Come identificare chi ha scaricato file da Google Drive

Condividere file su Google Drive è piuttosto comodo, ma può essere un po’ fastidioso se si vuole sapere se qualcuno ha effettivamente scaricato o solo cliccato sul link. Perché, beh, Google Drive non lo rende così ovvio, soprattutto se si utilizza un account personale (gratuito).Si può vedere chi ha accesso e persino chi ha apportato modifiche, come modifiche o commenti, ma monitorare i download? Quella è un’altra storia. In ogni caso, sapere chi può vedere i tuoi contenuti e come interagisce con essi può aiutare a prevenire un sacco di modifiche accidentali o dolose.

Un’altra cosa: su alcune macchine ha senso, su altre…non tanto. Ma se stai cercando di capire se qualcuno ha scaricato i tuoi file o li ha solo guardati, questi metodi potrebbero aiutarti. Preparati a qualche incertezza, a meno che tu non faccia un ulteriore sforzo con strumenti di terze parti o Google Apps for Business.

Come vedere chi ha scaricato i file su Google Drive?

In realtà, se hai un account personale, non esiste un modo ufficiale per vedere quando qualcuno scarica i tuoi file. Google si concentra più sugli accessi e sulle modifiche piuttosto che sui download, il che è piuttosto fastidioso. Ma se fai attenzione a come condividi (ad esempio solo con persone specifiche), puoi almeno vedere chi ha accesso e magari individuare qualche indizio di attività.

Visualizzazione dell’attività del file

Se imposti un file su “Chiunque abbia il link”, non sai praticamente chi lo scarica. Non ci sono ricevute ufficiali per questo. Ma se condividi con persone o gruppi specifici, puoi vedere l’elenco di queste persone e se hanno apportato modifiche. Questo potrebbe permetterti di indovinare se qualcuno l’ha scaricato: probabilmente avrebbe apportato modifiche se l’avesse tenuto aperto abbastanza a lungo.

Ecco come verificare chi ha attualmente accesso:

• Sul desktop
• Apri Google Drive nel tuo browser e accedi al tuo account Google Drive.
• Fai clic su Il mio Drive nella barra laterale sinistra.
• Fai clic con il pulsante destro del mouse sul file o sulla cartella, oppure selezionalo e poi premi l’ icona Visualizza dettagli (quella piccola “i” all’interno di un cerchio) in alto a destra, solitamente accanto ai pulsanti di condivisione.
• Nella barra laterale, sotto la scheda Dettagli, passa il mouse sulle immagini del profilo o sui nomi: ti mostreranno chi ha accesso. Di solito, se vedi Nomi o indirizzi email, queste persone sono pronte per l’accesso.
• Passa alla scheda Attività per visualizzare le modifiche recenti, come modifiche o commenti, che potrebbero indicare che anche altre persone hanno scaricato il contenuto.

Su dispositivi mobili

• Apri l’ app Google Drive.
• Trova il file o la cartella in questione.
• Tocca i tre punti ( Altre azioni ) accanto.
• Seleziona Dettagli e attività.
• Guarda Chi ha accesso : ti mostrerà un elenco di tutti coloro che dispongono delle autorizzazioni.
• Inoltre, in Attività, vedrai gli accessi o le modifiche recenti: usa queste informazioni per indovinare chi potrebbe aver scaricato l’elemento.

Utilizzo di servizi di terze parti

Se sei davvero curioso di conoscere le statistiche dei download o chi ha visualizzato i tuoi link, alcuni strumenti di tracciamento di terze parti potrebbero esserti d’aiuto. Possono dirti quante volte è stato cliccato un link e a volte anche la durata della visualizzazione. Tieni presente che questi strumenti di solito tracciano i clic sui link abbreviati, non i download effettivi, quindi prendi i risultati con le pinze. Puoi provare strumenti come abbreviatori di URL per il tracciamento dei clic o servizi di monitoraggio dedicati di Google Drive come Winhance su GitHub.

Utilizzo di un accorciatore di URL

Si tratta di una sorta di trucco, ma prima di condividere il link di un file, è possibile accorciarlo con un accorciatore di URL (come Bitly ) e tracciare i clic. Non è perfetto: le persone potrebbero semplicemente cliccare e chiudere il link, ma è meglio di niente per un monitoraggio occasionale. Tuttavia, un clic non conferma realmente un download. A volte è solo una rapida occhiata.

Utilizzo di Google Apps Unlimited

Se utilizzi Google Workspace (in precedenza G Suite) con Google Apps Unlimited, avrai a portata di mano registri delle attività più dettagliati. Puoi vedere chi ha scaricato o avuto accesso ai file, insieme all’indirizzo IP, alle informazioni sul dispositivo e alla marca temporale, il tutto tramite la Console di amministrazione.

Ecco un breve riassunto:

1. Accedi alla console di amministrazione con il tuo account amministratore.
2. Fare clic sulla barra laterale per espandere Report e selezionare Registro di controllo, quindi andare su Drive.
3. Vedrai un elenco delle attività sui file: chi ha effettuato l’accesso/scaricato i dati, quando e da quale IP o dispositivo. Sembra piuttosto dettagliato, vero? Ma per questo livello di dettaglio sono necessari i privilegi di Manager.

Possono accedere ad altri file archiviati nel mio Google Drive?

A meno che tu non abbia condiviso link o autorizzazioni specifiche, le persone potranno vedere solo i file/cartelle che hai condiviso esplicitamente con loro. Tutto il resto rimane protetto dalle tue autorizzazioni. Questo è un bene, perché significa che non stai esponendo accidentalmente l’intero Drive: fai solo attenzione a condividere link su larga scala.