Come automatizzare le risposte alle email in Gmail

Ehi, se ti è mai capitato di aspettare una risposta e di avere la sensazione che il tuo messaggio fosse svanito nel nulla, non sei il solo. Gestire le comunicazioni con i clienti può essere un vero grattacapo, soprattutto quando si è impegnati. Fortunatamente, Gmail offre un paio di strumenti integrati per automatizzare le risposte, risparmiandoti un po’ di stress e magari anche qualche potenziale cliente. Che tu voglia un rapido segnale acustico di assenza o una risposta più intelligente basata sul contenuto del messaggio, queste opzioni possono rendere la tua casella di posta un po’ più umana.

Impostare le risposte automatiche non è perfetto; ha le sue peculiarità. Il Vacation Responder è semplice, ma si attiva solo una volta per mittente e non offre filtri sofisticati. Per un maggiore controllo, ad esempio risposte specifiche a determinate domande, è necessario utilizzare modelli e filtri. Il trucco sta nell’impostare risposte predefinite che si attivano in base alle proprie regole, il che può essere un po’ complicato, ma sì, funziona se configurato correttamente.

Come risolvere il problema della risposta automatica di Gmail con Vacation Responder e modelli

Utilizzo di Vacation Responder: ideale per messaggi rapidi di assenza dall’ufficio

Questo è il modo più semplice per impostare una risposta automatica quando sei fuori.È un po’ strano, ma è pensato principalmente per brevi periodi. Applica lo stesso messaggio a tutti e si aggiorna solo se modifichi la risposta durante il periodo. Utile se stai semplicemente andando in vacanza o hai bisogno di una breve pausa dalle email.

• Apri Gmail sul tuo browser. Se hai già effettuato l’accesso, bene, altrimenti accedi.
• Fai clic sull’icona dell’ingranaggio in alto a destra, quindi seleziona Visualizza tutte le impostazioni.
• Vai alla scheda Generale, quindi trova la sezione Risponditore automatico e attivala selezionando la casella.
• Scegli la data di inizio e, facoltativamente, la data di fine. Se non sei sicuro di quando tornerai, lascia la data di fine deselezionata: Gmail la manterrà attiva finché non la disattiverai manualmente.
• Inserisci un oggetto chiaro e semplice, come “Fuori sede”, e crea il tuo messaggio. Sii amichevole ma professionale: pensa in modo conciso e conciso.
• Se lo desideri, seleziona la casella per inviare le risposte solo alle persone presenti nei tuoi contatti o al tuo dominio (se legate al lavoro).Questo aiuta a ridurre le risposte spam.
• Infine, fai clic su “Salva modifiche”. Dopodiché, Gmail risponderà automaticamente alle email in arrivo per la durata specificata. Se desideri interromperla prima del previsto, ricontrolla le impostazioni e termina la risposta facendo clic su ” Termina ora”.

Una cosa da tenere a mente: le email di spam e di iscrizione non sono interessate da questa modifica, quindi non riceveranno risposta. A volte è un sollievo, a volte è fastidioso.

Utilizzo di risposte predefinite e filtri: utili per un maggiore controllo e risposte personalizzate

Questo metodo è un po’ più complesso, ma offre la possibilità di creare risposte specifiche in base alla richiesta del mittente.È necessario prima abilitare i modelli, quindi creare risposte diverse per vari scenari. Inizialmente è un po’ complicato da configurare, ma una volta configurato, automatizza le risposte molto meglio della semplice risposta automatica.

• Apri Gmail, fai clic sull’icona dell’ingranaggio, quindi scegli Visualizza tutte le impostazioni.
• Vai alla scheda Avanzate. Cerca Modelli e clicca su Abilita. Non dimenticare di cliccare su Salva modifiche.
• Inizia a scrivere una nuova email. Scrivi la risposta che desideri, ad esempio “Grazie per averci contattato per i nostri orari di apertura” o “I nostri prezzi partono da…”
• Fare clic sull’icona con i tre puntini ( Altre opzioni ), quindi scegliere Modelli > Salva bozza come modello > Salva come nuovo modello.
• Assegna un nome chiaro al modello in modo da ricordarne lo scopo, quindi salvalo.
• Chiudi la finestra di composizione, quindi vai alla barra di ricerca e clicca sull’icona del filtro.
• Crea un filtro basato su ciò che è tipico, ad esempio le email che contengono la parola “Prezzo” o le email di un mittente specifico.
• Una volta impostato il filtro, seleziona la casella Invia modello e seleziona la risposta predefinita appropriata salvata in precedenza.
• Fai clic su Crea filtro e da ora in poi le email pertinenti attiveranno le relative risposte automatiche.

Questa configurazione si applica a situazioni specifiche, il che rende le tue risposte più pertinenti. Richiede un po’ più di lavoro iniziale, ma su una configurazione ha funzionato a meraviglia, su un’altra è ancora un po’ complicata. I filtri di Gmail non sono perfetti al 100%, quindi potrebbe essere necessario apportare qualche modifica.

In ogni caso, questi strumenti possono risparmiarti un sacco di grattacapi se configurati correttamente. Tieni presente che Gmail non gestisce tutto alla perfezione, quindi aspettati di armeggiare un po’ o di combinare i metodi per ottenere i risultati migliori.