14 Tipps zum Organisieren Ihres Gmail-Posteingangs

Das Verwalten Ihrer E-Mails scheint eine dieser Aufgaben zu sein, die Sie immer erledigen möchten, wenn Sie Zeit dazu haben, aber nie erledigen. Ihr Posteingang wird immer mehr mit E-Mails überflutet, sodass es schwierig und zeitaufwändig wird, das Gesuchte zu finden. Tatsächlich verbringen Sie möglicherweise mehr Zeit mit der Suche nach den richtigen E-Mails als mit dem Lesen dieser.

Dies gilt sogar, wenn Sie sich auf Gmail verlassen, das über mehrere praktische Funktionen wie Labels und Filter verfügt, die die E-Mail-Verwaltung vereinfachen. Wir möchten Ihnen jedoch sagen, dass die Organisation Ihres Gmail-Posteingangs viel einfacher ist als Sie denken und mehrere Vorteile bietet, wie z. B. besseres Zeitmanagement, gesteigerte Produktivität und verbesserte Kommunikation.

Und diese Vorteile können wiederum dazu beitragen, den Stress zu lindern, der durch einen überfüllten Posteingang entsteht. Befolgen Sie einfach die Tipps, die wir in diesem Beitrag gegeben haben, und schon bald haben Sie einen übersichtlicheren, benutzerfreundlicheren Gmail-Posteingang und können sich vollkommen beruhigt zurücklehnen.

Stellen Sie sicher, dass relevante E-Mails ganz oben erscheinen

In einem Posteingang voller E-Mails kann die Navigation schwierig sein und das Auffinden der benötigten Informationen kann eine echte Herausforderung sein. Um dies zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass Ihre relevanten E-Mails ganz oben angezeigt werden. Sie können dies mithilfe der in Gmail integrierten Funktionen erreichen.

Standardmäßig bietet Ihnen Gmail fünf Optionen zum Organisieren Ihrer E-Mails: „Wichtig zuerst“, „Ungelesen zuerst“, „Markiert zuerst“, „Posteingang mit Priorität“ und „Mehrere Posteingänge“. So ändern Sie, welche E-Mails zuerst angezeigt werden:

Klicken Sie oben rechts in Ihrem Gmail-Posteingang auf das Zahnradsymbol und dann auf die Schaltfläche „Alle Einstellungen anzeigen“.

Wenn die Hauptseite „Einstellungen“ geöffnet wird, wechseln Sie zur Registerkarte „Posteingang“. Wählen Sie dann unter „Posteingangstyp“ Ihren bevorzugten Posteingang aus.

Wählen Sie die Option „Wichtig zuerst“, damit Gmail Ihnen die E-Mail-Nachrichten anzeigt, die es für am wichtigsten hält. Alternativ können Sie festlegen, dass ungelesene oder markierte Nachrichten zuerst angezeigt werden. Sie können auch die Option „Posteingang mit Priorität“ festlegen. Dadurch lernt Gmail, mit welchen E-Mails Sie am häufigsten interagieren, und zeigt diese ganz oben an.

Passen Sie die Ansicht Ihres Posteingangs an

Mit Gmail können Sie Ihren Posteingang auf verschiedene Weise anpassen. Sie können beispielsweise auswählen, wie E-Mail-Nachrichten angezeigt werden.

Klicken Sie auf das Zahnradsymbol, um das Einstellungsfenster zu öffnen.
Wählen Sie zwischen den Ansichten Standard, Komfortabel und Kompakt. Bei der Option Standard wird unter dem Betreff der Name des Absenders und der Anhangstyp angezeigt. Mit dieser Ansicht können Sie Anhänge direkt aus Ihrem Posteingang öffnen.

Die Option „Komfortabel“ informiert Sie mithilfe eines Büroklammersymbols über das Vorhandensein von Anhängen, lässt Sie diese jedoch nicht direkt öffnen. Mit der Option „Kompakt“ können Sie schließlich mehr E-Mail-Nachrichten auf dem Bildschirm anzeigen.

Verwenden Sie den Spam-Button

Mithilfe künstlicher Intelligenz erkennt Gmail automatisch, welche E-Mails unerwünscht und Spam sind, und verhindert, dass sie in Ihren Posteingang gelangen. Dennoch kann es vorkommen, dass Spam-Mails Ihren Posteingang erreichen, was zu Unordnung führt und Sie davon abhält, die benötigten Informationen zu finden.

Dies kann passieren, wenn Gmail diese E-Mails nicht als Spam erkennt. Die Lösung in diesem Fall besteht darin, diese E-Mails mithilfe der bereitgestellten Schaltfläche als Spam zu markieren.

Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben der E-Mail, die Sie als Spam markieren möchten, um die Nachricht auszuwählen.

Oben werden Ihnen einige Schaltflächen angezeigt. Klicken Sie auf die Schaltfläche, die als Ausrufezeichen in einem Kreis angezeigt wird, um die E-Mail als Spam zu markieren.

Jetzt sendet Gmail alle ähnlichen E-Mails des Absenders automatisch in den Spam-Ordner und hilft Ihnen so, Ihren Posteingang sauber zu halten. Wenn Sie eine E-Mail für nützlich halten, diese aber von Gmail als Spam markiert wurde, können Sie sie auch darüber informieren, dass es sich nicht um Spam handelt.

Nutzen Sie Filter

Wenn Sie viele E-Mails haben, können Sie diese nicht alle manuell durchgehen und entscheiden, welche nützlich sind. Zum Glück ist das dank Filtern auch nicht nötig. Sie können Gmail einfach mitteilen, welche E-Mails Sie in einer bestimmten Kategorie haben möchten, indem Sie Filter dafür erstellen.

Um einen Filter zu erstellen, gehen Sie in die Gmail-Einstellungen und klicken Sie auf die Registerkarte „Filter und blockierte Adressen“.

Klicken Sie anschließend auf „Neuen Filter erstellen“.

Bei Gmail können Sie auswählen, was dieser Filter tun soll. Sie können E-Mails von bestimmten Personen oder mit bestimmten Wörtern, nach E-Mail-Größe und sogar nach Anhängen auswählen. E-Mails können direkt ins Archiv gesendet werden, ohne in Ihren Posteingang zu gehen, oder automatisch als gelesen markiert werden.

Sie können verschiedene Filter für Ihre E-Mails erstellen, um sicherzustellen, dass nur relevante E-Mails in Ihrem Posteingang landen. So können Sie diese bei Bedarf ganz einfach und ohne Zeitverlust anzeigen.

Entfernen Sie unbenutzte Tabs

Standardmäßig bietet Gmail fünf Registerkarten, in denen es Ihre E-Mails kategorisiert. Dazu gehören die Registerkarten „Haupt“, „Soziales“, „Foren“, „Updates“ und „Werbung“. Gmail platziert verschiedene E-Mails automatisch in den entsprechenden Registerkarten und trägt so dazu bei, die Unordnung durch Newsletter, Werbe-E-Mails und mehr zu reduzieren.

Allerdings benötigt nicht jeder alle fünf Tabs. In diesem Fall tragen die zusätzlichen Tabs möglicherweise nur zur Unordnung bei. In solchen Situationen können Sie die Tabs, die Sie nicht verwenden, in den Gmail-Einstellungen deaktivieren.

Klicken Sie auf der Seite „Einstellungen“ auf die Registerkarte „Beschriftungen“ und scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Kategorien“.
Hier können Sie die Kategorieregisterkarten nach Bedarf ein- oder ausblenden, indem Sie auf die entsprechenden Schaltflächen klicken.

Wenn Sie weniger Tabs haben, können Sie Ihre E-Mails auch häufiger abrufen und diejenigen löschen, die Sie nicht benötigen.

E-Mails archivieren

Sie haben zwei Möglichkeiten, E-Mails zu entfernen, mit denen Sie nicht mehr interagieren. Die erste besteht darin, sie zu löschen, wodurch sie in den Ordner „Papierkorb“ verschoben werden, aus dem sie nach 30 Tagen dauerhaft entfernt werden. Die zweite Möglichkeit besteht darin, sie zu archivieren, wodurch sie in den Ordner „Archiv“ verschoben werden.

Beim Archivieren werden E-Mails aus Ihrem Posteingang entfernt, aber nicht gelöscht. Sie können bei Bedarf immer noch nach ihnen suchen und sie unter der Registerkarte „Alle E-Mails“ finden. Durch das Archivieren können Sie E-Mails speichern, die Sie derzeit möglicherweise nicht benötigen, ohne dass sie Ihren Posteingang überladen.

Um eine E-Mail zu archivieren, bewegen Sie den Mauszeiger einfach darüber. Auf der rechten Seite wird die Schaltfläche „Archivieren“ angezeigt. Klicken Sie darauf, um sie zu archivieren.

Alternativ können Sie auch oben rechts auf die drei Punkte klicken und Ihnen werden verschiedene Möglichkeiten angezeigt, mit denen Sie Ihre E-Mails organisieren können.

Klicken Sie auf „Alle sichtbaren Elemente archivieren“, um alle E-Mail-Nachrichten in Ihrem Gmail-Posteingang zu archivieren.

Sie können sogar E-Mails von bestimmten Absendern auswählen und in großen Mengen archivieren, wodurch schnell Platz in Ihrem Posteingang frei wird.

Desktop-Benachrichtigungen aktivieren

Möchten Sie eingehende E-Mails verfolgen, damit Sie sofort die erforderlichen Maßnahmen ergreifen können? Wenn ja, sollten Sie die Desktopbenachrichtigungen von Gmail aktivieren. Mit dieser Funktion werden Sie jedes Mal benachrichtigt, wenn eine E-Mail in Ihrem Posteingang eintrifft, sodass Sie E-Mails in Echtzeit verwalten können.

Um Desktop-Benachrichtigungen zu aktivieren, öffnen Sie die Gmail-Einstellungsseite und scrollen Sie auf der Registerkarte „Allgemein“ nach unten zur Option „Desktop-Benachrichtigungen“.

Hier können Sie Benachrichtigungen für alle E-Mails oder nur für wichtige E-Mails aktivieren. Sie können hier sogar die E-Mail-Benachrichtigungstöne anpassen. Wenn Sie fertig sind, scrollen Sie nach unten und speichern Sie Ihre Änderungen.

Um die Desktop-Benachrichtigungen von Gmail voll nutzen zu können, müssen Sie auch die Browser-Benachrichtigungen aktivieren, falls diese deaktiviert sind. Sobald Sie sie aktiviert haben, können Sie E-Mails lesen, löschen, archivieren oder beantworten, sobald sie in Ihrem Posteingang eintreffen.

E-Mail-Konversationen stummschalten

Möglicherweise befinden Sie sich häufig in E-Mail-Konversationen, die Sie nicht unbedingt betreffen oder die Sie im Moment nicht für besonders wichtig halten. Sie können die Konversation jederzeit verlassen, aber Sie können den Konversationsthread auch stumm schalten, um zu verhindern, dass ständig Updates auftauchen und Sie ablenken.

Durch das Stummschalten von Unterhaltungen werden keine neuen Nachrichten angezeigt, Sie werden aber trotzdem noch welche erhalten. Sie finden sie in den Archiven. Das heißt, Sie können sie bei Bedarf immer noch später abrufen oder nach einer bestimmten E-Mail suchen.

Um einen Konversationsthread stummzuschalten, klicken Sie auf das Kontrollkästchen links neben dem E-Mail-Thread, den Sie stummschalten möchten, um ihn auszuwählen, und klicken Sie dann oben auf die drei Punkte.

Das angezeigte Dropdown-Menü enthält die Stummschaltoption. Klicken Sie darauf, um die Unterhaltung stummzuschalten.

Alle neuen Nachrichten in der Konversation werden nicht in Ihrem Posteingang angezeigt, sondern direkt ins Archiv verschoben. Stummgeschaltete Nachrichten können Sie ganz einfach finden, indem Sie sie is:mutedin die Suchleiste eingeben.

Markieren Sie wichtige E-Mails mit einem Stern

Gmail erkennt ziemlich gut, welche E-Mails für Sie wichtig sein könnten, und fügt einen gelben „Wichtigkeitsmarker“ daneben hinzu. Es kann jedoch immer noch vorkommen, dass dies nicht richtig funktioniert. Glücklicherweise können Sie Gmail trotzdem wissen lassen, welche E-Mails wichtig sind, indem Sie sie mit einem Sternchen markieren.

Während Gmail ganzen E-Mail-Threads Wichtigkeitsmarkierungen hinzufügt, können Sie einzelnen E-Mails in einem Thread Sterne hinzufügen. Auf diese Weise können Sie schneller und mit minimalem Aufwand nach bestimmten E-Mails suchen.

Um einen Stern hinzuzufügen, klicken Sie einfach auf das Sternsymbol neben einer E-Mail in Ihrem Gmail-Posteingang.

Wenn Sie mit einem E-Mail-Thread fertig sind, können Sie den Stern entfernen, indem Sie erneut auf das Sternsymbol klicken.

Wenn Sie weiterhin Sterne hinzufügen und entfernen, erkennt Gmail besser, welche Nachrichten für Sie wichtig sind. Sie können über die Option „Markiert“ im linken Bereich Ihres Posteingangs auf alle Ihre markierten E-Mails zugreifen.

Verwenden Sie Labels, um Ihre E-Mails zu organisieren

Gmail verwendet Labels, um E-Mails in verschiedene Kategorien wie Posteingang, Papierkorb und Entwürfe zu unterteilen. Sie können auch eigene Labels erstellen und einer E-Mail-Nachricht sogar mehrere Labels hinzufügen. Labels funktionieren wie Tags und erleichtern Ihnen das Auffinden der richtigen Nachricht. Sie können Labels sogar wie Unterordner verschachteln.

Ein Label kann 225 Zeichen lang sein und zur besseren Sichtbarkeit farblich gekennzeichnet werden. Außerdem können Sie Gmail so einrichten, dass es E-Mails automatisch Labels hinzufügt, wenn sie eintreffen.

Um ein Label zu erstellen, scrollen Sie auf der linken Seite Ihres Gmail-Posteingangs nach unten, bis Sie zum Abschnitt „Labels“ gelangen. Klicken Sie auf das „+“-Symbol, um ein neues Label zu erstellen.

Im angezeigten Feld können Sie den Namen des Etiketts auswählen und angeben, ob Sie es unter vorhandenen Etiketten verschachteln möchten. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Erstellen“, um das Etikett zu erstellen.

Die Verwendung von Labels kann die Organisation Ihres Gmail-Posteingangs erleichtern, Sie sollten diese jedoch strategisch einsetzen. Sie können zwar zahlreiche Labels erstellen, zu viele Labels führen jedoch zum gleichen Problem. Daher ist die richtige Balance entscheidend. Oder Sie können auf Anwendungen von Drittanbietern zurückgreifen, die Ihnen beim Hinzufügen von Labels als Registerkarten für den einfachen Zugriff helfen.

Probieren Sie mehrere Posteingänge aus

Gmail verfügt über eine Funktion namens „Mehrere Posteingänge“, mit der Sie mehrere Gmail-Konten über einen einheitlichen Posteingang verwalten können. Da es keine Begrenzung für die Anzahl der Gmail-Konten gibt, die Sie erstellen können, können Sie separate Konten für Privat und Arbeit haben und diese mit „Mehrere Posteingänge“ verwalten.

Um mehrere Posteingänge zu aktivieren, öffnen Sie Ihr Gmail und klicken Sie auf das Zahnradsymbol, um auf die Einstellungen zuzugreifen.
Scrollen Sie nach unten zum Abschnitt „Posteingangstyp“ und klicken Sie auf die Option „Mehrere Posteingänge“. Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie mehrere Bereiche für verschiedene E-Mail-Kategorien erstellen, z. B. Thema, Typ, Absender usw.

Sie können auch bestimmte E-Mails auswählen, die in einem anderen Postfach angezeigt werden sollen, und jeden Abschnitt entsprechend Ihren Prioritäten konfigurieren. Die Funktion „Mehrere Posteingänge“ sorgt für eine übersichtlichere Ansicht verschiedener E-Mail-Kategorien und ermöglicht so ein schnelleres Benutzererlebnis.

Nudges in Gmail aktivieren

Wenn Sie viele Spam-E-Mails erhalten, haben Sie wahrscheinlich beim Versuch, Spam zu vermeiden, einige wichtige verpasst. Die Nudge-Funktion in Gmail kann Ihnen in solchen Fällen helfen, indem sie Sie an wichtige E-Mail-Nachrichten erinnert, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern. Sie basiert auf einem Algorithmus, der E-Mails, die eine Antwort von Ihnen oder der anderen Partei erfordern, an den Anfang Ihres Posteingangs bringt.

Die Funktion kann sehr praktisch sein, wenn Sie eine Erinnerung zum Senden von Antworten oder Folge-E-Mails benötigen.

Um Nudges zu aktivieren, gehen Sie in die Gmail-Einstellungen und scrollen Sie auf der Registerkarte „Allgemein“ nach unten, bis Sie den Abschnitt „Nudges“ erreichen.
Klicken Sie auf das Kontrollkästchen, um Nudges sowohl für E-Mails zu aktivieren, die Antworten benötigen, als auch für Folgevorschläge.

Sobald Sie Nudges aktiviert haben, bringt Gmail E-Mails, die eine Antwort erfordern, automatisch an den Anfang Ihres Posteingangs. Es schlägt Ihnen E-Mails vor, auf die Sie möglicherweise vergessen haben zu antworten, sowie solche, für die Sie eine Folge-E-Mail senden müssen. So können Sie E-Mail-Nachrichten bei Bedarf schnell bearbeiten, anstatt sie in Ihrem Posteingang stapeln zu lassen.

Verwenden Sie Hashtags in Gmail

Wie oben erläutert, können Sie Labels erstellen, um Ihre E-Mail-Nachrichten einfach zu organisieren und zu verwalten. Wenn Sie jedoch noch einen Schritt weiter gehen möchten, können Sie beim Verfassen von E-Mails auch Hashtags verwenden und diese dann verwenden, um einfach nach bestimmten E-Mails in Ihrem Posteingang zu suchen.

Sie senden beispielsweise einem Kunden eine E-Mail zu einem Projekt und können am Ende der Nachricht die Hashtags #Follow-up, #Projektdetails, #Projektname usw. verwenden.

Die Suche nach E-Mails, die auf dieses Thema beschränkt sind, erfordert jetzt nur noch die Suche nach diesen Hashtags im Suchfeld.

Wenn Sie die Hashtags in das Suchfeld eingeben, werden alle E-Mail-Nachrichten, die diese Hashtags enthalten, in den Suchergebnissen angezeigt. Sie müssen nicht mehr manuell Tonnen von E-Mails durchsuchen, um die gewünschte zu finden.

Mehrere Gmail-Aliase erstellen

Mithilfe des „+“-Zeichens und verschiedener Zahlen- und Wortkombinationen können Sie in Gmail mehrere Versionen Ihrer E-Mail-Adresse erstellen. So können Sie E-Mails von verschiedenen Absendern filtern und Ihren Posteingang sauber und übersichtlich halten. Achten Sie bei der Anmeldung einfach darauf, eindeutige Aliase zu erstellen.

Wenn Sie Ihrer E-Mail-Adresse „+any.alias“ hinzufügen, gelangen E-Mails in Ihren Posteingang. Wenn Ihre E-Mail-Adresse beispielsweise johndoe@gmail.com lautet, können Sie verschiedene Versionen davon erstellen, beispielsweise johndoe+friends@gmail.com oder johndoe+work@gmail.com.

Und Sie können E-Mails einfach filtern und wichtige Nachrichten von Junk-Mails trennen. Sie können eine bestimmte E-Mail-Adresse mit dem „+“-Zeichen mit Personen wie engen Kontakten teilen, um sicherzustellen, dass diese Nachrichten Ihren Prioritäts-Posteingang erreichen.

Es ist eine gute Idee, Ihre E-Mail-Aliase selbsterklärend zu gestalten, damit Sie sich daran erinnern, zu welchem Zweck Sie sie erstellt haben. Dieser Tipp ist auch nützlich, um Dinge wie Abonnements zu verwalten, die mit Ihrem Konto verbunden sind, da Sie für jeden Alias eine bestimmte Gruppe erstellen können.

Die hier aufgeführten Tipps können Ihnen dabei helfen, Ihren Gmail-Posteingang schnell und einfach zu organisieren, sodass die E-Mail-Verwaltung zum Kinderspiel wird. Fast jeder dieser Tipps lässt sich leicht ausprobieren und umsetzen und dauert nur wenige Sekunden. Und Sie können einige davon sogar ausprobieren, wenn Sie Gmail auf Mobilgeräten verwenden.

Wenn Sie nach weiteren Optionen suchen, die Ihnen die Organisation Ihres Gmail-Posteingangs erleichtern, gibt es mehrere Browsererweiterungen und Add-Ons, die einen Blick wert sein könnten, wie das folgende.