So versenden Sie effektiv eine Einladung zu einem Teams-Meeting
Es ist nicht immer einfach, Personen zu einem Teams-Meeting einzuladen, besonders wenn es spontan gehen muss oder man externe Personen einladen möchte. Manchmal merkt man mitten in einem Meeting plötzlich, dass man jemanden vergessen hat – oder man möchte nur schnell einen Link per Chat verschicken und hofft, dass nichts untergeht. Der Prozess kann etwas unübersichtlich wirken, da es je nach Situation unterschiedliche Optionen gibt: Terminplanung, Meeting oder einfach nur eine kurze Einladung. Doch nach einigem Ausprobieren (und etwas Frustration) wird es einfacher, sobald man weiß, wo man suchen und welche Befehle man verwenden muss.
So versenden Sie eine Teams-Besprechungseinladung – Verschiedene Möglichkeiten, andere einzubeziehen
Senden Sie vor Beginn des Meetings eine Teams-Besprechungseinladung.
Das ist natürlich die übliche Methode – die Besprechung im Voraus planen. Sobald Ihre Einladungen feststehen, öffnen Sie den Kalender in Teams, richten Ihre Besprechung ein und fügen einfach die E-Mail-Adressen oder Telefonnummern der gewünschten Teilnehmer hinzu. Warum ist das praktisch? Weil Teams die Einladungen automatisch versendet, sobald Sie auf Speichern klicken. Denken Sie daran: Wenn der Eingeladene nicht zu Ihrer Organisation gehört, benötigen Sie dessen E-Mail-Adresse oder Telefonnummer in der Teilnehmerliste. Ganz einfach, aber prüfen Sie vorher, ob die Richtlinien Ihrer Organisation das Versenden von Einladungen außerhalb Ihrer Domain erlauben.
Bei manchen Konfigurationen, insbesondere mit externen Kontakten, kann es beim ersten Mal zu Problemen mit Teams kommen; manchmal wird die Einladung nicht sofort versendet. In solchen Fällen hilft ein kurzer Neustart der App oder das Klicken auf die Schaltfläche Erneut senden (falls verfügbar).Die Einladung wird als Standard-Kalendereinladung per E-Mail versendet – sie enthält den Besprechungslink, Datum, Uhrzeit und Anweisungen. In Gmail oder Outlook sieht sie übersichtlich aus, genau wie jede andere Kalendereinladung.
Senden einer Teams-Einladung während eines laufenden Meetings
Falls Sie während einer Live-Besprechung vergessen haben, jemanden einzuladen – oder falls unerwartet jemand dazukommt – können Sie neue Teilnehmer direkt in der Besprechung einladen. Klicken Sie dazu in Teams in der oberen Menüleiste auf das Symbol Personen (normalerweise eine kleine Person mit einem Pluszeichen).Wenn der Teilnehmer zu Ihrer Organisation gehört, geben Sie seinen Namen ein und wählen Sie ihn aus. Ist er extern, wählen Sie Einladung teilen oder Link kopieren. Sie können den Einladungslink in eine E-Mail, einen Chat oder an eine andere geeignete Stelle einfügen. Manchmal funktioniert der Einladungslink allein nicht. Fügen Sie daher am besten eine E-Mail mit einer kurzen Erklärung hinzu, um Missverständnisse zu vermeiden.
Profi-Tipp: Sie können auch auf Per E-Mail teilen klicken oder, falls gewünscht, mit der rechten Maustaste auf das Meeting in der Kalenderansicht klicken und Link kopieren auswählen. Diesen Link können Sie dann in ein beliebiges Messenger-Programm oder eine E-Mail einfügen, um die Teilnehmer einzuladen.
Nutzen Sie Meet Now für spontane Anrufe.
Wenn keine Zeit für eine Terminplanung bleibt, ist die Funktion „Jetzt besprechen“ Ihr Geheimtipp. Sie startet sofort ein Meeting und generiert einen Link, den Sie direkt teilen können.Öffnen Sie einfach Teams, klicken Sie links auf „Kalender“ und dann auf „Jetzt besprechen > Link zum Teilen abrufen“.Kopieren Sie den Link oder klicken Sie auf „Per E-Mail teilen“, um ihn blitzschnell zu versenden. So einfach und schnell – keine Wartezeiten, kein Aufwand, sofortige Verbindung. Besonders praktisch für kurze Absprachen oder Notfälle.
Die Einladung im Chat oder in Teams-Kanälen teilen
Sie befürchten, dass Ihre E-Mail- oder Kalendereinladung untergeht? Manchmal ist es schneller, einfach einen Link im Chat zu verschicken. Gehen Sie in Ihrem Kalender zu Ihrem anstehenden Meeting, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Link kopieren. Fügen Sie den Link anschließend in eine Chatnachricht, einen Thread oder sogar in einen Beitrag in einem Teams-Kanal ein. Das ist einfach und effektiv, besonders für Teammitglieder, die bereits in einer Unterhaltung sind. Es ist zwar keine formelle Einladung, aber ausreichend, damit alle schnell teilnehmen können.
Mit Outlook Teams-Besprechungseinladungen versenden
Wenn Ihr Outlook mit Teams verknüpft ist (was im Microsoft-Ökosystem üblicherweise der Fall ist), ist das Planen einer Teams-Besprechung ganz einfach. Gehen Sie zu Outlook > Kalender, klicken Sie auf Registerkarte „Start“ > „Neue Teams-Besprechung“.Geben Sie die Informationen ein, fügen Sie die Teilnehmer (E-Mail-Adressen) hinzu und klicken Sie aufSenden**.Outlook kümmert sich um den Rest – die Verknüpfung wird erstellt, der Kalendereintrag festgelegt und die Einladungen werden versendet.Überprüfen Sie anschließend noch einmal kurz, ob alle Teilnehmer auf der Liste stehen.
Dies ist besonders nützlich, wenn Sie die Outlook-Oberfläche bevorzugen oder eine Vielzahl externer Personen gleichzeitig hinzufügen müssen.
Teilen Sie einen Besprechungslink per E-Mail oder über andere Plattformen
Wenn Sie den Besprechungslink manuell versenden möchten (z. B.für eine kurzfristige Einladung oder an einen externen Kunden), klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die geplante Besprechung in Teams und wählen Sie Link kopieren. Verfassen Sie anschließend eine E-Mail oder Nachricht, fügen Sie den Link ein Ctrl + Vund erklären Sie den Grund. Denn Einladungslinks in Teams können leicht verloren gehen, wenn sie nicht rechtzeitig kommuniziert werden. Eine kurze Vorwarnung ist daher hilfreich.
Mit Google Kalender synchronisieren
Möchten Sie Ihre Teams-Besprechungen auch in Google Kalender veröffentlichen? Ganz einfach. Klicken Sie in Teams mit der rechten Maustaste auf die Besprechung und wählen Sie Teilen > Über Google Kalender teilen (falls verfügbar).Sie werden zu Google Kalender weitergeleitet, wo Sie im Feld Gäste hinzufügen Ihre Eingeladenen hinzufügen können. Sobald Sie auf Speichern klicken, erhält jeder auf der Liste eine E-Mail mit dem Einladungslink. Beachten Sie jedoch, dass die Integration noch nicht vollständig abgeschlossen ist – es kann gelegentlich zu Synchronisierungsverzögerungen oder Problemen mit den Berechtigungen kommen. Dennoch ist dies eine gute Alternative, wenn Ihr Team nicht nur Microsoft-Produkte, sondern auch Google-Produkte nutzt.
Die Highlights? Teams bietet vielfältige Flexibilität – von der Vorplanung über Schnelllinks während einer Besprechung bis hin zum spontanen Teilen von Links. Nicht perfekt, aber sobald man die Befehle gefunden hat, ist es deutlich stressfreier, alle einzubinden.