Come richiamare o modificare le email inviate in Outlook

Come richiamare o modificare nuovamente un’e-mail in Outlook senza perdere la testa

Inviare un’email e poi pensare “Ops, avrei dovuto aggiungere quell’allegato” o “Forse l’ho inviata troppo presto” è una cosa che capita spesso. La buona notizia è che, se utilizzi Outlook e la tua configurazione soddisfa diversi requisiti (ad esempio, mittente e destinatario utilizzano Exchange o Microsoft 365), potresti avere una seconda possibilità di modificare il messaggio inviato. Sì, Outlook ha una funzione di richiamo un po’ nascosta ma estremamente utile. Ma, attenzione: non è infallibile, soprattutto se il destinatario ha già visto o interagito con la tua email. Tuttavia, è una delle poche opzioni che consente di annullare l’invio o modificare un messaggio dopo che è stato eliminato dalle bozze. Non si tratta di un trucco magico perfetto: ci sono dei limiti e a volte non funziona. Tuttavia, capire come farlo correttamente può risparmiarti un sacco di mal di testa futuri. Inoltre, conoscere i requisiti in anticipo può risparmiarti molta frustrazione quando il richiamo non va a buon fine. Ecco quindi la procedura dettagliata, passo dopo passo, con tutti i piccoli accorgimenti e i suggerimenti.

Come richiamare o modificare nuovamente un’e-mail in Outlook?

Ottenere il risultato giusto dipende molto dalla configurazione e dal fatto che il destinatario si trovi sullo stesso server. Se ha già aperto l’email o se il suo client di posta elettronica non supporta il richiamo, tutto è a posto. Tuttavia, vale la pena provare se ci si trova in difficoltà. Ecco come funziona su diversi dispositivi e cosa tenere a mente.

Su PC (Windows)

1. Apri Outlook e vai alla cartella Posta inviata. In alternativa, clicca semplicemente su Posta inviata nell’elenco delle cartelle: in entrambi i casi, è qui che si trovano le email inviate.
2. Trova l’e-mail che vuoi richiamare o modificare, quindi fai doppio clic per aprirla in una finestra separata: non limitarti a visualizzarne l’anteprima nel riquadro di lettura.
3. Vai su File nel menu in alto a sinistra, quindi clicca su Informazioni. Dovresti vedere le opzioni relative al tuo messaggio.
4. Fai clic su Invia di nuovo e richiama il messaggio. Si aprirà una piccola finestra con le opzioni.
5. Fai clic su “Richiama questo messaggio”. Ed è qui che avviene la magia (o il tentativo di realizzarla).
6. Vedrai due scelte:
   • Elimina le copie non lette di questo messaggio : se vuoi semplicemente eliminare il messaggio prima che qualcuno lo legga.
   • Elimina le copie non lette e sostituiscile con un nuovo messaggio, così potrai modificarle e reinviare una versione corretta. Questa funzionalità è utile, ad esempio, se hai dimenticato un allegato o un errore di battitura.
7. Scegli quello che preferisci. Se stai sostituendo qualcuno, modifica l’email ora e premi Invia.
8. Non dimenticare di selezionare ” Avvisami se il richiamo ha esito positivo o negativo”. In questo modo, riceverai una notifica che ti informerà se il tuo piano ha funzionato o meno.
9. Fai clic su OK e spera nel meglio.

Nota: a volte, il richiamo avviene con un ritardo anomalo o non è immediatamente chiaro se ha funzionato. In alcune configurazioni, il risultato è incerto, quindi non trattenete il fiato. Inoltre, funziona solo se il destinatario non ha ancora aperto l’email e si trova nello stesso ambiente Exchange o Microsoft 365.

Su dispositivi mobili (iOS e Android)

1. Tocca l’ icona di Outlook nell’angolo in alto a sinistra, quindi vai alla cartella Inviati. Trovare l’email giusta a volte può essere un po’ complicato sui dispositivi mobili, ma è lì.
2. Apri l’e-mail che vuoi richiamare toccandola due volte (su alcuni telefoni, potrebbe essere necessario prima premere a lungo).
3. Nella visualizzazione del messaggio, tocca i tre punti (solitamente in alto a destra) per accedere ad altre azioni.
4. Seleziona “Richiama questo messaggio” (se disponibile).Non tutte le versioni mobili supportano la funzione “Richiama”, quindi questa opzione potrebbe essere incerta o inefficace.
5. Scegli tra Elimina le copie non lette di questo messaggio o Elimina e sostituisci con un nuovo messaggio. Se stai modificando, scegli la seconda opzione e crea la tua nuova email.
6. Assicurati di attivare l’opzione Avvisami se il richiamo riesce o fallisce, così sarai avvisato.
7. Tocca OK per inviare il richiamo.

Nota: il supporto per il richiamo su dispositivi mobili è piuttosto discontinuo. Se non viene visualizzato, la soluzione migliore potrebbe essere quella di inviare una rapida email di follow-up con una correzione o delle scuse.

Su Mac (Outlook per macOS)

Ecco il punto: Outlook per Mac, purtroppo, non supporta la funzione di richiamo come Windows. Potresti trovare alcune opzioni limitate, ma in realtà il “trucco” migliore è ” Annulla invio “.Sì, non è un richiamo, ma una finestra di annullamento che ti consente di recuperare un messaggio pochi secondi dopo aver premuto “Invia”.

1. Subito dopo aver premuto Invia, attendi che compaia un piccolo messaggio in basso con la scritta Annulla. Di solito dura pochi secondi: il valore predefinito è 10 secondi, ma puoi modificarlo.
2. Clicca subito su Annulla per recuperare l’email. Potrai quindi modificarla o eliminarla.

Se vuoi impostare una finestra di annullamento più lunga, ad esempio fino a 20 secondi, procedi come segue:

• Apri Outlook, vai su Preferenze.
• Fare clic su Composizione.
• Trova l’impostazione per il ritardo di annullamento dell’invio (o simile).Qui puoi impostare il tempo di attesa di Outlook prima di inviare effettivamente il messaggio dopo aver premuto Invia.

Nota: tecnicamente non si tratta di un richiamo, ma è la cosa più simile che si possa fare su Mac. Inoltre, la finestra temporale non è molto lunga, quindi affrettatevi.

Come verificare se l’email del destinatario è idonea al richiamo

È un po’ strano, ma prima di provare a richiamare un’email, è bene sapere se è possibile. In pratica, il destinatario deve trovarsi sullo stesso server o nella stessa organizzazione e il suo account deve supportare la funzione di richiamo. Ecco come verificarlo.

Su Windows

1. Fare clic su File in Outlook, quindi andare su Impostazioni account e fare nuovamente clic su Impostazioni account.
2. Seleziona l’account di posta elettronica pertinente, quindi controlla la colonna Tipo. Deve essere indicato Microsoft Exchange.
3. Se non è basato su Exchange (come IMAP, POP o MAPI), le probabilità di richiamo diminuiscono notevolmente.

Su Mac

1. Fare clic su Outlook, quindi su Preferenze e andare su Account.
2. Seleziona l’account da cui stai tentando di richiamare.
3. Controlla l’etichetta sotto il nome dell’account: dovrebbe esserci scritto Microsoft Exchange per poter essere richiamato.

In pratica, se utilizzi Exchange/Microsoft 365 e il destinatario non ha ancora letto l’email, ci sono buone probabilità che tu possa richiamarla o modificarla. Ma se l’ha già aperta, la finestra è già aperta. Lo stesso vale se sei esterno all’organizzazione o utilizzi altri tipi di email.

Perché, naturalmente, a volte Outlook deve rendere le cose più difficili del necessario.