So rufen Sie gesendete E-Mails in Outlook zurück oder bearbeiten sie

Wie man eine E-Mail in Outlook zurückruft oder neu bearbeitet, ohne den Verstand zu verlieren

Es kommt häufig vor, dass man eine E-Mail verschickt und dann denkt: „Ups, ich hätte den Anhang hinzufügen sollen“ oder „Vielleicht habe ich sie zu früh abgeschickt“.Die gute Nachricht: Wenn Sie Outlook nutzen und Ihre Einstellungen einige Voraussetzungen erfüllen (z. B.dass sowohl Absender als auch Empfänger Exchange oder Microsoft 365 verwenden), haben Sie möglicherweise eine zweite Chance, die gesendete Nachricht zu bearbeiten. Outlook verfügt nämlich über eine etwas versteckte, aber äußerst nützliche Rückruffunktion. Allerdings ist Vorsicht geboten: Sie ist nicht narrensicher, insbesondere wenn der Empfänger Ihre E-Mail bereits gelesen oder bearbeitet hat. Dennoch ist sie eine der wenigen Möglichkeiten, eine Nachricht zurückzurufen oder zu bearbeiten, nachdem sie längst aus Ihren Entwürfen verschwunden ist. Es handelt sich dabei nicht um einen perfekten Zaubertrick – es gibt Einschränkungen, und manchmal funktioniert es einfach nicht. Dennoch kann das Wissen um die richtige Vorgehensweise viel Ärger ersparen. Außerdem kann es viel Frustration verhindern, wenn der Rückruf nicht funktioniert, falls die Voraussetzungen im Voraus bekannt sind. Hier also die detaillierte Anleitung, Schritt für Schritt, mit allen kleinen Besonderheiten und Tipps.

Wie kann ich eine E-Mail in Outlook zurückrufen oder erneut bearbeiten?

Ob das funktioniert, hängt stark von Ihrer Konfiguration und davon ab, ob sich der Empfänger auf demselben Server befindet. Hat er die E-Mail bereits geöffnet oder unterstützt sein E-Mail-Programm das Zurückrufen von E-Mails nicht, ist es unwahrscheinlich, dass es klappt. Trotzdem ist es einen Versuch wert, wenn Sie in einer Notlage sind. Hier erfahren Sie, wie es auf verschiedenen Geräten funktioniert und was Sie beachten sollten.

Auf dem PC (Windows)

1. Öffnen Sie Outlook und gehen Sie zum Ordner „Gesendete Objekte“. Alternativ können Sie auch einfach in der Ordnerliste auf „Gesendete E-Mails“ klicken – in beiden Fällen finden Sie hier Ihre gesendeten E-Mails.
2. Suchen Sie die E-Mail, die Sie zurückrufen oder bearbeiten möchten, und doppelklicken Sie darauf, um sie in einem eigenen Fenster zu öffnen – sehen Sie sie sich nicht nur im Lesebereich an.
3. Gehen Sie im Menü oben links auf „Datei“ und klicken Sie dann auf „Info“. Dort sollten Sie Optionen sehen, die mit Ihrer Nachricht zusammenhängen.
4. Klicken Sie auf „Nachricht erneut senden und zurückrufen“. Ein kleines Fenster mit Optionen öffnet sich.
5. Klicken Sie auf „Diese Nachricht abrufen“. Hier geschieht die Magie (oder die Chance darauf).
6. Sie sehen zwei Auswahlmöglichkeiten:
   • Löschen Sie ungelesene Kopien dieser Nachricht – wenn Sie die Nachricht einfach vernichten möchten, bevor sie jemand liest.
   • Löschen Sie ungelesene Kopien und ersetzen Sie sie durch eine neue Nachricht – so können Sie die korrigierte Version bearbeiten und erneut senden. Das ist praktisch, wenn Sie beispielsweise einen Anhang vergessen oder einen Tippfehler gemacht haben.
7. Wähle die Option, die am besten zu deiner Stimmung passt. Wenn du eine E-Mail ersetzt, bearbeite sie jetzt und klicke auf „Senden“.
8. Vergessen Sie nicht, die Option „ Benachrichtigen, wenn der Rückruf erfolgreich war oder fehlgeschlagen ist“ zu aktivieren. So erhalten Sie eine Benachrichtigung darüber, ob Ihr Plan funktioniert hat oder nicht.
9. Klicken Sie auf OK und hoffen Sie auf das Beste.

Hinweis: Manchmal ist die Bestätigung, ob der Rückruf erfolgreich war, unerwartet verzögert oder nicht sofort ersichtlich. Bei manchen Konfigurationen funktioniert es nicht immer, also warten Sie nicht zu lange. Außerdem funktioniert dies nur, wenn der Empfänger die E-Mail noch nicht geöffnet hat und sich in derselben Exchange- oder Microsoft 365-Umgebung befindet.

Auf Mobilgeräten (iOS & Android)

1. Tippen Sie auf das Outlook- Symbol oben links und gehen Sie dann zum Ordner „Gesendet “.Die richtige E-Mail auf dem Handy zu finden, kann manchmal etwas knifflig sein, aber sie ist da.
2. Öffnen Sie die E-Mail, die Sie zurückrufen möchten, indem Sie zweimal darauf tippen (bei manchen Telefonen müssen Sie möglicherweise zuerst lange darauf tippen).
3. Tippen Sie in der Nachrichtenansicht auf die drei Punkte (normalerweise oben rechts), um auf weitere Aktionen zuzugreifen.
4. Wählen Sie „Diese Nachricht zurückrufen“ (falls verfügbar).Nicht alle mobilen Versionen unterstützen den Rückruf, daher kann es sein, dass diese Funktion nicht immer funktioniert.
5. Wählen Sie zwischen „Ungelesene Kopien dieser Nachricht löschen“ oder „Löschen und durch eine neue Nachricht ersetzen“. Wenn Sie die Nachricht bearbeiten möchten, wählen Sie die zweite Option und verfassen Sie Ihre neue E-Mail.
6. Aktivieren Sie unbedingt die Option „ Benachrichtige mich, wenn der Rückruf erfolgreich ist oder fehlschlägt“, damit Sie rechtzeitig informiert werden.
7. Tippen Sie auf OK, um den Rückruf zu senden.

Hinweis: Die Rückruffunktion wird auf Mobilgeräten nur lückenhaft unterstützt. Falls sie nicht angezeigt wird, empfiehlt es sich, eine kurze Folge-E-Mail mit einer Korrektur oder Entschuldigung zu senden.

Auf dem Mac (Outlook für macOS)

Und jetzt kommt der Haken: Outlook für Mac unterstützt die Rückruffunktion leider nicht so wie Windows. Zwar gibt es einige eingeschränkte Optionen, aber der beste Trick ist die Funktion „ Senden rückgängig machen “.Genau, es handelt sich nicht um einen Rückruf, sondern um ein Fenster, mit dem Sie eine Nachricht Sekunden nach dem Absenden zurückziehen können.

1. Direkt nach dem Absenden erscheint unten eine kurze Meldung mit der Aufschrift „ Rückgängig“. Diese wird normalerweise einige Sekunden lang angezeigt – standardmäßig 10 Sekunden, aber Sie können diesen Wert anpassen.
2. Klicken Sie auf „Rückgängig“, um die E-Mail sofort zurückzurufen. Anschließend können Sie sie bearbeiten oder verwerfen.

Wenn Sie das Zeitfenster für das Rückgängigmachen verlängern möchten – beispielsweise auf bis zu 20 Sekunden – gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie Outlook und gehen Sie zu Einstellungen.
• Klicken Sie auf „Komponieren“.
• Suchen Sie die Einstellung für die Verzögerung beim Senden (oder eine ähnliche Option).Hier können Sie festlegen, wie lange Outlook nach dem Klicken auf „Senden“ wartet, bevor die Sendung tatsächlich gesendet wird.

Hinweis: Es handelt sich hierbei technisch gesehen nicht um einen Rückruf, aber auf dem Mac kommt man dem schon sehr nahe. Außerdem ist das Zeitfenster kurz, also handeln Sie schnell.

So prüfen Sie, ob die E-Mail Ihres Empfängers für den Rückruf in Frage kommt

Es mag etwas seltsam klingen, aber bevor Sie versuchen, eine E-Mail zurückzurufen, sollten Sie wissen, ob das überhaupt möglich ist. Grundsätzlich muss sich der Empfänger auf demselben Server oder in derselben Organisation befinden, und sein Konto muss den Rückruf unterstützen. So prüfen Sie das.

Unter Windows

1. Klicken Sie in Outlook auf „Datei “, gehen Sie dann zu „Kontoeinstellungen“ und klicken Sie erneut auf „Kontoeinstellungen“.
2. Wählen Sie das entsprechende E-Mail-Konto aus und sehen Sie sich dann die Spalte „Typ“ an. Dort muss „Microsoft Exchange“ stehen.
3. Wenn es sich nicht um einen Exchange-basierten Dienst handelt (wie IMAP, POP oder MAPI), sinkt Ihre Rückrufchance deutlich.

Auf dem Mac

1. Klicken Sie auf Outlook, dann auf Einstellungen und gehen Sie zu Konten.
2. Wählen Sie das Konto aus, von dem Sie sich abmelden möchten.
3. Prüfen Sie die Beschriftung unterhalb des Kontonamens – dort sollte „Microsoft Exchange“ stehen, damit das Konto für einen Rückruf in Frage kommt.

Grundsätzlich gilt: Wenn Sie Exchange/Microsoft 365 nutzen und der Empfänger die E-Mail noch nicht gelesen hat, besteht eine gute Chance, dass Sie sie zurückrufen oder bearbeiten können. Hat er sie jedoch bereits geöffnet, ist es zu spät. Dasselbe gilt, wenn Sie nicht zur selben Organisation gehören oder andere E-Mail-Dienste verwenden.

Denn natürlich muss Outlook es manchmal unnötig kompliziert machen.