Wenn Ihr Posteingang zu einem unüberschaubaren Abgrund an Nachrichten geworden ist, sind Sie nicht allein. Zwischen Quittungen, Arbeits-Updates und Newslettern, die Sie letzte Woche abbestellt haben, kann die Suche nach einer bestimmten E-Mail wie die Suche nach der Nadel im Heuhaufen wirken. Die gute Nachricht? Die Suchfunktion von Apple Mail ist tatsächlich leistungsstärker, als die meisten denken – aber nur, wenn Sie ein paar Tricks kennen. Ob auf dem Mac oder dem iPhone: Mit ein paar geschickten Suchfunktionen finden Sie schnell, was Sie suchen. Hier sind ein paar bewährte Tipps.
Beginnen wir mit den Grundlagen
Öffnen Sie zunächst die Mail-App auf Ihrem Mac oder wischen Sie auf Ihrem iPhone auf dem Posteingang nach unten, um die Suchleiste anzuzeigen. Diese befindet sich normalerweise oben rechts auf dem Mac oder ist auf dem iPhone durch einfaches Herunterwischen erreichbar. Geben Sie ein, wonach Sie suchen – es mag ungewöhnlich klingen, aber Apple Mail versteht natürliche Sprache erstaunlich gut. Anstatt beispielsweise nach „E-Mail von Sarah letzte Woche“ zu suchen, können Sie einfach „E-Mails von Sarah letzte Woche“ oder „PDF-Anhänge von Kevin“ eingeben.
Während Sie tippen, schlägt Mail Ihnen Ergebnisse vor, gruppiert nach Kategorien wie Absender, Empfänger, Betreff oder Anhänge. Und das ist der Clou: Die „Top-Treffer“ werden priorisiert – in der Regel die relevantesten E-Mails, die neuesten Nachrichten, wichtige Kontakte oder bedeutende Konversationen. Manchmal ist es etwas überraschend, wie gut das funktioniert, aber es funktioniert. Auf dem iPhone ist es genauso einfach: Wischen Sie in Ihrem Posteingang nach unten, tippen Sie und wählen Sie, ob Sie alle Postfächer oder nur das aktuelle durchsuchen möchten. Praktisch, auch wenn es nicht immer sofort funktioniert.
Verwenden Sie Filter und Suchoperatoren für mehr Kontrolle.
Wenn Sie es leid sind, unzählige Nachrichten zu durchsuchen, erleichtern Filter und boolesche Operatoren die Suche ungemein. Sobald Sie mit der Eingabe in der Suchleiste beginnen, erscheinen kleine blaue Filterblasen. Klicken Sie darauf, um Kriterien wie „ungelesen“, „markiert“ oder „mit Anhängen“ hinzuzufügen. Sie können Begriffe auch mit einfachen Operatoren wie UND, ODER und NICHT kombinieren, um die Ergebnisse einzugrenzen. Beispiel: Die Eingabe von „Rechnung UND bezahlt“ zeigt E-Mails an, die beide Wörter enthalten. Das ist praktisch, wenn Sie Begriffe wie „Rechnung“ und „bezahlt“ separat getaggt haben.
Praktischer Trick: Sie können gezielt nach bestimmten Attributen suchen – zum Beispiel nach markierten Nachrichten oder ungelesenen E-Mails. Geben Sie dazu einfach `flag: flagged` oder `is: unread` in die Suchleiste ein. Für datumsbezogene Suchen versuchen Sie, einen Datumsbereich anzugeben 03/01/24..03/31/24. Manchmal funktioniert es nicht, je nachdem, wie alt die E-Mails sind, aber auf einem Rechner klappte es einwandfrei. Auf einem anderen Rechner wurde der Datumsbereich nicht erkannt. Probieren Sie es also am besten ein bisschen aus.
Speichern Sie Ihre bevorzugten Suchanfragen mit intelligenten Postfächern
Wenn Sie häufig nach bestimmten Informationen suchen – beispielsweise nach allen Rechnungen aus dem letzten Jahr –, sind intelligente Postfächer genau das Richtige. Führen Sie Ihre Suche durch – etwa durch Filtern von E-Mails eines bestimmten Absenders oder mit angehängten PDFs – und klicken Sie dann oben in der Nachrichtenliste auf die Schaltfläche „Postfach hinzufügen “.Geben Sie dem Postfach einen Namen, z. B.„Rechnungen 2025“, und Mail aktualisiert es automatisch mit neuen E-Mails, die Ihren Kriterien entsprechen. Das ist besonders praktisch, wenn Sie nicht immer wieder dieselbe Suche durchführen möchten.
Ein paar Tipps für einen reibungslosen Ablauf
- Verwenden Sie präzise statt vager Schlüsselwörter.„Vertrags-PDF“ ist allemal besser als nur „Datei“.
- Falls die Ergebnisse seltsam sind oder Daten fehlen, versuchen Sie, bestimmte Filter zu entfernen und einfach anzufangen – manchmal ist weniger mehr.
- Beachten Sie, dass Mail standardmäßig keine verschlüsselten Nachrichten oder Junk-Mails durchsucht. Sie können dies jedoch bei Bedarf unter Mail > Einstellungen > Allgemein ändern.
- Und noch ein paar Hinweise: Wenn die Suche etwas nicht findet, stellen Sie sicher, dass Ihr Postfach vollständig synchronisiert ist – manchmal liegt es eher an einer Synchronisierungsstörung als an einem Suchproblem.
Schlussbetrachtung
Sich mit den Suchfunktionen von Mail vertraut zu machen, steigert die Produktivität enorm. Sobald man verstanden hat, wie man filtert und Suchoperatoren verwendet, wird das Durchsuchen des Posteingangs deutlich einfacher. Natürlich ist die App nicht perfekt – Apple Mail hat manchmal Probleme mit Datumsbereichen oder verschlüsselten Nachrichten –, aber insgesamt ist sie viel zuverlässiger, als es den Anschein hat. Mit etwas Übung findet man die eine gesuchte E-Mail oder den Anhang im Handumdrehen.