehler und andere seltsame Bugs auch schon beheben, indem man einfach Office selbst repariert.

Bearbeitung des Registers (letzter Ausweg)

Das ist sozusagen ein letzter Versuch. Eingriffe in die Registry können riskant sein, also sichern Sie Ihre Daten vorher. Denken Sie daran: Seien Sie vorsichtig – Sie bearbeiten hier wichtige Systemdateien.

1. Drücken Sie Win + R, geben Sie ein regeditund drücken Sie die Eingabetaste.
2. Wenn sich der Registrierungseditor öffnet, drücken Sie Strg + F und suchen Sie nach 0006F03A-0000-0000-C000-000000000046.
3. Den gefundenen Schlüssel löschen – Rechtsklick und „Löschen“ auswählen.
4. Suchen Sie weiter (F3 oder Weitersuchen ) und löschen Sie, bis alle zugehörigen Schlüssel entfernt sind.

Dieser Schritt ist definitiv nur für technisch versierte Nutzer geeignet und bietet keine Garantie. Falls Sie ihn dennoch wählen, überprüfen Sie vorher unbedingt Ihre Datensicherung. Starten Sie anschließend Ihren Computer neu und testen Sie Outlook erneut.

Manchmal funktionieren Signaturen nach einer ordnungsgemäßen Reparatur oder Bereinigung wieder. Die Reparaturen über die Registry, die Reparaturfunktion und die Deinstallation der App sind zwar rigoroser, können aber hartnäckige Probleme beheben, die mit anderen Methoden nicht gelöst werden können. Viel Erfolg beim Ausprobieren!