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So scannen Sie mit einem HP-Drucker an eine E-Mail

Februar 15, 2026 4 Minuten Lesezeit Updated: Februar 15, 2026

Es kann ganz schön nervig sein, herauszufinden, wie man seinen HP-Drucker so einrichtet, dass er Scans direkt per E-Mail versendet, ohne sich in komplizierten Einstellungen zu verlieren oder endlos an den SMTP-Einstellungen herumzufummeln. Die integrierte Funktion „Scannen an E-Mail“ scheint oft ewig zu dauern, insbesondere weil der SMTP-Server manuell eingerichtet werden muss, was nicht gerade benutzerfreundlich ist. Aber keine Sorge, es gibt einfachere Wege, die trotzdem gut funktionieren – perfekt, wenn Sie keine Lust mehr haben, sich mit Einstellungen herumzuschlagen, die sich scheinbar bei jedem Firmware-Update oder Netzwerkwechsel ändern.

Ein Trick besteht darin, Ihre bestehenden E-Mail-Dienste wie Gmail zu nutzen. Anstatt sich durch jedes Menü des integrierten Webservers (EWS) des Druckers nach SMTP-Informationen zu wühlen, können Sie Ihr E-Mail-Konto über Microsoft Outlook verbinden. Outlook kommuniziert dann mit dem Drucker und versendet E-Mails in Ihrem Namen. Alternativ kann die HP Smart App auf Ihrem Smartphone dasselbe leisten. So können Sie gescannte Dokumente direkt von Ihrem Mobilgerät aus per E-Mail versenden – ganz ohne komplizierte Einrichtung. Beide Methoden sind praktisch, insbesondere wenn Ihr Drucker nicht offiziell unterstützt wird oder Sie einfach eine schnelle Lösung ohne stundenlange Konfiguration wünschen.

Wie kann ich mit einem Windows-Computer von einem HP-Drucker per E-Mail scannen?

Wenn Sie Scans gerne über Ihren Windows-PC senden, vereinfacht die Einrichtung eines E-Mail-Kontos wie Gmail den Vorgang erheblich. Zuerst sollten Sie ein Google-Konto erstellen, da die Passwortfunktion von Google die Authentifizierung für Drittanbieter-Apps wie Outlook vereinfacht. Sobald das erledigt ist, können Sie Scans über Outlook senden – anfangs etwas ungewohnt, aber so sparen Sie sich die umständliche Einrichtung des E-Mail-Kontos Ihres Druckers. Bei manchen Konfigurationen muss Outlook nach der Kontoeinrichtung neu gestartet werden, danach läuft aber alles reibungslos. Die gescannten Dokumente erscheinen dann fast sofort in Ihrem E-Mail-Posteingang.

Hinzufügen Ihres Gmail-Kontos zu Outlook

Bei diesem Vorgang geht es darum, Outlook mit Ihrem Gmail-Konto zu verbinden, damit der Scanner E-Mails über Outlook senden kann. Warum ist das nötig? Google stellt App-Passwörter bereit, die besonders nützlich sind, wenn Ihre übliche Anmeldung aufgrund der Zwei-Faktor-Authentifizierung oder Sicherheitsrichtlinien nicht funktioniert. Um loszulegen, rufen Sie die Google-Kontoeinstellungen auf.

Klicken Sie links auf die Registerkarte „Sicherheit“.
Scrollen Sie nach unten und suchen Sie nach „App-Passwörter“. Klicken Sie darauf. Falls es nicht sichtbar ist, überprüfen Sie bitte Ihre Kontosicherheitseinstellungen.
Wählen Sie in den Dropdown-Menüs „Mail“ als App und „Windows-Computer“ als Gerät aus. Klicken Sie auf „Generieren“.
Kopieren Sie das generierte App-Passwort – es ist eine lange Zeichenfolge aus zufälligen Zeichen.

Öffnen Sie als Nächstes die Systemsteuerung auf Ihrem PC. Suchen Sie einfach danach; sie befindet sich normalerweise im Startmenü. Klicken Sie auf „Mail (Microsoft Outlook)“. Falls sie nicht sofort ersichtlich ist, finden Sie sie möglicherweise unter „Benutzerkonten“ oder „Mail (Microsoft Outlook)“.

Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um ein neues Profil zu erstellen oder das bestehende zu bearbeiten.
Sie können dem Profil einen beliebigen Namen geben und anschließend auf OK klicken.
Geben Sie Ihren Namen und Ihre vollständige Gmail-E-Mail-Adresse in die Formularfelder ein.
Fügen Sie anschließend das zuvor generierte App-Passwort in das Passwortfeld ein – verwenden Sie hier nicht Ihr reguläres Google-Passwort.
Klicken Sie auf „Weiter“ und warten Sie, bis Outlook die Überprüfung abgeschlossen hat.
Klicken Sie anschließend auf „Fertigstellen“ und dann auf „OK“.

Nach Abschluss der Einrichtung kann Ihr PC nun E-Mails über Outlook versenden, die der Drucker auch zum Senden von Scans nutzen kann. Ich bin mir nicht sicher, warum es funktioniert, aber meiner Erfahrung nach ist es recht zuverlässig. Ein Neustart kann helfen, falls der Versand nicht sofort klappt. Scannen Sie nun einfach Ihre Dokumente, wählen Sie im HP Druckerassistenten das E-Mail-Format (PDF oder JPEG) aus, und Outlook erledigt den Rest.

So scannen Sie mit dem Drucker und senden E-Mails per Mobilgerät

Unterwegs ist die Nutzung Ihres Smartphones vielleicht praktischer. Mit der HP Smart App ist das ganz einfach. Aktivieren Sie zunächst Wi-Fi Direct an Ihrem Drucker – entweder über die Touchscreen-Einstellungen oder durch Drücken der Wi-Fi Direct-Taste. Das Passwort finden Sie normalerweise in den WLAN-Einstellungen; standardmäßig lautet es oft etwas wie 12345678. Verbinden Sie Ihr Mobilgerät mit diesem WLAN-Netzwerk.

Öffnen Sie HP Smart, fügen Sie Ihren Drucker hinzu (falls noch nicht geschehen) und melden Sie sich in Ihrem HP-Konto an. Tippen Sie auf die Schaltfläche „ Druckerscannen“ und anschließend auf „Aufnehmen“, um Ihr Dokument zu scannen. Nachdem Sie den Scan überprüft haben (Sie können ihn bei Bedarf drehen oder aufhellen), tippen Sie auf „Weiter“. Zum Teilen tippen Sie auf das Teilen- Symbol, wählen Sie das E-Mail-Format und die Größe aus und wählen Sie dann Gmail oder Ihre bevorzugte E-Mail-App als Versandoption. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers ein, fügen Sie einen Betreff hinzu und tippen Sie auf „Senden“.So einfach geht’s. Beachten Sie jedoch, dass Wi-Fi Direct manchmal nicht ganz stabil ist. Sollte die Verbindung fehlschlagen, stellen Sie einfach die Verbindung wieder her oder versuchen Sie es stattdessen mit einem herkömmlichen WLAN-Netzwerk.