Come impostare le regole in Gmail per una migliore gestione della posta elettronica
Hai una casella di posta Gmail piena zeppa? Sì, è un po’ strano come le email si accumulino: newsletter, notifiche di lavoro, spam e tutto il resto. Creare filtri in Gmail è uno di quei metodi collaudati per mantenere la gestione. Non è perfetto, e a volte sembra che il sistema di filtri di Gmail meriti un po’ di rifinitura, ma una volta che ci si prende la mano è piuttosto efficace. In pratica, queste regole consentono a Gmail di ordinare, eliminare o inoltrare automaticamente le email in base a qualsiasi criterio impostato. L’obiettivo finale? Meno pulizia manuale, una casella di posta più mirata. Non so perché, ma in alcune configurazioni i filtri funzionano al primo tentativo, in altre…bisogna apportare qualche modifica. Comunque, ecco come impostarli e rendere la tua casella di posta un po’ meno caotica.
Come creare e gestire i filtri di Gmail
Utilizzo della barra di ricerca per creare filtri
Questo metodo è pratico perché consente di creare regole direttamente da qualsiasi email o ricerca. Un po’ strano, ma gli operatori di ricerca di Gmail sono abbastanza potenti da soddisfare la maggior parte delle esigenze di filtraggio. Ed è possibile combinare più operatori, ad esempio filtrando tutte le email di Bob che contengono “fattura” e hanno allegati.È un po’ una questione di finezza, ma in una configurazione ha funzionato senza problemi, in un’altra…non così tanto. Il segreto è essere sufficientemente specifici.
- Apri un browser e vai su Gmail.
- Fare clic sull’icona Mostra opzioni di ricerca (quella piccola freccia rivolta verso il basso) alla fine della barra di ricerca.
- Compila i campi in base a ciò che desideri filtrare:
- Da : inserisci indirizzi email specifici, separati da virgole se sono più di uno.È utile per filtrare lo spam o contatti specifici.
- A : utile se vuoi filtrare le email inviate a un determinato indirizzo, come un alias di lavoro.
- Contiene le parole : usa questa opzione per parole chiave o frasi specifiche nel corpo.
- Cerca : limita il filtro a determinate etichette o categorie.
- Ha allegati : abilita questa opzione se vuoi filtrare solo le email che includono file, il che è utile per filtrare fatture o ricevute.
- Dopo aver compilato i campi, fare clic su Crea filtro.
- Nella schermata successiva, seleziona cosa vuoi che Gmail faccia con quelle email:
- Salta la Posta in arrivo : archivia l’e-mail in modo che non intasi la visualizzazione principale.
- Applica l’etichetta : organizza le email in arrivo per categoria: le etichette sono come cartelle, ma in stile Gmail.
- Inoltra : invia le email corrispondenti altrove; utile per inoltrare newsletter o materiale di lavoro.
- Elimina : invia le email direttamente nel Cestino, ideale per lo spam o per i messaggi che non vuoi più vedere.
- Seleziona ” Applica filtro anche alle conversazioni corrispondenti” per applicarlo immediatamente alle email esistenti. In alcune configurazioni, questo passaggio a volte non funziona la prima volta, ma si attiva dopo un riavvio o un aggiornamento.
- Infine, fai clic su Crea filtro e sei praticamente pronto per partire.
Utilizzo di “Filtra messaggi come questo” per le e-mail esistenti
Questo è utile perché ti permette di creare un filtro direttamente da un’email che corrisponde già a ciò che vuoi filtrare. In pratica, invece di armeggiare con gli operatori di ricerca, parti da un messaggio vero e proprio. Super semplice, soprattutto se stai cercando di creare rapidamente un filtro una tantum per un mittente o una newsletter che hai già.
- Apri un’e-mail che esemplifica ciò che vuoi filtrare, ad esempio una newsletter o un messaggio di spam.
- Fai clic sul menu a tre punti accanto a Rispondi e seleziona Filtra messaggi come questi.
- Se necessario, modifica i criteri, quindi fai clic su Crea filtro.
- Seleziona le azioni che desideri (archiviare, etichettare o inoltrare) e fai clic su Crea filtro.
Gestione e modifica dei filtri
Una volta impostati i filtri, questi vengono visualizzati in Impostazioni > Visualizza tutte le impostazioni > Filtri e indirizzi bloccati.È un po’ nascosto, ma vale la pena controllare se qualcosa non funziona correttamente. Da lì, puoi modificare, eliminare o persino esportare le tue regole se vuoi spostarle su un altro account. Naturalmente, Gmail rende l’esportazione dei filtri un po’ complicata: non esiste un’interfaccia utente diretta per farlo, ma puoi farlo tramite file XML o strumenti di terze parti come Winhance.
- Accedi a Gmail, quindi fai clic sull’icona dell’ingranaggio (in alto a destra) e scegli Visualizza tutte le impostazioni.
- Vai alla scheda Filtri e indirizzi bloccati.
- Trova i filtri esistenti: fai clic su modifica o elimina, a seconda delle tue esigenze.
- Per esportare i filtri per il backup o la condivisione, scorri verso il basso e fai clic su Esporta. L’importazione comporta il caricamento successivo del file XML, ma questa è un’altra storia.
CONSIGLI BONUS
- Bloccando un indirizzo email, viene automaticamente creato un filtro che invia i messaggi direttamente nella cartella Spam. Quindi, se qualcuno insiste, basta bloccarlo: al resto penserà Gmail.