自動更新和重複 Microsoft Word 中的文字字段

掌握 Microsoft Word 中的自動重複字段

不要浪費寶貴的時間在文件中重複相同的名稱和詳細資訊！無論您是在起草合約、條款和條件，還是求職信，利用 Microsoft Word 中的自動重複欄位都可以簡化您的寫作流程。本指南將引導您完成建立和利用重複欄位的步驟，以提高 Microsoft 365 中的工作效率和準確性。

Microsoft Word 中的文件屬性擷取有關文件的重要信息，通常稱為元資料。可以新增作者姓名、主題、類別或公司等屬性，然後將其作為文字欄位插入文件中。

若要存取文件的屬性，請按一下「檔案」 > 「資訊」或使用捷徑Alt + F > I。

例如，如果我正在起草一份僱傭合同，我可以為公司和員工姓名設置字段，以避免重複的手動輸入。透過使用文件屬性，對這些欄位的任何變更都會立即反映在整個文件中。

使用“插入”選項卡，導航至“快速零件”並將滑鼠懸停在“文件屬性”上。選擇最適合重複訊息的屬性，例如Company，我將在合約開頭插入它。

如果您的公司名稱是由 Microsoft 365 管理員預先設定的，它將自動填入。如果沒有，將出現一個佔位符[Company]，表示該欄位尚未初始化。

要新增員工字段，我需要使用不同的文件屬性選項。由於未明確列出Employee ，因此我將從抽象屬性開始。

要自訂字段的名稱，我將選擇“摘要”字段，單擊“開發人員”選項卡下的“屬性”。如果您沒有看到“開發人員”選項卡，可以透過右鍵單擊任何功能區選項卡、選擇“自訂功能區”並選取“開發人員”選項來啟用它。

在“內容控制屬性”對話方塊中，將“標題”和“標籤”變更為“員工”，然後按一下“確定”。

您的「員工」文字欄位現在將反映此名稱更改，而「公司」欄位保留其預設名稱。

最後，點擊新建立的欄位並輸入相關詳細資訊。

準備好文字欄位後，就可以在整個文件中有效地複製它們了。

為此，請透過按一下欄位來選擇該欄位（它將以灰色突出顯示），然後使用複製該欄位Ctrl+C。

將遊標置於您希望出現重複項的位置，然後使用進行貼上Ctrl+V。

複製的欄位不僅保留其屬性，還會自動採用目前段落的格式，從而簡化樣式設定過程。

如果多個欄位需要重複，請使用「首頁」標籤中提供的「剪貼簿」窗格，該窗格最多可容納 24 個複製的項目。您只需單擊一下即可添加之前複製的任何字段！

複製欄位後，更改其內容非常簡單。例如，如果我想更改合約中員工的姓名，我只需要編輯「員工」欄位的實例，當我單擊離開該欄位時，所有重複項都會自動更新。

請記住，更新的欄位不會在您鍵入時立即刷新；確保您單擊即可查看當前更改！

現在您已經使用重複欄位建立了文檔，有必要將其儲存為範本以供將來使用。按F12，為範本提供有意義的名稱，然後選擇「Word 範本」作為「儲存類型」，然後按一下「儲存」。

若要使用模板，請開啟新的 Word 文檔，選擇「新建」，然後找到已儲存的可供使用的範本。

打開後，只需F12再次按下即可將其重命名為新文檔，然後您就可以根據需要修改文字欄位了。

此外，您還可以透過「開發人員」標籤探索其他欄位插入，包括用於建立互動式和可填寫表單的核取方塊、下拉清單和純文字欄位。

絕對地！自動重複欄位在任何需要一致資訊的文件中都很有用，例如發票、報告，甚至求職信。它們有助於保持所有文件的準確性。

討論的大多數功能在 Word 2013 及更高版本中可用。但是，對於先前的版本，功能可能會有所不同；請務必確保您的 Word 應用程式已更新，以便能夠存取最新功能。

雖然從技術上講，您可以創建許多字段，但清晰度和文件管理至關重要。建議保持字段井井有條，不要使用過多的重複字段使文件過度擁擠，以保持可讀性。